HR-Software
Wir erklären, was HR-Software ist und welche Vorteile der Einsatz mit sich bringt.
HR-Software
Was ist eine HR-Software?
Eine HR-Software beschreibt den Einsatz einer digitalen Lösung im Personalbereich. Die Software dient der Erfassung, Verarbeitung, Bearbeitung und Analyse personenbezogener Daten in einer Organisation. Das Ziel ist die Vereinfachung und Optimierung der Arbeit mit personenbezogenen Daten.
Welche Aufgaben übernimmt HR-Software?
Die Software übernimmt Bereiche aus der HR-Abteilung, wodurch Ressourcen gespart werden können. Sie kann die Personalbedarfsplanung übernehmen oder Bewerbungen verwalten, bei der Personalentwicklung unterstützen oder die Abrechnung automatisch durchführen.
In welchen Bereichen kann HR-Software unterstützen?
Es gibt Software die sich auf einzelne Bereiche spezialisiert oder sogenannte „All-In-One“-Software, die alle HR-Bereiche abdeckt. Der Anwendungsfall hängt vom Bedarf ab.
Folgende Bereiche können beispielsweise mit einer HR-Software abgedeckt werden:
- Abwesenheitsmanagement
- Lohnabrechnung
- Analytics
- Zeiterfassung
- Performance Management
- Digitale HR
- Mitarbeiterzufriedenheit
Wir unterstützen euch gerne mit unseren Softwarelösungen für das Bewerbermanagement und Onboarding.
Vorteile einer HR-Software
Der größte Vorteil einer HR-Software ist die Einsparung von Ressourcen. Die Software kann Aufgaben automatisiert bearbeiten und administrative Prozesse fallen kürzer aus. Das verschafft Recruiter:innen die Möglichkeit, ihre Kapazitäten für andere Aufgaben zu bündeln – beispielsweise für die Betreuung und Förderung der Mitarbeitenden.
Durch die Möglichkeit, zeitnah automatische Antworten auf beispielsweise einen Bewerbungseingang zu versenden, wird das Halten des Kontakts sichergestellt. Für die Bewerbenden fühlt es sich so an, als würden sie live mit dem Unternehmen kommunizieren und sie sind darüber informiert, dass alle Unterlagen angekommen sind. Auf Seiten der Personalabteilung, kann diese durch automatisierte Bewerbungsformulare steuern, welche Informationen sie verpflichtend einsammeln möchten und welche optional bleiben. Das führt dazu, dass alle benötigen Unterlagen beisammen sind und diese nicht aufwändig nachgefordert werden müssen.
Durch die Nutzung einer HR-Software, können Personaler:innen seltener Aufgaben durchrutschen und Prozesse werden effizienter: Aufgaben können terminiert werden und Personaler:innen können sich daran erinnern lassen. Durch eine strukturierte Übersicht ist sofort klar, welche Aufgaben fällig sind und welche noch warten können und es ist auch ersichtlich, wer beteiligt ist und wer nicht.
Ein anderes wichtiges Kriterium ist die datenschutzkonforme Verarbeitung der sensiblen Bewerberdaten. In einer HR-Software ist sichergestellt, dass Daten nur von Personen gesehen werden können, die diese auch sehen sollen (Rollen-Rechte-Konzept). Zudem bleiben sie innerhalb der Software an nur einem Ort und es besteht nicht die Gefahr, dass Papierbewerbungen offen auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Eine HR-Software ist zudem weniger fehleranfällig, was die Übertragung der Daten angeht – bei beim händischen Tippen von Informationen kann es zu Tippfehlern bei Namen und E-Mail-Adressen kommen. Auch wenn Kennenlerntermine über die Software vereinbart werden, ist sichergestellt, dass alle Beteiligten informiert sind, wann das Gespräch wo stattfindet.
In HR-Softwares gibt es im Normalfall eine Historie, die nachträglich eingesehen werden können. Das fördert die Transparenz und alle Beteiligten wissen, was bis zum jetzigen Zeitpunkt passiert ist.
Durch die Nutzung einer mobiloptimierten HR-Software können Bewerbungen und Onboardees auch mal von unterwegs bearbeitet werden, beispielsweise morgens in der U-Bahn.
Die Onboarding-Software von d.vinci stellt ein Mitarbeiterportal bereit, welches Onboardees ab der Vertragsunterschrift nutzen können. Es sorgt dafür, dass Informationen ausgetauscht werden können und der Onboardee up-to-date-bleibt und erfährt, was gerade für ihn im Hintergrund passiert. Er/sie wird von Anfang an gebunden und integriert – und das sowohl sozial, kulturell und formal. Für die Personaler:innen bedeutet das Mitarbeiterportal auch, dass viele administrative Angelegenheiten schon vor Arbeitsbeginn erledigt werden können und somit am ersten Arbeitstag selbst weniger Papierkram anfällt.
Häufig bringen HR-Software die Funktion des Reportings mit. Damit können Recruiter:innen beispielsweise sehen, wie lange sie von der Bewerbung bis zur Einstellung benötigen und welche Absagegründe es gibt. Das hilft langfristig, Prozesse zu verbessern.
Im Normalfall werden HR-Softwares ständig weiterentwickelt. d.vinci stellt seinen Nutzer:innen beispielsweise alle 14 Tage neue Updates und Features zur Verfügung.
