Wissenstransfer
Mit Wissenstransfer ist die Weitergabe von Wissen im Unternehmen gemeint, wenn beispielsweise eine Person das Unternehmen verlässt.
Wissenstransfer
Es geht darum zu gewährleisten, dass kein Know-how verloren geht und vorhandenes Wissen entweder an eine:n Nachfolger:in transferiert wird oder dieses in Form von Checklisten und Leitfäden niedergeschrieben wird. Wissenstransfer kann aber auch für die Weiterentwicklung oder einfach intern zwischen bestehenden Kolleg:innen wichtig sein.
Wissenstransfer als Teil des Wissensmanagements
Möchten wir den Begriff Wissenstransfer einordnen, so gehört er zum Wissensmanagement. Dieses bezeichnet den generellen Umgang mit Know-how im Unternehmen:
- Wie wird dieses genutzt?
- Wird Wissen dokumentiert?
- Ist vorhandenes Wissen für alle zugänglich?
- Wie komme ich an Wissen, wenn mir etwas fehlt?
- Wie überbrücken wir fehlendes Wissen?
Klar ist: Funktioniert das Wissensmanagement, schafft das einen deutlichen Wettbewerbsvorteil und und Zufriedenheit unter den Kolleg:innen.
Wann findet Wissenstransfer statt?
Eigentlich gibt es ständig Situationen, in denen ein Wissenstransfer stattfindet. Beispielsweise bei einer Urlaubsübergabe, bei der sich ein Teammitglied in den Urlaub verabschiedet und offene Projekte und aktuelle Stände an eine:n Kolleg:in übergibt. Oder auch, wenn ein neues Teammitglied in einen E-Mail-Verteiler oder in ein regelmäßiges Meeting hinzugefügt wird.
Ein größerer Fall ist, wie oben bereits beschrieben, der geplante Weggang eines/einer Kolleg:in. Hat ein Teammitglied gekündigt, so kann die verbleibende Zeit für eine vernünftige Übergabe genutzt werden. Dazu gehört auch das Festhalten des Know-Hows, nämlich in Form von Leitfäden und Checklisten. War diese Person besonders lange ein Teil des Unternehmens, so kann dieser Prozess recht umfangreich sein. Ein:e Kolleg:in kann natürlich auch ungeplant (länger) ausfallen, beispielsweise durch Krankheit. Hier ist eine gute Vorsorge wichtig, nämlich in Form von Wissensdokumentation, schon bevor der Fall eintritt, dass ein Teammitglied von einem Tag auf den anderen ausfällt. Das Ganze gehört zu einem erfolgreichen Offboarding dazu. Dabei hilft, neben persönlichen Gesprächen (personifizierter Wissenstransfer), eine interne, digitale Wissensplattform (kodifizierter Wissenstransfer), auf der Prozessschritte und Abläufe festgehalten und mit allen geteilt werden können. Auch ein Lexikon oder eine FAQ-Sammlung sind hervorragende Ideen, um Wissen zu bewahren.
Auch bei einem internen Stellenwechsel muss ein Wissenstransfer stattfinden: Entweder an die Nachbesetzung oder an das verbleibende Team, das diese Aufgaben zunächst auffangen muss.
Es kann auch sein, dass eine Person eine Aufgabe übernehmen soll, aber ein niedergeschriebener Leitfaden nicht ausreicht. Beispielsweise, weil bestimmte langjährige Kompetenzen vonnöten sind, um die Aufgabe entsprechend auszuführen. In diesem Fall ist zwar die Dokumentation des Wissens eine gute Grundlage, allerdings muss es noch eine Weiterbildung für die betreffende Person geben.
Ein Wissenstransfer ist also nicht nur sinnvoll, wenn ein:e Kolleg:in das Unternehmen verlässt, sondern auch bei anderen Situationen, um den Austausch zu fördern und eine bessere Vernetzung zu gewährleisten. Nur durch einen intensiven Austausch können Unternehmen herausfinden, welche Fähigkeiten ihre Angestellten haben, die bei bestimmten Herausforderungen und Problemstellungen helfen können – auch über ihre Stellenbeschreibung hinaus.
Wie gewährleistet man einen effektiven Wissenstransfer?
- Diverse Teams: unterschiedliche Altersstrukturen, Hintergründe und Fähigkeiten sorgen für ein größtmögliches, teilbares Wissen.
- Vorbereitung: Auch schon vor dem Weggang eines Teammitglieds, können Unternehmen durch Dokumentation schon viel dafür tun, damit Wissen im Unternehmen und im Team bleibt.
- Miteinander sprechen: Niedergeschriebene Leitfäden ersetzen keine persönlichen Gespräche.
- Hinterfragen von Prozessen: Jedes Teammitglied kann viel dafür tun, um sein Know-how mit allen zu teilen. Beispielsweise können regelmäßige Meetings stattfinden, um Teams abzuholen oder es gibt eine interne Lernplattform, auf der alle Beteiligten ihre Prozessschritte festhalten.
