work@dvinci: Wöchentliches Come together im d.vinci Company Stand-Up

Heute erzählen wir von unserem (mittlerweile) wöchentlichen Unternehmensmeeting: Der Company Stand-Up.

Der Company Stand-Up, kurz Stand-Up genannt, begleitet d.vinci schon seit einiger Zeit. Den Startschuss gab es etwa 2018, erinnert sich Nina. „Der Wunsch nach einem gemeinsamen Austausch, in dem auch Platz für übergreifende Themen ist, wurde immer größer. Daher haben wir das Format des Company Stand-Ups eingeführt“, erzählt Nina.

Viele Jahre fand der Stand-Up im zweiwöchentlichen Rhythmus statt. Immer Montags, immer um 11:00 Uhr, immer 30 Minuten, immer im Bistro im d.vinci Büro in Hamburg. Von Corona ist auch dieses Format nicht verschont geblieben und es gab einige Änderungen, von denen wir weiter unten berichten.

Die Idee des Stand-Ups war immer den Austausch innerhalb des Unternehmens zu fördern und vor allem Einblick in die verschiedenen Teams zu geben. Kolleg:innen sollten die Möglichkeit bekommen, von aktuellen Projekten zu berichten. Wir wollten positive Ereignisse aber auch negative Erfahrungen miteinander teilen, um voneinander zu lernen. Es hatte sich auch etabliert, dass pünktlich zum Stand-Up ein Brötchenlieferant vor der Tür stand, der uns mit diversen Frühstücks-Leckereien wie Franzbrötchen und Mettbrötchen versorgt hat. Das wurde zu so einem beliebten Ritual, dass einige Kolleg:innen immer schon ein paar Minuten vor 11 in der Küche waren und sich schon mit ihrem Lieblingsbrötchen eindeckten. Spätestens um Punkt 11 war dann aber die gesamte Belegschaft in der Küche versammelt und verteilte sich im Bistro.

Meist starteten Nina oder Tobias den Stand-Up durch eine kurze Ansprache und übergaben dann das Wort in die Runde. Da hatte jeder Gelegenheit, aus seinem Team oder von einem aktuellen Projekt zu berichten. Im Anschluss blieb man noch eine Weile beisammen und frühstückte gemeinsam. Es gab auch immer die Möglichkeit, eine Präsentation zu zeigen oder die Kolleg:innen interaktiv einzubinden, beispielsweise durch eine Umfrage.

Passt das Format noch? Was können wir ändern?

Da der Company Stand-Up das einzige Format ist, welches uns so regelmäßig zusammenkommen lässt, hinterfragen wir ständig, ob das Meeting so, wie es stattfindet, noch gut ist oder ob wir Sachen anpassen und verbessern könnten. Anfang 2020 wurde es merklich ruhiger im Teammeeting und es beteiligten sich nur noch die gleichen Personen, obwohl es zu diesem Zeitpunkt ja noch vor Ort stattgefunden hat. „Natürlich gibt es immer mal ruhigere Zeiten, gerade im Sommer oder zum Jahreswechsel“, erzählt Nina Rahn. „Zum Frühjahr passte dieses Bild aber eigentlich nicht, deswegen haben wir Kolleg:innen gesucht, die gerne neue Ideen und Inspiration für den Stand-Up sammeln wollten.“ Claudia aus dem Team People & Culture und Lara aus dem Marketing nahmen sich dem an und sammelten Ideen für eine interaktivere Veranstaltung.

„Eine große Rolle spielte dabei aber nicht künstlich ein neues Format auszuprobieren, sondern eher mehr Kolleg:innen dafür zu begeistern, sich zu beteiligen. Gerade eher ruhigere d.vincis trauen sich vielleicht nicht, im Stand-Up von etwas zu berichten. Darauf wollten wir eingehen“, berichtet Lara. Daher haben wir eine Art Flipchart organisiert, dieses in unser Bistro gestellt und so Kolleg:innen die Möglichkeit gegeben, schon einige Tage VOR dem Stand-Up Themen einzutragen und sich darauf vorzubereiten. So konnte man auch direkt sehen, wer noch etwas sagen wollte und ob vielleicht sogar Raum bleibt, etwas Umfangreicheres zu präsentieren. Das hat auch in der kurzen Zeit, in der wir alle vor dem Lockdown noch im Büro waren, gut funktioniert. „Wir hatten auch noch die Idee, feste Punkte in die Agenda zu integrieren – beispielsweise jede Woche eine kurze Teamvorstellung. Und technisch wollten wir den Stand-Up auch aufpolieren und wollten bessere Tontechnik  bzw. einen Medienmix einführen.“

Änderungen durch Corona

Organisatorisch war es überhaupt kein Problem, den Company Stand-Up einfach in den virtuellen Raum zu verlegen. Wir haben den Termin einfach mit einer Microsoft-Teams Einladung versehen und schon konnte sich jeder pünktlich einwählen und dabei sein. In der Praxis sieht das Ganze dann aber anders aus. Virtuell hat nicht jeder seine Kamera an, es ist vielleicht auch gar nicht jeder dabei. Und wenn doch, arbeitet der ein oder andere sicherlich nebenbei weiter E-Mails ab. „Wir hatten schon Sorge, dass uns Mitarbeiter:innen verloren gehen“, so Nina Rahn. „Vor Ort bekommt man viel eher mit, wenn es jemandem nicht gut geht oder abwesend wirkt. Daher waren wir sehr froh darüber, dass wir im Spätsommer von unserer Agile Coach Andrea unterstützt wurden, die die Moderation des Stand-Up übernommen hat und noch mal verstärkt darauf achtet, ob es Kolleg:innen gibt, die in den Hintergrund geraten.“

Durch die Pandemie haben wir aber sowieso recht früh beschlossen, dass der Company Stand-Up ab jetzt nicht nur zweiwöchentlich, sondern jede Woche stattfinden soll. Wenn man sich schon nicht live vor Ort täglich sehen kann, dann zumindest montags in großer Runde virtuell. „Gerade zu Beginn des Lockdowns und der Kurzarbeit gab es natürlich auch viel Redebedarf im Kollegenkreis“, erinnert sich Nina. „Da war es genau die richtige Entscheidung, den Stand-Up wöchentlich stattfinden zu lassen. Anfangs haben wir den Termin sogar von 30 Minuten auf eine Stunde verlängert.“

Als es zwischenzeitlich wieder ruhiger wurde und sich alle mit der Situation arrangiert hatten, haben wir den Termin wieder auf alle zwei Wochen zurückgestuft. Mittlerweile findet er allerdings wieder jede Woche statt und wir nutzen die 30 Minuten völlig aus. Es war sogar im Gespräch, ob wir den Termin verlängern, damit genügend Raum für alle Themen bleibt. Durch die gute, neue Struktur die Andrea mitgebracht hat, klappt es aber meistens auch so.

Andrea sammelt vorab größere Themen (länger als 5 Minuten). Davon können wir pro Woche immer eins im Stand-Up behandeln. Alle anderen kürzeren Themen kommen einfach spontan im Termin durch die Funktion „Hand heben“ bei Microsoft Teams. Nach der Begrüßung geht Andrea die Handmeldungen von oben nach unten durch und berücksichtigt auch Rückfragen zu einem Thema. Meistens melden sich die Personen mit Zwischenfragen einfach im Chat. Mittlerweile haben auch schon ein paar andere d.vincis die Moderation übernommen, was auch gut geklappt hat. Melden sich vorab mehrere Personen mit größeren Themen, besprechen wir einfach kurz und flexibel, welches Thema Priorität hat bzw. welches davon ggf. auch einfach so bei Microsoft Teams geteilt werden kann. Nina wollte beispielsweise häufiger Einblick in die Unternehmenszahlen geben. Um aber nicht 15 Minuten des Company Stand-Ups wegzunehmen, zeichnet sie dafür einfach regelmäßig ein Video auf, was sich alle anschauen können, wenn es zeitlich passt. Für Rückfragen steht Nina natürlich trotzdem zur Verfügung.

Da es anstrengender ist, einem virtuellen Meeting zu lauschen, sind wir seit der Pandemie und der Nutzung von Microsoft Teams dazu übergegangen, eine kurze Zusammenfassung des Stand-Ups im eigenen Teams-Kanal dafür zu teilen. Wer mag, kann dort noch mal alles in Ruhe nachlesen. Das ist vor allem hilfreich für Links oder Präsentationen, die dort noch mal geteilt werden können. Auch Kolleg:innen die im Urlaub oder unterwegs sind, geht so nichts verloren. „Unser Ziel ist es immer, größtmögliche Transparenz für alle zu gewährleisten. Durch die remote Zusammenarbeit fehlen viele Zwischentöne und der Flurfunk. Deswegen versuchen wir, den Company Stand-Up bestmöglich dafür zu nutzen, um Einblick in die Teams und deren Projekte zu geben“, so Nina.

Seit einigen Wochen stellt sich beispielsweise wieder ein Team pro Woche vor und bereitet dafür eine kurze, knackige Präsentation vor. Dabei geht es nicht um bekannte Facts wie beispielsweise wer innerhalb des Teams arbeitet, sondern das Team gibt Einblick, wie es zusammenarbeitet und welche Mission es damit verfolgt. Das ist für alle anderen auch spannend und sorgt für neue Erkenntnisse.“

Im August hat sich unter anderem das Team des Customer Service vorgestellt und hatte eine sehr informative Präsentation mit aktuellen Zahlen zur Kundenzufriedenheit aufbereitet. Sowas ist für alle spannend.

„Wir freuen uns total, dass uns das Format des Stand-Ups schon seit einigen Jahren begleitet und mittlerweile für uns alle zu einer Art Ritual am Montagvormittag geworden ist. Kolleg:innen die sich beispielsweise auf dem Weg zum Kunden befinden, schalten sich dann trotzdem virtuell dazu, um nichts zu verpassen. Und auch wenn wir uns lieber in großer Runde live im Bistro sehen würden, funktioniert das Format auch virtuell sehr gut!“, meint Nina abschließend.