Interview: Aktivierung der Fachbereiche – Wichtig für ein lückenloses Onboarding

Neben der Relevanz der sozialen und kulturellen Integration als Säulen im Onboarding, möchten die beiden Awareness für ein ganzheitliches Onboarding schaffen – nämlich indem das Onboarding nicht nur Aufgabe von HR ist, sondern auch in den einzelnen Fachbereichen liegt. Bei einem Kaffee haben Janine und Nora erzählt, warum sie das Thema so umtreibt.

Hallo Nora, hallo Janine. Schön, dass ihr euch die Zeit für dieses Interview nehmt. Stellt euch und eure Rolle bei d.vinci gerne kurz vor.  

Nora: Ich bin seit 2022 an Bord von d.vinci und im Onboarding Experience Team beheimatet. Hier berate ich ganzheitlich zum Thema Onboarding neuer Mitarbeitender. Durch meine ehemalige Tätigkeit als Personalreferentin verfüge ich über jahrelange Erfahrung, mit der ich die Bedürfnisse und Herausforderungen unserer Kund:innen nachvollziehen und individuelle Lösungen finde. 

Janine: Ich arbeite bereits seit 2015 bei d.vinci. Mein steter Heimathafen war der Vertrieb. 2022 gründete ich das interdisziplinäre Onboarding Experience Team. Ich kenne die Anforderungen von Unternehmen, insbesondere von Personaler:innen aus dem Effeff und berate sie mit meiner jahrelangen Expertise zum Thema Onboarding neuer Mitarbeitender.

Ihr kommt ins Spiel, sobald Kunden sich für das d.vinci Onboarding entscheiden. Wie hat sich das Thema des ganzheitlichen Onboardings, inklusive der Themen soziale und kulturelle Integration und Aktivierung der Fachbereiche, ergeben?

Ursprünglich haben wir uns damit beschäftigt, dass sich Unternehmen von ihren Checklisten im Onboarding lösen. Na klar, die Checklisten haben ihre Daseinsberechtigung, damit ein Arbeitsverhältnis überhaupt zustande kommen kann. Uns hat dabei allerdings häufig die Onboardeezentrierung gefehlt, also haben wir einen Workshop entwickelt, der sich vor allem auf soziale und kulturelle Komponenten fokussiert. Schließlich entsteht Bindung über Emotion und nicht über Checklisten. Darüber haben wir in diesem Interview berichtet.

Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben wir dann häufiger die Frage gestellt bekommen, wie sich diese bindungsfördernden Maßnahmen an die Führungskräfte und Teams übergeben lassen. Letztendlich sind die neuen Kolleginnen und Kollegen später genau dort tätig – in ihren Teams. Also wäre es doch von Vorteil, wenn sich eben diese auch dafür verantwortlich fühlen. Und genau da setzt unser Workshop an.

Gerade das Thema der Aktivierung der Fachbereiche treibt euch aktuell um. Beschreibt mal, was ihr damit meint und warum es so wichtig ist.

Mit der Aktivierung der Fachbereiche meinen wir ganz konkret, diese stärker in den Onboardingprozess neuer Kolleginnen und Kollegen einzubinden. Häufig liegt die Verantwortung für das Onboarding im Bereich der Personalabteilungen – speziell die administrativen Aufgaben, die einfach erledigt werden müssen. Das ist auch durchaus nachvollziehbar, werden die Onboardingprozesse initial meist genau dort aufgesetzt. Aber wie steht es um die soziale und kulturelle Einbindung ins Team? Dieser Teil des Onboardings ist in der Personalabteilung falsch angesiedelt, da die Onboardees den Bärenanteil ihrer Arbeitswoche in den Fachbereichen verbringen. Genau aus diesem Grund gehört die soziale und kulturelle Integration der Onboardees in den Bereich des Geschehens. Die Fachbereiche und ihre Teams können sozusagen am lebenden Objekt zeigen, wie sie zusammenarbeiten und miteinander umgehen. Sie schaffen dadurch ein authentisches Bild und geben den Onboardees die Möglichkeit sich mit dem Unternehmen zu identifizieren.

Wie merkt ihr, dass Kund:innen Schwierigkeiten haben, ihre Fachbereiche einzubeziehen und was ratet ihr in solchen Fällen?

Ehrlich gesagt, gehen unsere Kunden da in aller Regel sehr offen mit um. Und das ist gut so, denn nur dann können wir unterstützen. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten damit, den Fachbereichen ein Verantwortungs- oder Zuständigkeitsgefühl für ihre eigenen Onboardees zu vermitteln. Das kann unterschiedliche Gründe haben. Manchmal ist es einfach historisch gewachsen, weil sich die Unternehmen stark vergrößert haben, die Prozesse aber nicht mitgewachsen sind. In anderen Fällen ist es durch die Struktur bedingt schon schwierig, weil z. B. ein Handelsunternehmen durch die Filialstruktur gar nicht die nötige Nähe aufbringen kann.

Was wir grundsätzlich raten, ist, auf der Basis von Freiwilligkeit zu arbeiten. Neue Vorgehensweisen und Zuständigkeiten überstülpen ist in aller Regel keine gute Idee. Im Gegenteil, es führt zu Unverständnis und Widerstand. Methodisches Arbeiten zur Sensibilisierung kann eine gute Antriebsfeder sein und unterstützt das gemeinsame Gestalten eines runden Prozesses, in dem jede relevante Person ihren Teil dazu beiträgt.

Welche Herausforderungen begegnen euch dabei?

Uns fällt immer wieder auf, dass Unternehmen die Notwendigkeit eines ganzheitlichen Onboardings noch nicht verinnerlicht haben. Es besteht noch kein Selbstverständnis, das Onboarding als valides Mittel zu nutzen, um dem Fachkräftemangel entgegenwirken zu können.

Damit einhergehend begegnet uns vor allem die Herausforderung der Personalabteilungen, die Fachbereiche für ihre wichtige Rolle im Onboarding zu sensibilisieren. Für einen konsistenten Onboardingprozess ist es unabdingbar, die Fachbereiche samt ihrer Teams in die Gestaltung und Umsetzung verantwortungsvoll einzubeziehen.

Was können Kund:innen tun, wenn sie dieses Interview lesen und merken, dass noch Optimierungspotenzial in ihrem Onboarding besteht?

Grundsätzlich ist der Einsatz einer Software, natürlich insbesondere unserer d.vinci Onboardingsoftware, zu empfehlen. Diese spart durch Aufgabenautomatisierung viel Zeit und sorgt jederzeit für Transparenz. Ein weiterer großer Mehrwert ist unser integriertes d.vinci Mitarbeiterportal. Hierüber können Informationen gespielt und die Onboardees aktiv eingebunden werden.

Außerdem bieten wir Onboarding-Workshops an. Zum einen zur Stärkung der sozialen und kulturellen Integration von Onboardees, zum anderen zur Aktivierung der Fachbereiche.

Wir freuen uns darauf, wenn wir Interessierte mit unserer Expertise unterstützen können.

Habt ihr Schlussworte?

An die Unternehmen, die die Dringlichkeit eines ganzheitlichen Onboardings noch nicht wahrnehmen, sei gesagt: Man kann nicht NICHT onboarden.

Vielen Dank Ihr beiden für das spannende Gespräch!