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Wie lässt sich Zufriedenheit im HR-Wesen digitalisieren? Teil 1
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Topic: Bewerbermanagement, Recruitingspot
Wie lässt sich Zufriedenheit im HR-Wesen digitalisieren? Teil 1
Es ist doch eigentlich das Ziel überhaupt: Zufriedenheit. Egal, ob es dabei um das Recruiting, den Bewerbungsprozess, Neuankömmlinge oder die bestehende Belegschaft im Unternehmen geht.
Läuft an diesen Stellen alles rund, herrscht Zufriedenheit und dadurch weniger Fluktuation und Unmut. Wir fragen uns: Lässt sich diese Zufriedenheit unterstützen, beispielsweise durch Digitalisierung und die d.vinci Software? In diesem Teil möchten wir uns auf den Bewerbungsprozess fokussieren.
Was ist überhaupt Zufriedenheit?
Im Wirtschaftslexikon wird Zufriedenheit auf drei Arten definiert:
- Ergebnis eines Vergleichs zwischen einer erwarteten und einer eingetretenen Bedürfnisbefriedigung (Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in ist sich sicher, dass er/sie sich in den letzten Jahren in seinem/ihrem Arbeitsbereich deutlich verbessert hat und er/sie eine Gehaltsanpassung verdient. Ein Gespräch mit der Geschäftsführung bestätigt dies und das Gehalt wird angehoben.)
- Ergebnis eines Vergleichs zwischen einer erwarteten und tatsächlich beobachteten Eigenschaftsausprägung eines Guts (Beispiel: Ein:e Bewerber:in liest in den Benefits einer Stellenanzeige, dass das Betriebsklima sehr freundschaftlich ist und regelmäßig Teamevents stattfinden. Gleich in seiner/ihrer ersten Arbeitswoche wird er/sie zu einem Firmenevent eingeladen, bei dem er/sie sich gleich gut aufgenommen fühlt.)
- Ergebnis eines Vergleichs zwischen einer idealen und einer tatsächlich beobachteten Eigenschaftsausprägung eines Guts (Beispiel: Ein:e Bewerber:in wünscht sich flexible Arbeitszeiten, um das Familienleben bestmöglich zu organisieren . Bei seinem/ihrem neuen Arbeitgeber gibt es nur eine Anwesenheitspflicht in einer Kernzeit zwischen 10-14 Uhr. Der Rest ist flexibel gestaltbar.)
Wie kann Software Zufriedenheit fördern?
Hinter Zufriedenheit stehen verschiedene Werte, die zusammengenommen die Zufriedenheit ausmachen. Diese Werte können anhand verschiedener Features im d.vinci Bewerbermanagement und im d.vinci Onboarding unterstützt werden. In diesem Teil beleuchten wir vor allem den Bewerbungsprozess. Im zweiten Teil soll der Fokus auf dem Onboarding liegen.
Wertschätzung bzw. wertschätzende Reaktion
Wertschätzung bedeutet einen respektvollen Umgang miteinander. Damit einher gehen Wohlwollen und Zugewandtheit. Im Bewerbungsprozess bedeutet das also jederzeit Hilfestellung anzubieten, beispielsweise durch die Möglichkeit zur persönlichen Kontaktaufnahme. Für ein Vorstellungsgespräch könnte das Unternehmen anbieten, die Fahrtkosten zu übernehmen. Sollte ein:e Bewerber:in absagen oder soll ihm/ihr abgesagt werden, so zeigt es Wertschätzung, wenn entweder ein ehrliches Gespräch gesucht wird oder ehrliche Gründe für die Absage genannt werden. Generell ist der Kontakt ein wichtiger Punkt: Im d.vinci Bewerbermanagement können automatisierte Nachrichten an alle Bewerbenden versendet werden, die durch Platzhalter trotzdem personalisiert und vor allem informativ sind. Das kann beispielsweise nach dem Bewerbungseingang oder vor Vorstellungsgesprächen sinnvoll sein.
Reaktionsgeschwindigkeit
Geschwindigkeit ist ein Punkt, der zur Wertschätzung beiträgt, aber auch noch einzeln betrachtet werden kann.
Eine zeitnahe Reaktion wünschen wir uns alle: Automatisierte Antworten helfen dabei und lassen die Kommunikation wie live ablaufen. Zudem können Aufgaben im System terminiert und somit pünktlich erledigt werden.
Verbindlichkeit & Verlässlichkeit
Im d.vinci Bewerbermanagement könnt ihr eure Prozesse so einrichten, dass ihr auf vorab Abgesprochenes pünktlich reagieren könnt. Verabschiedet ihr euch beim Vorstellungsgespräch mit den Worten: „Wir melden uns Ende der Woche bei dir“, so lässt sich diese Aufgabe im System auf einen Termin legen und über die Fälligkeit wird man informiert. Auch Statuswechsel erzeugen Verbindlichkeit: Die Nachforderung von Unterlagen zeigt Interesse und Zwischenbescheide zeigen: „Wir haben dich nicht vergessen“.
Ein digitales System ist weniger fehleranfällig: Beispielsweise werden die Stammdaten eines/einer Bewerbenden korrekt übertragen.
Mit der Kalenderintegration durch Cronofy (z.B. MS Outlook) wird die Terminfindung für Vorstellungsgespräche enorm vereinfacht: Bewerbende können die Kalender der Personaler:innen einsehen und eigenständig Termine buchen. Sie sind nicht darauf angewiesen, dass ihnen Termine vorgeschlagen werden.
Sicherheit
Ein Gefühl von Sicherheit wird vor allem durch zeitnahe und ehrliche Kommunikation gewährleistet. Auch hier können automatisierte Mailings wie: „Wir haben deine Bewerbung erhalten, benötigen allerdings noch ein paar Tage zur Durchsicht“ helfen. Auch die Einhaltung von Versprechen, wie bereits oben erwähnt „Wir melden uns Ende der Woche“ fördert Sicherheit und ein gutes Gefühl.
Professionalität
Durch digitale Systeme wird sichergestellt, dass Personen nur die Informationen einsehen können, die wirklich für sie bestimmt sind – im d.vinci Bewerbermanagement beispielsweise durch ein Rollen-Rechte-Konzept.
Auch eine geringere Fehleranfälligkeit führt zu einem professionellen Bild. Durch die Korrespondenz, die ausschließlich aus dem System erfolgt, können Tippfehler bei Namen und E-Mail-Adressen ausgeschlossen werden. Auch Dokumente und Unterlagen landen an einem zentralen Ort, an dem sie, je nach Berechtigung, eingesehen werden können.
Da Stellenanzeigen ebenfalls über das d.vinci Bewerbermanagement gesteuert werden, können diese sofort mit wenigen Klicks geschlossen werden, wenn eine Stelle besetzt wird. Das verhindert unnötige Bewerbungen, die dann weiterbearbeitet werden müssen.
Vollständigkeit (der Informationen) & Klarheit
Durch die Sammlung der Informationen und Unterlagen an einem zentralen Ort, gehen diese nicht verloren. Alle Personen, die Zugriff darauf benötigen, können diesen auch bekommen. Durch automatisierte Bewerbungsformulare werden alle nötigen Informationen gesammelt, sodass keine aufwändige Nachforderung erfolgen muss.
Automatisierte Nachrichten und Terminvereinbarungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten im Boot sind und wissen, was wann wo stattfindet.
Trotz all der Digitalisierung: Was muss persönlich bleiben?
Viele Prozesse und Aufgaben lassen sich, wie wir oben gesehen haben, sehr gut digitalisieren, dadurch auch vereinfachen und automatisieren. Aber was funktioniert vielleicht nur im realen Leben? Im weitesten Sinne könnte man hier den Begriff Faktor Mensch nennen. Damit zusammen hängen die Zwischenmenschlichkeit und eine gewisse Atmosphäre.
Geplant werden kann ein Termin digital – ob dieser allerdings erfolgreich verläuft, entscheidet sich erst im Termin selbst. Nämlich dadurch, ob sich die beiden Personen mögen, ob die Wertevorstellungen zueinander passen und auch ob man sich vorstellen kann, miteinander zu arbeiten.
Auch die Atmosphäre sowie Unternehmenskultur lernt man erst vor Ort und persönlich kennen. Videos bei Social Media, Korrespondenzen und Bilder helfen natürlich dabei, dies zu vermitteln oder erzeugen eine gewisse Stimmung – ein wirkliches Erfahren und vor allem Abgleichen ist aber erst in der Realität möglich. Wir sprachen ganz zu Beginn des Textes von Zufriedenheit und wie diese entsteht: nämlich durch die Übereinkunft von Vorstellung und Realität. Authentizität ist also ein ganz wichtiger Punkt – ein Arbeitgeber erzeugt mit seinem Auftritt ein gewisses Bild in den Köpfen seiner Bewerbenden. Kann dieses Bild in der Realität nicht bestehen, so hilft all die Digitalisierung und Professionalität vorab nichts.
Auch Prozesse, die über eine Standardisierung hinausgehen oder nicht rein am Bildschirm abzubilden sind, lassen sich nur schwer softwareseitig umsetzen. Der Weg dahin (Terminerinnerungen, automatisierte Nachrichten etc.) lassen sich durch Software begleiten, der Prozess selbst allerdings nicht. Denken wir beispielsweise an ein sehr personalisiertes Absageschreiben aufgrund eines langen, intensiven Bewerbungsprozesses oder auch mal an eine telefonische Absage. Die Erinnerung daran erfolgt über ein System, das To Do selbst allerdings nicht – auch, weil das To Do selbst mit Emotionen verbunden ist – Gefühle lassen sich schließlich nicht digitalisieren.
