Offboarding
Offboarding benennt den Austritt eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen.
Offboarding
Was ist das Offboarding?
Offboarding benennt den Austritt eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen. Mit einem Austritt, hängen genau wie einem Eintritt, viele Aufgaben und Prozesse zusammen, die abgearbeitet werden müssen. Idealerweise ist ein Mitarbeiteraustritt genauso gut organisiert, wie das Welcome. Natürlich trennen sich die Wege an diesem Punkt, aber gerade deswegen sollte der Abschied eine positive Erinnerung bleiben.
Das Offboarding wird auch als Exit-Management bezeichnet. Es beginnt zumeist mit dem Entschluss der Kündigung und endet mit dem letzten Arbeitstag. Der Kontakt darf aber auch darüber hinaus gehalten werden.
Wichtig beim Offboarding: Es geht nicht nur um die Administration, also Aufgaben, die abgearbeitet werden müssen, sondern gerade beim Offboarding hängen auch Emotionen, weil sich Menschen voneinander verabschieden.
Was ist beim Offboarding wichtig?
Egal aus welchen Gründen sich die Wege trennen, ein Abschied ist nie schön. Hat sich ein Teammitglied selbst dazu entschieden, das Unternehmen zu verlassen, so trägt er/sie diese Entscheidung zwar – es bedeutet aber nicht, dass der Abschied leichtfällt. Möglicherweise verlässt er/sie das Unternehmen nur aus privaten Gründen. Und selbst wenn sich die Person einfach neu orientieren möchte, hat er vielleicht die Belegschaft und das Arbeitsklima zu schätzen gelernt und er/sie nimmt den Abschied daher trotzdem nicht auf die leichte Schulter. Daher ganz wichtig: Erfragen Sie die Beweggründe des Weggangs, bieten Sie ein offenes Ohr und setzen Sie Kritik und Feedback um, sofern es begründet ist.
Wenn ein Teammitglied geht, bedeutet das vor allem für die zurückbleibenden Kolleg:innen immer eine Art Neuanfang, da sie sich auf ein neues Teammitglied einstellen müssen bzw. zunächst vielleicht sogar Aufgaben auffangen müssen, bis eine Nachfolge gefunden ist. Sprechen Sie daher nicht nur mit dem/der ausscheidenden Kolleg:in, sondern auch mit der ganzen Belegschaft.
Treffen Sie als Personaler:in die Entscheidung, dass Sie ein:e Kolleg:in verlassen muss, ist das vielleicht nötig, aber trotzdem nicht schön. Gehen Sie sensibel aber deutlich mit dem Thema um. Von Floskeln hat niemand etwas und trotzdem sollten Sie darauf gefasst sein, dass das Teammitglied emotional reagiert und Rückfragen stellen wird.
Für den Offboarding-Prozess gilt also grundsätzlich, dass Kommunikation das A und O ist. Gerade wenn zwischen Kündigung und letztem Arbeitstag noch viele Tage liegen, sollte sich das Abschlussgespräch nicht nur auf einen kurzen Smalltalk bei der Bestätigung der Kündigung beschränken, sondern es sollte immer mal wieder zwischendurch Möglichkeiten zum Austausch und vor allem für ehrliches Feedback (beidseitig) geben.
Ein entscheidendes Gespräch im Offboarding-Prozess ist das Abschlussgespräch. Geben Sie dem ausscheidenen Teammitglied die Möglichkeit, sich auf dieses anhand eines Leitfadens vorzubereiten. Auch für Sie als Unternehmen ist dieses Gespräch immens wichtig, da es Aufschluss über interne Prozesse, Teamstrukturen und die Arbeitskultur geben kann. Bereiten Sie sich also ebenfalls auf das Gespräch vor und überlegen Sie sich, was sie erfahren möchten.
Warum ist Offboarding wichtig?
Einerseits sorgt ein gutes Offboarding für ein gutes Gefühl auf beiden Seiten, weil man trotz der unangenehmen Situation auf Augenhöhe miteinander umgeht und sich auch nach dem letzten Tag noch in die Augen schauen kann. Das ausscheidende Teammitglied wird das Unternehmen also auch weiterhin in guter Erinnerung behalten. Und vielleicht war genau dieses Teammitglied für Sie als Unternehmen so wertvoll, dass Sie weiterhin den Kontakt, beispielsweise durch eine Weihnachtskarte, pflegen möchten.
Zudem kann ein gut organisiertes Offboarding Rechtsstreitigkeiten vermeiden, vor allem wenn man sich nicht freiwillig voneinander trennt.
Ein schlecht organisiertes Offboarding führt auch dazu, dass der Wissenstransfer nicht gewährleistet werden kann, weil es keine offene Klärung gibt, ob und wann eine Nachfolge kommt, die eingearbeitet werden soll. Im Zweifel verlässt das Teammitglied das Unternehmen, ohne jemanden neu eingearbeitet zu haben. Diese Aufgabe hängt dann an der Belegschaft, die ohnehin schon verunsichert sind.
Wie kann ein gutes Offboarding aussehen?
Ein guter Offboarding-Prozess könnte folgende Schritte beinhalten:
- Entscheidung zur Kündigung
- Besprechung mit der Teamleitung
- Weitergabe der Information an HR
- Klärendes Gespräch
- Weitergabe der Information ans Team
- Suche einer Nachfolge
- Wissenstransfer gewährleisten: Checklisten schreiben
- Einarbeitung des neuen Teammitglieds durch das ausscheidende Teammitglied
- Arbeitszeugnis rechtzeitig vorbereiten
- Austrittsgespräch bzw. letztes Abschlussgespräch führen
- Nette Verabschiedung planen (beispielsweise durch ein gemeinsames Frühstück)
