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#wirhabennachgefragt: Digitalisierung im HR-Prozess
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Topic: Bewerbermanagement, Onboarding
#wirhabennachgefragt: Digitalisierung im HR-Prozess
Spätestens seit Beginn der Pandemie geht ohne digitalisierte Prozesse im Recruiting nichts mehr. Mit der Einführung des flächendeckenden Mobile Office verstärkt sich dieser Trend weiter.
Um herauszufinden, wie unser Netzwerk digitale Prozesse umsetzt, haben wir Partner und Kunden befragt. Dabei haben wir gefragt, welche Bereiche bereits digitalisiert sind und wo möglicherweise noch Herausforderungen bestehen. Unsere Kunden VEBS und K16 und unser Partner HRFactory aus Estland haben uns exklusive Einblicke gewährt. Vielen Dank dafür! In diesem Artikel fassen wir die Erkenntnisse zusammen.
Bewerbermanagement
Zunächst interessierte uns, welche Dinge in der gesamten HR-Abteilung bereits digitalisiert werden konnten. Unser Kunde K16 setzt das d.vinci Bewerbermanagement ein. Doris Leue, Mitarbeiterin im People&Culture Team, berichtete uns, dass sie dadurcch den gesamten Bewerbungsprozess digitalisiert haben. Dies umfasst den Bewerbungseingang sowie die Vereinbarung von Kennenlernterminen. Vieles weitere ist bereits teilweise digitalisiert. Aber es gibt auch noch Luft nach oben.
Bewerbungs- & Onboardingprozesse
Wolfgang Stock, Generalsekretär bei unserem Kunden VEBS (Verband evangelischer Bekenntnisschulen), berichtet, dass bei ihnen sowohl im Bewerbungs- als auch im Onboardingprozess vieles virtuell abläuft. Sie nutzen dabei die Softwarelösungen von d.vinci. „Ausschreibung, Bewerbung, Verteilung von Bewerbenden auf verschiedene Standorte und teilweise das Onboarding konnten wir bereits digital abbilden. Der Aufwand dafür war minimal und die Investition ein Segen.“ , so Wolfgang Stock.
Workflow-Management
Unser Partner HRFactory, vertreten durch Tõnu, berichtet, dass sie schon seit langem virtuelle Prozesse nutzen und deren Vorteile von Anfang an erkennbar waren. Im HR-Prozess setzen sie remote Kennenlerntermine über Microsoft Teams ein, verwenden automatische Bestätigungsmails, digitale Vorlagen und Erinnerungen. Ihr gesamtes Workflow-Management findet digital statt.
Der Aufwand und die Dauer der Digitalisierung
Wir haben uns auch gefragt, wie lange es denn eigentlich dauert, HR-Prozesse zu digitalisieren. Möglicherweise arbeiten viele Personen lieber weiterhin mit Laufzetteln, weil sie einen sehr hohen Aufwand und eine lange Einführungsdauer fürchten. Das ist allerdings total unbegründet. Doris und Wolfgang von VEBS sind sich einig. Die Einführung der d.vinci Software hat nur einige Wochen vom Erstgespräch bis zur Nutzung in Anspruch genommen. Der Ablauf war ausserdem völlig problemlos. Doris ergänzt hier wie folgt. „Herausfordernd war zunächst die Kommunikation mit Bewerbenden komplett über das d.vinci System abzubilden. Allerdings gewöhnten wir uns daran. Man hat den Nutzen insgesamt sehr schnell gespürt.“ Auch Wolfgang meint, dass das aufwendigste war, die bestehenden Prozesse zunächst zu analysieren und zu vereinheitlichen. „Wir sind ein Verband von knapp 200 freien christlicher Schulen und Kitas. Die Aufgaben sind häufig in verschiedenen Abteilungen und Standorten unterschiedlich.“
Apropos Herausforderungen: Was ist wirklich schwer zu digitalisieren und wo stößt man an seine Grenzen?
Tõnu von HRFactory erzählt, dass es häufig bei vermeintlichen Kleinigkeiten schwierig wird. „Beispielsweise werden manchmal nicht alle Daten gepflegt und etwas muss dann doch manuell nachgefragt werden.“, so Tõnu . Doris berichtet, dass Digitalisierung vor allem bei Individualität an ihre Grenzen stößt. „Es gibt einfach viele individuelle Anforderungen, da nicht jeder Fall gleichbehandelt werden kann und will.“, verrät sie uns. Wolfgang ist sich sicher: „Das Bewerbungsgespräch sollte immer von Menschen geführt werden – dabei können aber natürlich digitale Kanäle unterstützen.“ Hier stimmt Tõnu zu und weitet den zwischenmenschlichen Kontakt des Vorstellungsgesprächs sogar auf den zwischenmenschlichen Kontakt generell und auch auf notwendige Telefonate aus. Er ergänzt wie folgt. „Gerade bei Stellenausschreibungen bei denen physische Voraussetzungen geprüft werden müssen, kann kein digitales Tool ein echtes Kennenlernen ersetzen.“
Blick in die Zukunft: Was sollte zukünftig noch digitalisiert werden?
Wolfgang würde gerne Arbeitsverträge digital erstellen. Auch wäre das Arbeiten mit einer digitalen Personalakte wünschenswert. Aber auch Bereiche wie Urlaubsverwaltung und Dokumentenservice für Mitarbeitende könnte er sich gut vorstellen. Auch Doris hat Pläne für die Zukunft. „Die Digitalisierung unseres Onboardings und von Entwicklungsthemen wären tolle Schritte. Aber auch administrative Prozesse und die Personalakte virtuell abzubilden wären eine enorme Arbeitserleichterung.“, gibt sie preis.
Und welches Fazit zieht ihr im Hinblick auf die Digitalisierung im HR-Prozess?
Doris ist sich in jedem Fall sicher, dass sich der Aufwand gelohnt hat und ihr Arbeitsalltag dadurch verbessert wurde. Auch Tõnu zählt einige Dinge auf, die jetzt deutlich unkomplizierter funktionieren. „Die Kategorisierung und Bewertungen von Kandidat:innen, der Talentpool und das Bewertungssystem.“, verrät er uns. Und Wolfgang berichtet noch Folgendes. „Spätestens seit Corona läuft bei uns alles digital, weil wir auf mehr als 100 Standorte in Deutschland verteilt sind. Die Umstellung mit d.vinci ins Digitale ist immer einfach.“
Wir freuen uns sehr über das positive Feedback und sind happy, wenn wir mit den d.vinci Systemen unseren Kunden helfen können, Prozesse einfacher zu gestalten und dadurch mehr Zeit für andere Dinge zu gewinnen.Vielen Dank an VEBS, K16 und HRFactory für den exklusiven Einblick in ihre Arbeitsprozesse!
