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Arbeitsrecht: Zeiterfassung im Unternehmen
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Topic: Arbeitsrecht, Recruitingspot
Arbeitsrecht: Zeiterfassung im Unternehmen
Für viele Arbeitnehmer:innen ist es selbstverständlich, die eigenen Arbeitszeiten zu erfassen. Entweder offiziell oder für sich selbst.
Im Gegenzug gibt es aber auch eine große Anzahl Unternehmen, bei denen es bisher keine Zeiterfassung gab. Das Arbeitsverhältnis beruhte auf Vertrauensarbeitszeit. Noch mal anders sieht es bei Dienstleistern aus, die ihre geleistete Stundenanzahl für eine korrekte Abrechnung ihren Kunden gegenüber erfassen. Und zwar dann, wenn die Erfassung sich nicht über den kompletten Arbeitstag erstreckt . Wir möchten hier die neue Regelung des EuGH erklären. Zudem geben wir Einblicke, wie d.vinci zukünftig die Zeiterfassung regeln wird. Und das, ohne auf Vertrauensarbeitszeit zu verzichten.
Was bisher geschah…
Bereits im Mai 2019 gab es ein Urteil des EuGH, welches folgendermaßen lautete: „Mitgliedsstaaten müssen ihre nationalen Arbeitgeber dazu verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmer:innen einzurichten.“ Das ist schon einige Jahre her. in der Zwischenzeit ist wenig passiert.
Die wenigsten Arbeitgeber fühlten sich verpflichtet, etwas an bisherigen Arbeitszeitmodellen zu ändern. Nun hat sich allerdings im September 2022 das Bundesarbeitsgericht mit einer Pressemitteilung gemeldet. Nun heißt es: „Der Arbeitgeber ist nach §3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“
Ein offizielles Gesetz bzw. nationales Recht gibt nach wie vor nicht. Es ist aber zu erwarten, dass es diesbezüglich weitere Regelungen geben wird. Die Politik hat schon verkündet, dass trotz Einführung einer Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit, flexible Arbeitszeitmodelle weiterhin möglich bleiben sollen. Arbeitgeber sollen dennoch nun ein objektives und zuverlässiges System einführen. Ein Verstoß ist teuer. Wird er durch die Arbeitsschutzbehörden festgestellt, droht eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro.
Was ist überhaupt Arbeitszeit und wie ist diese geregelt?
Arbeitszeit wird vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen gemessen. Dazu gehört also nicht die Wegstrecke zur Arbeit. Was aber zur Arbeitszeit dazu gehört:
- Rüstzeiten (Einschalten des Laptops, Einloggen, …)
- Kurzpausen (Toilettengang, Bildschirmpause)
- Entsendungen zu Fortbildungen und Seminaren
Durch den Arbeitsvertrag wird festgelegt, wie viele Wochen- oder Monatsstunden ein:e Arbeitnehmer:in ableisten soll.
Die werktägliche Arbeitszeit darf, bei einer Vollzeit-Stelle von 40 Stunden pro Woche, 8 Stunden nicht überschreiten. In besonderen Fällen kann sie über einen kurzen Zeitraum auf max. 10 Stunden täglich verlängert werden. Fest vorgeschrieben sind Pausenzeiten.
Bei einer Arbeitszeit von 6-9 Stunden täglich sind mindestens 30 Minuten Pause verpflichtend. Bei mehr als 9 Stunden muss die Pause mindestens 45 Minuten betrage
Was bedeutet Vertrauensarbeitszeit?
In aller Kürze bedeutet Vertrauensarbeitszeit selbstgesteuerte Einteilung und Gestaltung der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber schreibt dabei nicht explizit einen Arbeitsbeginn- und ein Arbeitsende vor. Es wird außerdem nicht regelmäßig überprüft oder überwacht, wann ein:e Arbeitnehmer:in arbeitet. Vorgegeben ist lediglich eine Wochen- bzw. Monatsarbeitszeit. Daher tragen Arbeitnehmer:innen auch heute schon die Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Ruhezeiten, Pausenzeiten etc.
Sehr detailliert haben wir den Begriff der Vertrauensarbeitszeit in unserem HR-Lexikon beschrieben: https://www.dvinci.de/eintrag/vertrauensarbeitszeit/
Durch die neue Regelung gibt es für Arbeitgeber zwei Möglichkeiten die Zeiterfassung umzusetzen:
- Der Arbeitgeber prüft die Situation täglich selbst. Er achtet darauf, dass Arbeitnehmende ihre Arbeitszeiten einhalten und erfassen.
- Die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit wird auf die Mitarbeitenden übertragen, indem sie ihre Zeiten selbst erfassen und eintragen. Das bedeutet im Umkehrschluss: Weiterhin selbstständige Bestimmung und Gestaltung der Arbeitszeit
Wie vereinbart d.vinci zukünftig Zeiterfassung mit Vertrauensarbeitszeit?
Wir als d.vinci haben uns für die zweite Variante entschieden. Wir nutzen ein bestimmtes Tool. Mit diesem können wir auch unsere Urlaube verwalten, Dokumente einsehen können und so weiter. Dort gibt es auch die Möglichkeit, seine Arbeitszeiten zu pflegen. Dies funktioniert sowohl live per „Check-In“ und „Check-Out“ als auch zeitversetzt. Die Checks können beispielsweise zu Beginn des Feierabends per händischem Eintrag des Arbeitsbeginns durchgeführt werden. Am Arbeitsende wird ein zweites mal gechecked.
Das Ganze funktioniert inklusive der Erfassung von Pausenzeiten.Wir legen die Verantwortung in die Hände jedes einzelnen Mitarbeitenden, um weiterhin eine möglichst flexible Gestaltung der Arbeitszeit zu gewährleisten. Allerdings überprüft unser People & Culture Team die eingetragenen Zeiten regelmäßig, um der Neuregelung korrekt nachzukommen. Irregularität würde so schnell auffallen und mit betroffenen Personen das Gespräch gesucht werden.
