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Gestaltungsmöglichkeiten von Onboarding Prozessen im Bereich der Remote Arbeit
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Topic: Onboarding
Gestaltungsmöglichkeiten von Onboarding Prozessen im Bereich der Remote Arbeit
Die steigende Bedeutung von Remote-Arbeit wirft für Unternehmen zahlreiche Fragen auf. Dabei geht es um die Umsetzbarkeit betriebswirtschaftlicher Prozesse, bei denen bisher angenommen wurde, dass die physische Präsenz von Mitarbeiter:innen zwingend notwendig ist. Wie verhält es sich zum Beispiel mit remote Onboarding, sprich mit der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitende aus der Ferne?
Der Siegeszug des Home-Office
Remote Arbeit, also die Arbeit von zuhause oder von unterwegs, kann als eine der wenigen “Gewinner” der Corona Pandemie bezeichnet werden. Der Siegeszug des “Home-Office” erfährt seine Verdeutlichung am eindrucksvollsten, wenn man den prozentualen Anteil der letzten drei Jahre an der Gesamtbeschäftigung betrachtet. Waren es 2019 nur 12.9% der Erwerbstätigen, welche aus dem Home-Office heraus gearbeitet haben, so konnte sich 2021 dieser Anteil mit insgesamt 24.8% nahezu verdoppeln (Statistisches Bundesamt, 2022).
Das bedeutet, dass ein Viertel aller Erwerbstätigen von zu Hause aus arbeitet. Da fragt man sich, welche Auswirkungen das Home-Office auf Arbeitsleistung und Motivation hat. Zudem stellt sich die Frage, wie Unternehmen soziale und kulturelle Prozesse wie Einstellung, Aufnahme oder sogar Eingliederung aus der Ferne heraus umsetzen können.
Der erste Reflex, der sich beim Nachdenken darüber bildet, ist sicherlich ein eher zweifelnder. Im Folgenden wird jedoch gezeigt, dass der Zweifel nicht berechtigt ist.
Auswirkungen von Remote Arbeit auf Arbeitsleistung und Motivation von Mitarbeitenden
Die Forschung scheint sich mit der Fragestellung nach den Auswirkungen von Remote Arbeit auf Arbeitsleistung und Motivation bis dato nur sehr spärlich befasst zu haben. Eine der wenigen Arbeiten, die sich mit der Untersuchung der Auswirkungen von Remote-Arbeit auf Performance-Indikatoren wie Leistung und Motivation befassen, ist die von Peggy M.L., Kam Kong Lit und Cherry T.Y. Cheung. In ihrem Forschungsartikel „Remote work as a new normal?“ aus dem Jahr 2022 betrachten sie Faktoren, die die Effektivität von Remote-Arbeit beeinflussen.
Das Autoren-Trio zeigt durch seine Analyse von Online Umfragen unter sogenannten “Wissensarbeitern” (Programmierer, Architekten, Ingenieure, Wissenschaftler, Designer, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Redakteure etc.), dass Remote Arbeit mit einer grundlegend positiven Job Performance assoziiert ist, wenn bestimmte Faktoren berücksichtigt werden. Die Forscher unterscheiden dabei zwischen externen und internen Faktoren. Zu den externen Faktoren gehören die technische Kompetenz und die Kontrolle über das eigene Verhalten.
Flexibilität
Ein Beispiel für einen internen Faktor ist Flexibilität. Bezogen auf diese Faktoren gilt nun gemäß Peggy, M.L. und Kollegen Folgendes. Wenn zum Einen sichergestellt wird, dass die für die Ausübung notwendigen technischen Hilfsmittel reibungslos bedient werden können und dass der/die Mitarbeitende durch die Remote Arbeit nicht den Eindruck erhält, dass er in seinem Verhalten verstärkt von Außen kontrolliert wird, wirkt sich dies positiv auf seine Leistung aus. Wenn dann zum Anderen erlaubt wird, dass auf einer vertrauensvollen Basis, die Flexibilität, die mit Remote Arbeit auf natürliche Weise einhergeht, von den Mitarbeitenden auch genutzt werden darf, führt dies zu einer Leistungsverbesserung (Peggy M.L. et. al).
Das Fehlen von Nähe
Wie aber verhält es sich mit der fehlenden “Nähe” zu Teammitgliedern und Vorgesetzten? Führt Remote Arbeit nicht zu sozialer Verkümmerung und damit letztlich zu emotionaler Erschöpfung und so final doch zu einer Verschlechterung der Arbeitsleistung? Peggy M.L. et al. weisen in diesem Zusammenhang auf diejenigen Unternehmen hin, denen es gelingt, emotionale Erschöpfung bei ihren Mitarbeitenden dadurch zu vermeiden, dass sie regelmäßige soziale Online-Events stattfinden lassen.
Bei solchen Events entwickeln sich offenbar emotionale Bindungen zum Unternehmen. Und zwar in ähnlicher Weise wie bei entsprechenden „offline“ Events. Dies deutet darauf hin, dass Remote-Events eine effektive Möglichkeit sind, Mitarbeiter:innen mit dem Unternehmen zu verbinden. Unterm Strich gesehen können Peggy M.L et al. nachweisen, dass emotionale Erschöpfung keine Assoziation mit Remote Arbeit per se aufweist.
Das Resumé ihrer Forschung lautet:
“Remote Arbeit besitzt eine positive Assoziation mit Arbeitsleistung aber keine Assoziation mit emotionaler Erschöpfung”
Können Unternehmen soziale Prozesse, wie das Onboarding, sprich die Einstellung, Aufnahme und Eingliederung von Mitarbeitenden aus der Ferne heraus gestalten?
Wenn bereits affektive Bindungen zum Unternehmen durch einfache soziale Online-Events entwickelt werden können, ist es dann ebenso möglich, komplexe soziale Prozesse wie beispielsweise das Onboarding (also Einstellung, Aufnahme und Eingliederung von Mitarbeitenden) online, sprich remote zu gestalten? Laut der Studie “Onboarding in the age of COVID-19” , welche 2021 im Wissenschaftsjournal SAGE publiziert wurde, lautet die Antwort: ja.
Grundlegend für die remote Gestaltung von Onboarding ist dabei gemäß den Autoren Carlos A.R. et al. gegenseitiges Vertrauen, welches durch regelmäßige Kommunikation aufgebaut wird. Die Wissenschaftler:innen untersuchten hierbei die dazu bereits vorhandene akademische Literatur. Diese glichen sie mit bestimmten autoethnographischen Daten ab.
Das Fehlen von physischer Präsenz
Dadurch fanden die Autoren heraus, dass, solange kontinuierliche Kommunikation stattfindet, die Schwierigkeiten, welche durch das Fehlen von physischer Präsenz entstehen, überwunden werden können. Wird gemäß Carlos A. R. et al. also mittels entsprechender Onboarding Software, welche Funktionen wie Videomeetings, das Bilden von virtuellen Teams oder Informationsaustausch über Mitarbeiterportale aufweist, sichergestellt, dass
- es Mitarbeitenden regelmäßig ermöglicht wird zu reflektieren (z.B. durch Video-Chats mit Kolleg:innen und Vorgesetzten),
- Feedback zu ihren Fortschritten zu erhalten und
- sich in informellen Meetings zu treffen,
so könne Problemen und Bedenken, die während des Onboardings entstehen, begegnet werden. Dies ermöglicht es wiederum, dass Einstellung, Aufnahme und Eingliederung von Mitarbeitenden, also das Onboarding, auch aus der Ferne heraus gestaltet werden kann. Somit bietet Remote-Arbeit die Chance, effektive Onboarding-Prozesse zu entwickeln.
Der 8 Punkte Plan
Zu einem ähnlichen Schluss kommt auch die amerikanische Bildungswissenschaftlerin Dr. Christina Goodermote. Sie forscht im Bereich Leadership Training. Goodermote zeigt in ihrem Artikel “Remote onboarding and training of new program coordinators into the medical education office during Covid-19 social distance quarantine: process and recommendations”, dass remote Onboarding und remote Training ihren physischen Pendants in nichts nachstehen müssen. Dazu entwickelt sie einen acht Punkte Plan, der auf Kommunikation mit digitalen Mitteln basiert:
- Etabliere einen virtuellen Arbeitstag, der den physischen “Büro-Arbeitstag” nachbildet.
- Teile Lernphasen in kleine Portionen auf, in denen detaillierte Erklärungen integriert sind.
- Bereite Content vor, der die einzelnen Onboarding- oder Trainingsphasen veranschaulicht und stelle diesen den Mitarbeitenden zur Verfügung
- Binde bereits vorhandene Mitarbeitende in Onboarding- und Trainingsprozesse so mit ein, dass diese kleine remote Tutorials für die neuen Mitarbeitenden geben.
- Stelle neue Mitarbeitende in Online-Meetings den einzelnen Abteilungen und dem Führungspersonal vor.
- Weise den Teilnehmenden Selbstlernmodule zu, um den neu gelernten Prozess zu unterstützen.
- Organisiere regelmäßige virtuelle Standard-Treffen unter Nutzung von “Share-Screen-Technologie”.
- Führe regelmäßige 1-zu-1 Treffen via Video-Chat durch
Dass für virtuelle Arbeitstage während des Onboarding Prozesses eigens dafür entwickelte Software, welche die oben beschriebenen Features unter einem Dach abbilden kann, sich am besten eignet, zeigt schließlich die Arbeit von R. N. Narappa. In seiner Forschungsarbeit von 2020 mit dem Titel “Design of onboarding software for remote work”, untersucht er, welche Faktoren die Einsatzbereitschaft von Mitarbeitenden, das Erlebnis des Einarbeitens, und das Mitarbeitenden Branding beeinflussen.
Er vergleicht dabei verschiedene psychologische Determinanten von Remote und “on-site” Mitarbeitenden. Narappa kommt zu dem Schluss, dass
1) Onboarding Software Remote-Mitarbeitende dabei unterstützt, besser und intuitiver mit Kolleg:innen zu interagieren und
2) es HR Manager:innen hilft, einen besseren und einfacheren Onboarding Prozess zu gestalten, durch die Schaffung von einfacheren Kommunikationsstrukturen.
Konklusion
Mittlerweile arbeitet ein Viertel aller Erwerbstätigen remote. Die Befürchtung, dass Remote Arbeit zur Vereinsamung oder emotionaler Erschöpfung führt, ist nicht begründet. Insgesamt wirkt sich Remote Arbeit positiv auf die Performance von Mitarbeitenden aus, wenn geeignete, einfach zu bedienende technische Kommunikationsmittel zur Verfügung gestellt werden.
Insbesondere Onboarding Prozesse können aus der Ferne heraus gut gestaltet werden. Vorausgesetzt, die entsprechende Software wird zur Verfügung gestellt. Onboarding Software unterstützt Remote-Mitarbeitende dabei, besser und intuitiver mit Kolleg:innen zu interagieren und hilft HR Manager:innen, einen besseren und einfacheren Onboarding Prozess zu gestalten. Und zwar genau dann, wenn dabei die Schaffung von einfacheren und umfangreichen Kommunikationsstrukturen im Vordergrund steht.
Zu den dabei zum Einsatz kommenden Basistechnologien gehören beispielsweise Online Meetings, Share-Screen Features, Video Chats, Content Ablage und Abruf, Informationsaustausch über Mitarbeiter Portale, die Möglichkeit, virtuelle Teams zu bilden und so weiter. Bei den nicht-technischen Grundvoraussetzungen gehört gegenseitiges Vertrauen und regelmäßige Kommunikation zu den wichtigsten Faktoren, die für eine reibungslose Gestaltung von Onboarding Prozessen im Bereich der Remote Arbeit nötig sind.
Quellen
Carlos, A. R., & Muralles, D. C. (2022). Onboarding in the age of COVID-19. IFLA Journal, 48(1), 33–40. https://doi.org/10.1177/03400352211035413
Christina Goodermote (2020), “Remote onboarding and training of new program coordinators into the medical education office during Covid-19 social distance quarantine: process and recommendations, Journal of Community Hospital Internal Medicine Perspectives”, 10:5, 399-401, DOI: 10.1080/20009666.2020.1796055
Narappa, R.N. (2020), „Design of onboarding software for remote work“, http://hdl.handle.net/10589/169974
Peggy M.L., Kam Kong Lit und Cherry T.Y. Cheung, (2022), “Remote work as a new normal? The technology-organization-environment (TOE) context.”, Technol Soc. 2022 Aug;70:102022. doi: 10.1016/j.techsoc.2022.102022. Epub 2022 Jun 11. PMID: 35719245; PMCID: PMC9187876
Statistisches Bundeamt (2020), „Erwerbstätige, die von zu Hause aus arbeiten“, https://www.destatis.de/DE/Themen/Arbeit/Arbeitsmarkt/Qualitaet-Arbeit/Dimension-3/home-office.html
