Remote Onboarding – wie machen wir das? #work@dvinci

Klar, dass das nicht nur die die bestehende Belegschaft betrifft sondern auch neue Teammitglieder, die bei uns ihr Onboarding und die ersten Arbeitstage- und –wochen durchlaufen. Was wir ändern mussten, wie wir die aktuelle Situation meistern und vor welchen Herausforderungen wir nach wir vor stehen, erfahren Sie im Artikel.

Ganz grundsätzlich unterscheidet sich das Onboarding remote nicht vom Onboarding vor Ort – allerdings sind die Schwerpunkte anders und man muss ein größeres Augenmerk auf die Gefühlswelt des neuen Mitarbeitenden legen. Durch die remote Situation bekommt man Unsicherheiten des neuen Teammitglieds möglicherweise nicht so schnell mit – das gilt sowohl in den ersten Wochen als auch nach ein paar Monaten.

Wie sieht das remote Onboarding bei d.vinci aus?

• Arbeitsausstattung rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag bereitstellen, meist durch persönliche Abholung
• Informationsmaterial versenden (auf verschiedenen Wegen: d.vinci Mitarbeiterportal, E-Mail, Telefon, postalisch)
• Trainings- bzw. Einarbeitungsplan erstellen
• Regelmäßige Feedbackgespräche führen (People & Culture und Führungskraft)
• Das neue Teammitglied im Unternehmen ankündigen und bekannt machen
• Kleine Aufmerksamkeiten bereitstellen, z. B. Tasse, Blume, Willkommenskarte

Besonders wichtig beim remote Onboarding ist es, trotz physischer Distanz, persönliche Kontakte herzustellen. Das stellt einen, trotz virtueller Meetings, manchmal vor Herausforderungen. Die Möglichkeit, einfach mal eben zum Schreibtisch nebenan zu gehen und eine Frage zu stellen, fällt weg. Natürlich kann man zum Telefon greifen, aber gerade wenn man neu im Team ist, ist die Hemmschwelle hierfür größer. Ich sehe eben nicht direkt, ob ich gerade störe, ob es gerade passend oder unpassend ist. Vor allem die Vernetzung mit anderen Teams ist eine große Herausforderung. Tägliche Teammeetings, auch Dailys genannt, sichern den Austausch und das Kennenlernen im Team; aber gerade am Anfang sind Teilnahmen an crossfunktionalen Meetings eher die Ausnahme – das heißt: als Neuling hat man wenig Kontakt zu anderen Teams und Kolleg:innen. Würde man vor Ort vielleicht beim Mittagessen mit einem anderen Team in Kontakt kommen, so fehlt diese Möglichkeit virtuell. Die Teambindung, innerhalb des eigenen Teams aber auch übergreifend, dauert also länger und kostet mehr Zeit und Kreativität.

Es kann eine Idee sein, z. B. zum virtuellen Mittagessen einzuladen oder beispielsweise in Microsoft Teams einen interaktiven Kanal oder Chat zu erstellen, in dem einfach über alltägliche Dinge gesprochen wird. Für Neuankömmlinge kann es hilfreich sein, einen täglichen, kurzen Teams-Call zu etablieren, sodass er oder sie die Teammitglieder besser kennenlernt und ein normales „im-Büro“-Gefühl hat.

Um neuen Teammitgliedern ein möglichst gutes Bild von uns als d.vinci zu vermitteln, versuchen wir zumindest einige Dinge vor Ort abzubilden, so zum Beispiel Übergaben von Geräten. Diese Termine kann man dann nutzen, um mit Abstand, das Büro zu zeigen und zumindest die Kollegen, die am selben Tag vor Ort sind, vorzustellen. Wir bei d.vinci haben beispielsweise eine Fotowand im Bistro-Bereich, auf der jede:r Mitarbeiter:in mit einem Polaroid vertreten ist. Anhand dieser Wand kann man Teams vorstellen und Abteilungen zuordnen. Auch erste Arbeitstage haben wir meistens, sofern es die Situation zuließ, vor Ort abgebildet. Das erleichtert gerade die Übergabe der Schlüssel und vermittelt zumindest ein grobes Bild, wie das Arbeiten bei d.vinci aussieht.

Durch die fehlende persönliche Nähe, fallen aber nicht nur der Aufbau sozialer Kontakte und die Vernetzung schwerer, sondern je nach Rolle gibt es noch weitere Herausforderungen. Im Compliance Management beispielsweise müssen Unterschriften nun digital abgebildet werden.

Welche Herausforderungen des remote Onboardings gibt es nach wie vor?

Gerade der Punkt der „Kaffeemaschinengespräche“ stellt uns nach wie vor vor eine Herausforderung. Ist es im Büro völlig normal, sich in der Küche zu begegnen und ein paar Sätze zu wechseln, fällt das im Mobile Office völlig weg. Die Hemmschwelle einfach mal jemanden zwischendurch anzurufen ist sehr groß. Wir möchten uns in diesem Punkt noch verbessern und sind auch auf der Suche nach geeigneten Formaten. Wir probieren viel aus, besprechen in crossfunktionalen Teams Möglichkeiten, um das Kollegium virtuell näher zusammenzubringen. Es waren schon Dinge wie Icebreaker, zufällige 1:1-Meetings oder virtuelle Raumpläne im Gespräch. Vieles probieren wir aus und wenn es uns nicht sinnvoll erscheint, verwerfen wir es auch wieder. Wir wissen aber auch, dass gerade virtuelle Formate oft Anlaufzeit benötigen, um wirklich angenommen zu werden. Hier sind wir aber immer dankbar für Ideen und Inspiration.

Eine weitere Herausforderung ist der Punkt des Buddies. Ist es im Büro viel einfacher, jemandem einen Buddy an die Seite zu stellen, der für Fragen zur Verfügung steht, ist das remote schon schwieriger: Buddy raussuchen, Status checken (verfügbar? – ggf. vorher den Kalender cross checken, ob es gerade passt), „Anrufen“-Button drücken und dann erst einmal das Problem virtuell erläutern, möglicherweise den Bildschirm teilen. Im worst-case lässt das Gegenüber die Kamera aus und sorgt zusätzlich für Unsicherheit. Daher ist es umso wichtiger, dass die Einarbeitung, sozial und fachlich, innerhalb des Teams gut funktioniert und man gemeinsam über neue Format-Ideen wie z. B. eines Dailys spricht.

Ein weiterer Punkt an dem wir gerade arbeiten ist die Ausstattung zuhause. Selbstverständlich erhalten alle Mitarbeiter:innen ihr notwendiges Arbeitsmaterial, vor allem technischer Natur. Laptop, Zugänge, E-Mail-Programm, … – wir denken aber auch gerade darüber nach, eine Grundausstattung fürs Mobile Office bereitzustellen. Dazu gehört nicht nur Schreibmaterial sondern auch eine FAQ-Liste, die die wichtigsten Dinge zur remote Arbeit zusammenfasst, z. B. zur Verwendung des VPN oder Erreichbarkeiten. Übergangsweise wollen wir dazu eine Confluence-Seite bereitstellen, an der Daniela aus dem Team People & Culture gerade arbeitet.

Natürlich müssen wir uns bei der derzeitigen Mobile Office Situation auch bewusst sein, dass es bei neuen Teammitgliedern nicht nur um Unsicherheit in Bezug auf den neuen Arbeitsplatz geht, sondern gerade jetzt eben auch die Unsicherheit durch die Pandemie hinzukommt. Für uns ist Kommunikation hier immer das Schlüsselwort: regelmäßiger, offener Austausch im Team aber auch mit der Geschäftsleitung nimmt Ängste. Wir hatten ja auch schon „vor Corona“ unser zweiwöchentlichen Unternehmensmeeting, unseren Company-Stand-Up. Den haben wir natürlich beibehalten und einfach auf Microsoft-Teams verlegt. Durch die physische Distanz aber den vermehrten Informationsbedarf haben wir das Meeting dann sogar auf 1x pro Woche umgestellt und freuen uns jede Woche über die rege Beteiligung.

Wechsel vom Homeoffice ins Büro #backtotheroots

Wir freuen uns schon darauf, wenn es die Lage wieder zulässt und wir wieder im Büro arbeiten können. Wir sind uns zwar ziemlich sicher, dass wir nicht zu einer „vor-Corona“-Situation mit 5 Tagen Büropräsenz zurückkehren werden, aber ein bisschen mehr Normalität und das Treffen von Kolleg:innen an der Kaffeemaschine wünschen wir uns alle. Letzten Sommer, als die Inzidenz sehr niedrig war, haben wir da auch schon Versuche gestartet und sind teilweise wieder ins Büro zurückgekehrt. Auch jetzt planen wir schon damit, demnächst wieder mehr und häufiger im Nagelsweg zu sein. Für uns als „Bestandsbelegschaft“ ist es völlig normal, wir kennen die Gepflogenheiten im Büro. Für neue Teammitglieder die remote gestartet sind, kann die Anfangszeit im Büro eine schwierige Umstellung bedeuten.

Wir versuchen dabei auf folgendes zu achten und hinzuweisen:

• Zu vielen Dingen sind Erläuterungen notwendig; sei es die Funktion der Kaffeemaschine, wann welche Besprechungsräume genutzt werden, welche Sitzecken und Rückzugsmöglichkeiten es gibt oder, in unserem Fall, was unser Company Board an der Wand in der Küche zu bedeuten hat
• Und natürlich gehören zum Büroalltag auch eher unliebsame Aufgaben wie das Ausräumen der Geschirrspülmaschine oder, gerade in dieser Zeit, das Desinfizieren von Flächen und z. B. Türgriffen. Auf diese Dinge müssen neue Teammitglieder aufmerksam gemacht werden
• Auch technische Dinge sind im Büro möglicherweise anders als zuhause, weil z. B. keine VPN-Verbindung notwendig ist. Aber was passiert wenn ich dann doch über das WLAN arbeite? – Eine Frage von vielen, die wir lieber proaktiv erklären wollen
• Etwas banal Erscheinendes wie die Mittagspause ist im Büro auch anders als zuhause. Man kann z. B. eine Übersicht erstellen, welche Möglichkeiten der Essensversorgung es in der Umgebung gibt und Empfehlungen aussprechen

Was kann man tun, um ein gutes remote Onboarding zu gewährleisten?

• Frühzeitig, auch schon vor dem ersten Arbeitstag, Kontakt halten. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur die Personaler:in den Kontakt übernimmt, sondern auch und vor allem das Team. Auch der Draht zur Geschäftsführung kann vorab nicht schaden. Die Kommunikation darf gerne auf verschiedenen Kanälen stattfinden:
• E-Mails
• Videoanrufe
• Chat
• Telefon
• d.vinci Mitarbeiterportal
• Offene und ehrliche Kommunikation: Machen Sie keine falschen Versprechungen, reden Sie offen über aktuelle Schwierigkeiten. Genau das nimmt den neuen Teammitgliedern die Sorge, weil sie spüren, dass mit ihnen auf Augenhöhe kommuniziert wird. So schaffen Sie Nähe!
• Binden Sie den neuen Mitarbeitenden gerade am Anfang in viele Termine ein. Das schafft die Möglichkeit, die neuen Kolleg:innen kennenzulernen und vermeidet Leerlaufzeiten, in denen das neue Teammitglied nicht weiß, was er tun soll.
• Ein Einarbeitungsplan kann hier die Lösung sein, denn das neue Teammitglied ist eingespannt, kann sich mit vielen verschiedenen Personen und Abteilungen vernetzen und vor allem auch mal abseits von rein fachlichen Diskussionen sprechen
• Im Einarbeitungsplan sollten auch Gepflogenheiten wie die Mittagspausenregelung, Umgang mit Krankschreibung etc. berücksichtigt werden. Solche Dinge können nämlich beim remote Onboarding nicht während des Rundgangs durch Büro nebenbei erklärt werden.
• Wir nutzen das d.vinci Mitarbeiterportal aus dem d.vinci Onboarding für neue Kolleg:innen um sich beidseitig bestmöglich auf die Zusammenarbeit vorzubereiten. Das neue Teammitglied bekommt auch zuhause gespiegelt, wie die Vorbereitungen laufen und viele Dinge wie Papierkram können schon vorab erledigt werden. Beispielsweise kann Daniela, aus dem Team People & Culture die Info einstellen, dass der Arbeitsvertrag unterschrieben angekommen ist und sie nun die IT informiert, den Laptop aufzusetzen.
• Möglichst gute technische Ausstattung inkl. Zugängen, Passwörtern etc.: Das strahlt Sicherheit aus und zeigt dem neuen Teammitglied, dass man sich jetzt schon um ihn kümmert und alles dafür tut, dass er oder sie am ersten Tag durchstarten kann.
• Nicht zuletzt: Offen bleiben für neue Methoden, Tools, Herangehensweisen und sich z.B. durch den Austausch mit anderen Unternehmen inspirieren lassen. Nicht aufhören, bestehende Vorgänge zu hinterfragen und blinde Flecken zu entfernen. So ebnet man den Weg für Innovation und eine zufriedenstellende Kultur.

Welche Erkenntnisse konnte d.vinci durch die Pandemie in Bezug aufs remote Onboarding gewinnen?

• Homeoffice funktioniert in allen Bereichen besser, als zuvor gedacht
• Der Krankenstand fällt durch die erhöhe Work-Life-Balance viel geringer aus
• Wir haben neue Kommunikationswege mit Kolleg:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen kennengelernt
• Wir sind toleranter geworden J: Kinder crashen Videocalls, Postboten klingeln während Meetings – aber das wird augenzwinkernd akzeptiert und ist völlig normal geworden

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