Was macht eigentlich das Office Management bei d.vinci?

Warum uns jede einzelne Position so wichtig ist und warum jede:r zum Gesamterfolg der Firma beiträgt, klären wir in diesen Interviews.

Heute stellen wir unser Office Management vor, zu dem Claudia R., Claudia K., Agnes und Sabine gehören.  

Hallo ihr Vier! Schön, dass ihr euch die Zeit nehmt. Stellt euch und eure Rolle doch mal kurz vor.

Claudia R.: Ich bin seit 2010 bei d.vinci, habe als Assistentin der Geschäftsführung angefangen, mehrere Jahre den HR-Bereich betreut und bin nach meiner zweiten Elternzeit im Team Office Management/Buchhaltung gelandet.

Claudia K.: Ich bin seit April 2022 bei Sportsline in Rosengarten tätig. Nachdem bei d.vinci Bedarf in der Buchhaltung bestand, bin ich für 2 Tage die Woche in Hamburg eingesetzt. Mittlerweile bin ich das 3. Mal bei d.vinci angestellt. Ich komme immer wieder zurück 😊

Agnes: Seit Anfang 2023 arbeite ich bei d.vinci in der Abteilung Buchhaltung & Finanzen und wurde hier äußerst herzlich aufgenommen. Ich fühle mich super wohl und bin dankbar für die großartige Arbeitsatmosphäre und das positive Umfeld.

Sabine: Ich bin seit Mai 2018 an Board bei d.vinci und habe im Bereich Personalmarketing angefangen, wo ich unsere Kunden rund ums Thema Personalfindung, Stellenanzeigen und die Präsentation des eigenen Unternehmens, unterstützt habe. Mit der Zeit habe ich dann auch das Office Management Team und die Buchhaltung unterstützt und bin nun, zurück aus meiner Elternzeit in der Buchhaltung/Office Management geblieben.

Ihr seid ja alle schon einige Monate im Office Management / Buchhaltung bei d.vinci. Warum wolltet ihr diese Rolle gerne einnehmen? Was schätzt ihr besonders?

Agnes: Es bereitet mir große Freude, in meiner aktuellen Position zu arbeiten, da ich eine Leidenschaft für Zahlen und Finanzen hege. Das Analysieren von Daten macht mir nicht nur Spaß, sondern motiviert mich auch zusätzlich, da ich die Bedeutung unserer Abteilung für das Unternehmen schätze. Den Überblick über Kunden und Rechnungen zu behalten und dadurch auskunftsfähig zu sein, erfüllt mich.
Besonders schätze ich die großartige Zusammenarbeit und die positive Atmosphäre in meinem Team. Wir unterstützen uns gegenseitig und unser gemeinsamer Erfolg beruht darauf, dass wir auf Augenhöhe zusammenarbeiten.

Claudia R.: Ich bin ja eher durch Zufall nach meiner Elternzeit in diesem Team gelandet, aber ich habe mich von Anfang an darauf gefreut: Der Alltag ist enorm abwechslungsreich, wir haben immer wieder neue Herausforderungen zu bewältigen und es macht Spaß, die Prozesse unter die Lupe zu nehmen, zu verschlanken und immer weiter zu digitalisieren. Außerdem laufen bei uns im Office Management alle Fäden zusammen, wir haben einen Überblick über die unterschiedlichsten Angelegenheiten im Unternehmen, haben viel Kontakt mit unseren Kolleginnen und Kollegen, aber auch mit externen Geschäftspartnern und können aktiv Einfluss auf Veränderungsprozesse nehmen. Das ist megaspannend.

Sabine: Ich mag ebenfalls genau diese Abwechslung und bin natürlich auch ein Freund von Zahlen 😊Meine Hauptaufgabe besteht unter anderem darin, den Mahnprozess im Blick zu haben. Eine enorm wichtige Position, da die wirtschaftliche Situation doch so relevant für jeden einzelnen von uns d.vincis ist. Zugleich mag ich es, andere Abteilungen zu unterstützen und bin immer wieder erstaunt, wieviel jede:r einzelne von uns mit Herzen beiträgt.

Was macht ihr in eurer Position? Worum kümmert ihr euch hauptsächlich?

Alle: Wir sind der organisatorische Kopf von d.vinci, der viele Hüte trägt: Als Feelgood Manager sorgen wir für das Wohl aller Kolleg:Innen, kümmern uns z.B. darum, dass immer genügend erfrischende Getränke vorrätig sind und das Büromaterial nicht ausgeht oder wir verleihen unseren WC-Räumen einen Hauch Wellness. Als Facility Manager kümmern wir uns um defekte Drehstühle, koordinieren mit unserem Vermieter die Instandsetzung von Schäden im Objekt oder besprechen mit der Reinigungskraft den Einsatzplan. Als Organisationstalente organisieren wir Geschäftsreisen, unterstützen bei der Eventplanung, bearbeiten unsere Post und vieles mehr.

Aber um ehrlich zu sein, nimmt das reine Office Management nur einen Bruchteil unserer Arbeit ein, jeder von uns hat andere Steckenpferde im Tagesgeschäft.

Claudia R.: Ich betreue den Fuhrpark, kümmere mich also um alles, was Räder hat (Firmenwagen und Jobräder), wickle die Bankgeschäfte und den Zahlungsverkehr ab, überwache unsere Liquidität, und kommuniziere mit Versicherungen.

Agnes: Zu meinen Aufgaben gehört die Betreuung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Dazu zählen das Kontieren von Lieferantenrechnungen sowie das Erstellen von Rechnungen und Gutschriften. Des Weiteren bin ich im Unternehmen für die Erstellung der Monatsabschlüsse verantwortlich. Zusätzlich verwalte ich die Bargeldkasse und die Firmenkreditkarten.

Claudia K.: Ich unterstütze das Team bei der Kreditorenbuchhaltung und bei der Verwaltung und der Verbuchung der Firmenkreditkarten.

Sabine: Ich kümmere mich um den Zahlungsverkehr, das Mahnwesen und auch um die nicht so schönen Dinge, wie Insolvenzen, die leider den einen oder anderen Kunden dann doch treffen.

Gibt es auch mal Herausforderungen oder Situationen, die euch länger beschäftigen?

Claudia R.: Es gibt immer wieder größere Projekte, die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Ist eines beendet, finden wir die nächste Herausforderung, die wir angehen wollen, z.B. aktuell der Aufbau eines Vertrags- und Lieferantenmanagements. Aber am Ende des Tages bringen solche Kraftakte, die mehrere Wochen bis Monate in Anspruch nehmen, eine enorme Arbeitserleichterung im Team und im Unternehmen.

Agnes: Meine persönliche Herausforderung: Meine Einarbeitung und die Auseinandersetzung mit der Buchhaltungssoftware bei d.vinci (Moss, Datev, sevDesk, Salesforce). Das Analysieren und Pflegen unserer SOP-Liste (SOP = Sales & Operations Planning), mit welcher wir im Unternehmen unsere Umsätze, Kosten und Ergebnisse prognostizieren und planen, ist eine Challenge. Auch die Erarbeitung der Prozesse für die automatisierte Rechnungsstellung gemeinsam mit unseren Entwickler:innen kostet viel Zeit und Kraft, macht aber Spaß und bringt eine echte Erleichterung im Daily Business.

Sabine: Wie Agnes schon sagte, unsere Prozesse sind teilweise echte Kraftakte, die wir gerne auf uns nehmen. Jeder von uns kann den/die andere:n Kolleg:in unterstützen bzw. in Urlaub oder Krankheit vertreten. Wir versuchen so transparent wie möglich unsere Arbeit im Team aber auch für die anderen Kollegen und Kolleginnen zu gestalten. Das sorgt für Umdenken einiger Prozesse oder auch Neufindung, damit auch andere teilhaben können. Wie beim Thema Moss – unser Kreditkartentool, worüber mittlerweile alles zum Thema Rechnungen läuft und welches von allen Mitarbeitenden genutzt wird. Ob für Reisebuchung mit einer Kreditkarte, die Freigabe bzw. das Hochladen von Rechnungen oder die Zahlung der Brötchen beim Bäcker fürs nächste Event.

Ihr habt ja bei euch im Team die Herausforderung, dass ihr alle in Teilzeit arbeitet und zum Teil ähnliche zum Teil aber auch sehr unterschiedliche Aufgaben innehabt. Wie handhabt ihr das?

Claudia R.: Wir haben 2 x die Woche unsere FiBu-Runde, in der wir aktuelle Themen besprechen, 1 x pro Woche findet unser Teamtag statt, da sind wir alle im Büro – wir bei d.vinci arbeiten ja viel remote oder hybrid. Wir chatten viel und schnell via Teams, haben gemeinsame Postfächer mit Markierungen/Zuordnungen von E-Mails – all das hilft uns bei der Arbeitsorganisation.

Claudia K.: Zudem haben wir eine gute Kommunikation untereinander und unsere Bereiche sind sehr gut aufgeteilt.

Warum ist das Team des Office Managements / Buchhaltung so wichtig?

Claudia R.: Wir lösen Probleme und bringen Ordnung ins Chaos. Wir handeln und denken unternehmerisch und sorgen gleichzeitig für Happiness im Unternehmen.

Agnes: Wir sind quasi die gute Seele der Familie d.vinci. 😊

Wie profitieren unsere Kunden von der Buchhaltung?

Claudia R.: Wir helfen unseren Kunden nicht nur bei finanziellen Fragestellungen, sondern vermitteln auch die richtigen Ansprechpartner bei uns im Haus bei sonstigen Angelegenheiten. Wir halten unsere Kunden auch bei schwierigen Fragestellungen mit Small Talk, Witz und Charme bei Laune.

Sabine: Wir arbeiten mit unseren Kunden auf Augenhöhe und versuchen immer einen Einklang für beide Seiten zu erreichen. Wenn doch mal etwas nicht so klappt, sprechen wir offen miteinander.

Was sind eure wichtigsten Arbeitsinstrumente?

Alle: MS Teams, MS Planner, Outlook, Confluence und fürs Daily Business SevDesk, DATEV und Moss.

Erzählt mal: Wie sieht ein klassischer Arbeitsalltag von euch im Office Management aus? Gibt es Dinge, die sich wiederholen oder ist jeder Tag anders?

Agnes: Wir haben keinen klassischen Arbeitsalltag, jeder Tag bringt neue Herausforderungen.

Claudia R.: Ich starte meinen Arbeitstag mit einer Tasse Kaffee und prüfe die Kontostände und Kontobewegungen. Dann lese und beantworte ich meine E-Mails und Nachrichten. Meistens ergeben sich aus den erstgenannten Tätigkeiten meine Aufgaben für den Tag, in ruhigen Zeiten stürze ich mich vermehrt auf die Aufgaben aus unseren laufenden Projekten.

Wie sieht euer Arbeitsplatz aus? Gibt es typische Dinge, die euren Schreibtisch ausmachen und zu eurer Arbeit gehören oder euch privat besonders gut beschreiben?

Sabine: In der Firma arbeiten wir mit Shared Desk, daher ist der Arbeitsplatz lediglich funktionell eingerichtet. Zu Hause habe ich es gemütlicher mit einer schönen Lampe, einer Tasse Kaffee oder Tee und hin und wieder mache ich mir auch meinen Diffuser an. Gerne dann, wenn ich an Projekten arbeite, die den Kopf sehr anstrengen. Da ist ein schöner Orangenduft ganz angenehm 😉.