Wie gelingt das Onboarding ohne einen festen Arbeitsplatz?

Was ist, wenn der Onboardee nicht klassisch am Schreibtisch und in festen Zeiten zwischen 9 und 18 Uhr arbeitet? Wie kann hier Onboarding erfolgreich gestaltet werden? Wir haben uns beim Onboarding immer auf den gängigen Fall des Büro-Mitarbeitenden fokussiert. Denken wir aber beispielsweise einmal an medizinische oder handwerkliche Berufe. Hier gelten ganz andere Rahmenbedingungen. Und somit finden sich natürlich auch andere Schwerpunkte für das Onboarding. Wir möchten in diesem Artikel Tipps geben, wie das Onboarding, trotz vermeintlich besonderer Umstände, gelingt.

Wir kennen die typische Situation eines Onboardees. Der erste Arbeitstag des Neuankömmlings findet vor Ort am Unternehmensstandort statt. Dort wird dem Mitarbeitenden ein fester Schreibtisch innerhalb eines Teams zugewiesen. Zusätzlich kann der Neuzugang spätestens ab dem ersten Tag einen eigenen Laptop/Computer erhalten und über wichtige Informationen informiert werden. Ein kleines Willkommensgeschenk liegt auf dem Schreibtisch. Es gibt einen Rundgang durchs Büro und ein gemeinsames Mittagessen. In den ersten Tagen finden immer wieder Kennenlern-Meetings mit allen Abteilungen und Teams statt und der Kontakt zur HR-Abteilung ist allein durch die räumliche Nähe ständig gegeben. Doch wie sieht es aus, wenn der Onboardee…

• … keinen festen Arbeitsplatz/Schreibtisch hat
• … von Tag 1 an unterwegs ist
• … kein festes Team hat
• … in Schichten arbeitet
• … in einem Unternehmen mit Filialstruktur arbeitet
• … nur im Homeoffice sitzt
• … nur geringfügig beschäftigt ist
• … in einer sehr herausfordernden Branche wie Pflege und Medizin tätig ist

Nicht vor Ort: Und nun?

Gerade in handwerklichen Berufen ist der Arbeitsort nicht fest. Betrachten wir zum Beispiel Notfalleinsätze oder Installationen und/oder Inbetriebnahmen von Geräten. In diesen Fällen ist der Arbeitsort gleich Einsatzort. Das bedeutet, dass man selten am selben Ort ist und somit auch kein festes Umfeld hat. Möglicherweise wechselt sogar das Team, je nach Örtlichkeit und Einsatz. Es empfehlen sich also folgende Maßnahmen:

• Eines gilt auch dann, wenn ein:e Kolleg:in keinen festen Arbeitsplatz hat. Vor allem der erste Arbeitstag sollte gemeinsam und persönlich stattfinden. Das kann beispielsweise am Standort der Verwaltung geschehen (oder im Lager, in der Werkstatt, am Fuhrpark, …). Auch wenn der Onboardee nicht auf dem Betriebsgelände arbeiten wird, so kann es dort einen Rundgang geben, um Mitarbeitende zumindest einmal gesehen zu haben.
• Am ersten Tag kann dann auch ein kleines Willkommensgeschenk übergeben werden. Ein Blumenstrauß ist hier weniger passend. Werdet kreativ! Für eine:n Mitarbeiter:in im Außendienst ist vielleicht ein Lunchpaket oder ein Gutschein für die Tankstelle oder eine Bäckerei unterwegs die bessere Wahl.
• Ganz grundsätzlich gilt Folgendes. Auch wenn ein Onboardee kein Berufseinsteiger ist, so sollte man ihn/sie am Anfang niemals allein lassen.
• Wenn für den Berufsalltag ein Fahrzeug, bestimmtes Werkzeug und Berufsbekleidung notwendig sind, so kann man diese Informationen schon vorab abfragen. So bleibt man nach dem Vorstellungsgespräch in Kontakt. Das Anprobieren der Arbeitskleidung kann als kleines persönliches Treffen vor dem 1. Arbeitstag genutzt werden.

Nicht alle Personen zur selben Zeit an einer Stelle: Wie gelingt trotzdem ein guter Kontakt?

Fängt ein:e neue:r Kolleg:in in einem Unternehmen mit Filialstruktur an, gestaltet es sich schwierig, die Mitarbeitenden der anderen Standorte kennenzulernen. Dafür ist eine gewisse Vorbereitung notwendig. Virtuelle Meetings oder auch vorab aufgenommene Videos können hier helfen. Sie steigern die soziale Integration über den eigenen Standort hinaus. Auch die Bildung von Personengruppen und der persönliche Besuch der anderen Standorte können sinnvoll sein.

Denken wir beispielsweise an einen Supermarkt als Arbeitsort. In so einem Fall ist vielleicht nicht das Kennenlernen einer klassischen IT-Infrastruktur wie Laptop und Drucker vonnöten, allerdings andere Arbeitsmittel wie ein Kassensystem.

Wenn eine Person in einem Unternehmen eingestellt wird, welches komplett remote miteinander arbeitet, so muss gewährleistet sein, dass diese Person eigenständig arbeiten kann. Beispielsweise durch die Bereitstellung der Arbeitsmittel und einen ständigen virtuellen Kontakt zu einem Buddy.Auch das Arbeiten im Schichtdienst erfordert eine besondere Sensibilität. Nur weil jemand neu ist und sich vermeintlich „beweisen“ muss, wäre es unfair ihm/ihr nur die unbeliebtesten Schichten zu geben.

Bedenkt, dass euer Ziel ist, den Neuankömmling langfristig zu halten und zu binden. Geht daher ins Gespräch und verteilt die Schichten fair. Bedenkt aber auch hier, dass der Onboardee im Zweifel immer mit anderen Personen zusammenarbeitet. Es ist daher in der Anfangszeit immer wieder nötig, sich neu kennenzulernen.

Besonderes Onboarding: Gesundheitsbranche

Wir alle wissen, wie schwierig und belastend die Situation in der Pflege bzw. in der Gesundheitsbranche für Mitarbeitende sein muss. Wir hören ständig von Überstunden. Keinerlei Zeit bleibt für Pausen. Zu viele Patienten werden einer Pflegekraft zugeteilt (=zu niedrige Pflegeschlüssel). Es herscht Personalmangel und schlechte Bezahlung. Umso schwieriger ist es also, jemanden für Berufe in dieser Branche zu begeistern. Und umso wichtiger, diese zu halten, wenn sie gefunden sind. Dafür kann ein effektives Onboarding einen wichtigen Beitrag leisten.

Wir haben mit jemandem gesprochen, der in der Pflege arbeitet und wollten wissen, was ihm beim Onboarding wichtig wäre: „Eine ordentliche Einarbeitung wäre toll, in der man die Bewohner:innen richtig kennenlernen kann. Es wäre auch schön, wenn man in der Einarbeitungszeit nicht pro Tag eine neue Station kennenlernt, sondern mal eine Woche an einem Ort arbeitet. Ich würde mir wünschen, insgesamt mehr Zeit zu haben, beispielsweise um sich mal zu Patient:innen zu setzen und mit ihnen in Ruhe zu reden. Administrativ wäre es eine Erleichterung, wenn sich alle Beteiligten an den Dienstplan halten würden und auch Rücksicht auf private Termine genommen werden könnte.“