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Interview: Rollout-Prozess
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Interview: Rollout-Prozess
Wir befragen heute unsere Kolleg:innen Maksim und Claudia zum Thema Rollout – die zwei arbeiten im Customer Service für unsere Kunden und stehen ihnen bei allen Fragen rund um unsere Software zur Seite.
Hallo Maksim und Claudia. Schön, dass ihr euch die Zeit für dieses Interview nehmt. Stellt euch doch erstmal kurz vor und was ihr bei d.vinci macht.
Claudia: Hi, ich bin Claudia, bin seit ca. 15 Jahren bei d.vinci und aktuell im Customer Care Team tätig. Hier kümmere ich mich um jegliche Anfragen unserer Bestandskunden und insbesondere um Projekte wie Rollouts, Best Practice Checks, etc.
Maksim: Hi, ich bin Maksim, bin seit ca. 7 Jahren bei d.vinci und aktuell im Workshopteam tätig. Ich bin als Consultant in erster Linie für die Workshops und Konfigurationen von Neukundensystemen zuständig.
Was bedeutet denn Rollout genau?
Claudia: Antwort: Bei einem Rollout geht es darum, dass ein Kunde sein System in ein und/oder mehrere Länder ausrollen möchte (internationaler Rollout), damit die Kollegen und Kolleginnen dort auch mit dem System arbeiten können oder aber auch national, wenn weitere Gesellschaften (Tochterfirmen, etc.) mit dem System arbeiten möchten.
Wie ist denn der klassische Weg: Kommt ein Kunde auf d.vinci zu oder empfehlt ihr, die Software international zu nutzen?
Maksim: In den meisten Fällen kommt der Kunde auf uns zu und fragt, wie weitere Firmen / Länder integriert werden können. In manchen Fällen empfehlen wir dieses auch.
Wie geht es weiter, wenn ein Kunde einen internationalen Rollout angefragt hat?
Claudia: Zunächst wird ein Gespräch angesetzt, damit alle Beteiligten ihre Ziele, Anforderungen, Zeitpläne, etc. kundtun und wir auf dieser Grundlage ein individuelles Angebot erstellen können (inwieweit benötigt der Kunde unsere Unterstützung: Workshop, Einrichtung, Layout, neue Sprachen im System, Schulungen der Mitarbeitenden, etc.) Es wird ebenfalls geprüft, ob die gegebene Organisationsstruktur bereits für einen Rollout ausgelegt ist oder ob einem Rollout noch eine Umstrukturierung des bestehenden Systems vorausgehen muss.
Wenn der Kunde beauftragt hat, gibt es einen Kickoff aller Beteiligten, in dem wir die Vorgehensweise besprechen – danach kann es schon losgehen.
Welche Dinge müssen vor der Umsetzung eines internationalen Rollouts unbedingt geklärt werden?
Maksim: Bei einem Rollout gibt es verschiedene Themen, die entweder im Dialog besprochen werden, aber auch Punkte, die der Kunde intern vorab klären muss:
- Prüfung, ob das System bereits global genutzt wird – wenn nicht: Umstrukturierung erforderlich
- Ist die Domain international?
- Vertragliche Prüfung (Anzahl Mitarbeitende / wie viele kommen durch den Rollout hinzu?)
- Datenschutz / Löschroutinen
- Rollen / Sichtrechte (global / lokal)
- Bestehende Sprachen / kommen neue hinzu?
- Neues Layout / neues Karriereportal (Medien, Texte, etc.)
Was ist an einem internationalen Rollout am spannendsten oder auch sehr herausfordernd?
Maksim: Die unterschiedlichen Gegebenheiten in den Ländern sind sehr spannend (Dafür eruieren wir länderspezifische Besonderheiten, diskutieren gemeinsam und versuchen eine passende Lösung für alle zu finden). Wie sieht es mit den Datenschutzbestimmungen / Löschroutinen aus, wie ist der Workflow, welche Jobbörsen werden wie angesprochen, um die geeigneten Kandidaten zu finden? All diesen Fragen widmen wir uns gemeinsam.
Bei einem internationalen Rollout geht es meist auch um eine neue Sprache, die ins System implementiert werden muss. Wie geht ihr hier vor?
Claudia: Wir prüfen, ob die angefragte Sprache bereits verfügbar ist – wenn nicht, muss diese implementiert werden, um das System inkl. alle Systemfunktionen in der neuen Sprache nutzen zu können. Der Kunde bezahlt grundsätzlich eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Sprache, da es immer wieder Systemerweiterungen gibt, die auch in die zur Verfügung gestellten Sprachen übersetzt werden müssen. Die Übersetzungen für die beweglichen (individuellen) Daten des Systems (Stammdaten, Korrespondenzen, etc.) müssen dann vom Kunden selbst gepflegt werden. Sollte eine Sprache noch nicht verfügbar sein, dauert es ca. 4-6 Wochen diese in das System aufzunehmen.
Wenn ihr einen internationalen Rollout umsetzt – ändert sich für den Kunden dadurch etwas an der Zusammenarbeit mit d.vinci oder an seinem Vertrag?
Maksim: Ja, tatsächlich. Der Vertrag bzw. die Abrechnung erfolgt nach Anzahl der Mitarbeitenden. Wenn ein neuer Standort integriert wird, erhöht sich die Anzahl der Mitarbeitenden die mit dem System arbeiten logischerweise – und damit ändert sich meist auch die Staffel der monatlichen Gebühr. Workshops und Support leisten wir grundsätzlich auf Deutsch und Englisch.
Was macht ein Kunde jetzt am besten, wenn er durch das Interview gemerkt hat, dass ein Rollout für ihn in Frage käme? An wen wendet er sich bei d.vinci?
Claudia: Ganz einfach, er wendet sich einfach an service-desk@dvinci.de und wir koordinieren die Anfrage.
Vielen Dank ihr Zwei!
