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Warum es sinnvoll ist, sich auch mit unerwünschten Bewerbungen zu beschäftigen
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Topic: Recruitingspot
Warum es sinnvoll ist, sich auch mit unerwünschten Bewerbungen zu beschäftigen
Jede HR-Abteilung kennt das Problem: Man erhält nicht nur Bewerbungen, die ernstgemeint, echt und passend auf die ausgeschriebene Stelle sind.
Sondern auch Spam und andere unerwünschte Bewerbungen. Was können Unternehmen in dieser Situation tun?
Spam oder nur unerwünscht?
Die erste Frage, die beantwortet werden sollte, ist, ob es sich bei den erhaltenen Nachrichten tatsächlich „nur“ um unerwünschte Bewerbungen handelt oder um richtigen Spam. Zum Thema Spam haben wir in unserem Hilfeportal schon einmal etwas zusammengefasst. Spam definieren wir als massenhafte Nachrichten oder Nachrichten, die den Bewerbungsprozess nicht betreffen und euch in euren d.vinci Postfächern erreichen, ohne dass ihr das möchtet. Die Inhalte sind dabei vielschichtig, von Werbung über Hacker-Drohungen oder infizierten Anhängen mit Malware.
Im d.vinci System wird keinerlei Spam-Filter verwendet, das hat verschiedene Gründe. U.a. ist jeder Spam-Filter fehleranfällig und der Einsatz könnte dazu führen, dass auch echte Bewerbungen ausgefiltert werden. Zur Sicherheit werden aber beispielsweise Dateien, die von Bewerbenden bei euch ankommen, in eine PDF-Datei umgewandelt, welche immer virenfrei ist. Hier haben wir weitere Tipps für den Umgang mit Spam zusammengestellt.
Handelt es sich bei den Nachrichten nicht um Spam, sondern „nur“ um unerwünschte Bewerbungen, fragen sich Personaler:innen, wie sie damit umgehen können. Die Gründe, warum Bewerbungen unerwünscht sind, sind vielfältig:
- Beleidigungen gegen das Unternehmen
- Unqualifizierte Bewerbung
- Die Person bewirbt sich sehr häufig
- Unpassende Bewerbungen (bspw. aus einem anderen Land)
Blocklist: Richtiger Umgang mit unerwünschten Bewerbungen?
Es mag schnell der Gedanke aufkommen, dass die Absender dieser Bewerbungen auf eine Blocklist gesetzt werden können. Das ist allerdings nicht so einfach, denn dies ist datenschutzrechtlich relevant und kann außerdem ein AGG-Problem auslösen.
Das Führen einer Blocklist stellt eine Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO dar, denn solch eine Liste enthält personenbezogene Daten (z.B. den Namen einer Person). Diese Datenverarbeitung darf nicht ohne Rechtsgrundlage erfolgen. Die Rechtsgrundlage ist nicht nur durch die Zusendung der Bewerbung gerechtfertigt – sobald ein Arbeitgeber entscheidet, dass ein:e Bewerbende:r nicht in Betracht kommt, wäre eine weitere Verarbeitung dieser Daten (beispielsweise in Form einer Blocklist) nicht mehr gerechtfertigt. An dieser Stelle müssen die Daten gelöscht werden. Es gibt allerdings eine rechtliche Grauzone: Bewerbende können bis zu drei Monate nach Absage noch Einspruch bzw. Klage gegen die Ablehnung erheben, daher ist eine Aufbewahrung der Daten von mindestens drei Monaten gerechtfertigt. Möchten Unternehmen eine Bewerbung bis zu drei Jahren aufbewahren (für die Aufnahme in einen Bewerbendenpool für die eventuelle Besetzung einer späteren Stelle), benötigen Unternehmen hierfür eine explizite Einwilligung der Bewerbenden.
Es kann, durch ein berechtigtes Interesse, erlaubt sein, eine Blocklist zu führen – nämlich indem ein Unternehmen nachweist, dass bestimmte Bewerbende zukünftig nicht mehr berücksichtigt werden können. Aber auch in diesen Fällen dürfen nicht alle personenbezogenen Daten aufgeführt werden. Hinzu kommt, dass Bewerbende bei Einsendung der Bewerbung schon darüber informiert werden müssen, dass ihre Daten möglicherweise für eine Blocklist weiterverwendet werden (nach Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DSGVO). Es gilt aber generell, dass Bewerbende in Form einer Datenschutzbelehrung nachlesen können müssen, wofür ihre Daten gespeichert werden.
Ein weiterer Aspekt, der nicht zu unterschätzen ist, ist das AGG: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Es schützt vor Benachteiligung durch beispielsweise Ethnische Herkunft oder Religion. Sollten in Unternehmen Bewerbende sofort auf eine Blocklist wandern, wenn diese aus einem bestimmten Land kommen, hat dies nicht nur datenschutzrechtliche Konsequenzen, sondern kann auch als Rassismus oder Diskriminierung ausgelegt werden.
Weitere Argumente, neben der Tatsache, dass Organisationen sich nicht mit dem Vorwurf diskriminierend zu handeln konfrontiert sehen wollen, für den wertschätzenden Umgang mit jeder Bewerbung sind:
- Bewerbende können auch Kunden sein: Gerade als Dienstleister mit vielen Kunden aus unterschiedlichen Branchen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass ein:e Bewerbende:r von der Kundenseite stammt. Um nicht negativ im HR-Prozess aufzufallen, sollte man jeder Bewerbung ausreichend Zeit schenken.
- Vermeidung von schlechten Bewertungen auf Bewertungsplattformen: Sortiert man Bewerbende reihenweise nach bestimmten Kriterien aus, meldet sich nie auf Bewerbungen zurück oder verhält sich im Prozess unangemessen, kann das negativ auf das Unternehmen zurückfallen. Sind Bewerbende besonders verärgert, schreiben sie möglicherweise negative Bewertungen auf digitalen Bewertungsplattformen. Das Bild dort ist nur schwer wieder umzukehren und letztlich für alle einsehbar.
- Vermeidung einer negativen Darstellung in sozialen Netzwerken: Bewerbende können sich nicht nur auf offiziellen Bewertungsplattformen über Unternehmen äußern, sondern auch in sozialen Netzwerken und damit ihren Freundes- und Bekanntenkreis und sogar Personen darüber hinaus erreichen. Meist verlässt man sich auf das Urteil von Freunden und Familie und möglicherweise wird durch eine negative Meinung gleich eine ganze Gruppe geprägt.
Alternativen zur Blocklist
Eine Blocklist erscheint auf den ersten Blick als die einfachste und schnellste Lösung. Wir haben aber gesehen, dass dies datenschutzrechtliche Konsequenzen haben kann. Daher ist es wichtig, über alternative Ideen beim Umgang mit unerwünschten Bewerbungen zu sprechen.
Eine Möglichkeit wäre beispielsweise, eine:n Bewerbende:n, der/die sich immer wieder bewirbt, obwohl er/sie auf keine der Stellen passt, einfach mal auf einen Kaffee einzuladen. Es könnte passieren, dass es bei einem echten Gespräch zwischenmenschlich passt und man sich doch vorstellen könnte, zusammenzuarbeiten. Und selbst wenn dieser Fall nicht eintritt, kann ein persönliches Gespräch (auch am Telefon) deutlicher machen, dass eine zukünftige Zusammenarbeit nicht denkbar ist. Das wirkt deutlich besser und authentischer als eine sich immer wiederholende Absage-E-Mail. Es zeigt zudem, dass ihr die investierte Zeit für die Bewerbungen schätzt. Langfristig kann ein Treffen Zeit und Nerven sparen – auf beiden Seiten.
Dieses Vorgehen funktioniert nur, wenn es sich lediglich um Bewerbungen handelt, die nicht für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert sind. Handelt es sich um Nachrichten von Bewerbenden, in denen die Organisation beleidigt wird, müssen andere Schritte eingeleitet werden. Zunächst sollte, sofern vorhanden, ein Hausjurist darüber in Kenntnis gesetzt werden. Dieser entscheidet dann, wie strafrechtlich relevant die Nachrichten sind. In extremen Fällen müssen die Behörden hinzugezogen werden.
Blocklist und d.vinci
Im d.vinci System gibt es die Funktion der Blocklist nicht – wir finden, dass jede:r Bewerbende eine Chance verdient hat. Es gibt allerdings die Möglichkeit, besondere Kennzeichen zu hinterlegen, damit Bewerbende auf den ersten Blick erkennbar sind. Dort kann auch das Kennzeichen „BL: Blocklist“ vergeben werden. Dies ist allerdings nur für interne Zwecke und löst keine automatische Aufgabe wie beispielsweise eine Absage aus.
Wir nutzen den Begriff Blocklist übrigens nicht schon immer – bis vor einigen Jahren hieß die Blocklist „Blacklist“ – wir entschieden uns aber für die Umbenennung, weil Blacklist als diskriminierend empfunden werden kann.
Fazit: Bewerbende auf die Blocklist setzen
Die Frage, ob eine Blocklist erlaubt ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Klar ist jedoch, dass im Umgang mit personenbezogenen Daten, besonders sensibel vorzugehen ist und im Einzelfall entschieden werden sollte. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten eher andere Wege als eine Blocklist eingeschlagen werden – und wie wir im oben beschriebenen Beispiel gesehen haben, kann es sich auch lohnen, sich mit vermeintlich unerwünschten Bewerbungen zu beschäftigen.
