#work@dvinci: Der erste Arbeitstag – ein wichtiger Meilenstein – Erfahrungsbericht

Herausgekommen ist ein bunter Erfahrungsbericht mit Einblick ins Onboarding bei d.vinci und einem insgesamt zufriedenen Fazit.

Helen, die d.vinci seit Mitte Mai im Social Media Bereich unterstützt, blickt auf einen rundherum positiven Start zurück. Sie sagt, dass sie nicht einmal nervös gewesen sei, weil die virtuellen Vorstellungsgespräche alle so gut verliefen: „In den Gesprächen war alles sehr locker und total sympathisch, sodass ich gar keine Unsicherheiten hatte. Und auch in den ersten Wochen war die Ansprache stets auf Augenhöhe, sehr wertschätzend und immer mit Spaß verbunden.“ Eine weitere Kollegin die kürzlich gestartet ist, zieht bisher auch grundsätzlich ein positives Fazit, sagt aber auch, dass die Teilnahme an Online-Meetings deutlich anstrengender ist und das Vernetzen mit anderen Kolleg:innen zuhause schwerer fällt. Schade sei zurzeit auch, dass das Büro nicht vollbesetzt sein kann – das machte den ersten Tag im Büro etwas seltsam. Wir wünschen uns auch wieder mehr Miteinander und hoffen, bald neue Kolleg:innen wieder alle zusammen vor Ort im Büro zu begrüßen.

Gespräche am ersten Arbeitstag

Da ja derzeit klar ist, dass man am ersten Tag nicht die komplette Belegschaft bei einem Bürorundgang oder gemeinsamen Mittagessen kennenlernen kann, versuchen wir in den Gesprächen vorher möglichst viele Personen einzubinden. Natürlich soll kein totales Ungleichgewicht auf beiden Seiten entstehen, deswegen sind diese Gespräche immer sehr locker und man lernt sich einfach kennen. Bei diesen Terminen geht es weniger um die fachliche Eignung als eher um die soziale Passung. Bei Helen und zwei weiteren Kolleginnen hatten wir das Glück, dass an dem Tag einige Personen im Büro waren, mit denen wir auf Abstand gemeinsam Mittagessen und uns kennenlernen konnten: „Das war eine super lockere, ungezwungene Situation und wenn ich nervös gewesen wäre, dann spätestens ab hier nicht mehr“, sagt Helen. Ihr Fazit: „Durch das erste Gespräch mit mehreren Leuten in der Küche habe ich mich direkt als integriertes Teammitglied gefühlt.“

Soziale, fachliche und administrative Integration am ersten Arbeitstag

Ein wichtiger Punkt am ersten Arbeitstag ist das richtige Maß zwischen sozialer und fachlicher Eingliederung zu finden, denn irgendwie muss beides an diesem Tag zumindest ansatzweise geschehen. Das neue Teammitglied muss sozial ankommen, auch wenn der erste Tag im Homeoffice stattfindet, aber auch ein Ausblick auf die ersten Aufgaben ist wünschenswert, damit der/die neu:e Kolleg:in gleich weiß, was zu tun ist. Gerade der Tagesbeginn sollte im Zeichen eines netten Empfangs und einer lockeren Vorstellungsrunde stehen, egal ob remote oder vor Ort. „Die Kolleg:innen haben sich sehr bemüht, dass ich trotz Homeoffice alle kennenlernen konnte“, erzählt eine d.vinci Kollegin. „Nach einer kurzen Vorstellungsrunde hat sich die Stimmung gelockert und der Smalltalk hat sehr schnell eingesetzt und man konnte sich gut austauschen. Das Gespräch war weniger fachlich orientiert, sondern eher auf persönlicher Ebene gestaltet“, fasst Annika den Tagesanfang zusammen.  Auch Anna hatte einen tollen Empfang bei d.vinci und wurde schön begrüßt: „Mir wurde vorher gesagt, wo genau ich mich einfinden soll und ich bin dann ins 5. OG gegangen und wurde dort von Daniela, Team People & Culture, in Empfang genommen. Sie hat mir dann erstmal das Büro gezeigt und auf der Dachterrasse haben wir einen Kaffee getrunken und dabei ganz locker geredet. Toll waren auch der fertig eingerichtete Arbeitsplatz und die Blumen zum Start. Das war eine nette Geste.“

Die fachliche Eingliederung am ersten Tag ist schon etwas herausfordernder, da man das neue Teammitglied auch nicht gleich überfrachten möchte, da die vielen Eindrücke am ersten Tag sowieso schon sehr übermächtig sein können. Annika empfand das allerdings nicht so: „Ich wurde in den ersten Tagen oft gefragt, ob ich die vielen neuen Eindrücke gut verarbeiten kann und ob ich abends kaputt bin. Das war bei den meisten, die mich gefragt haben nämlich der Fall. Da musste ich immer sagen, dass es für mich nicht zu viele Eindrücke waren. Vielleicht lag es auch daran, dass durch die Pandemie nicht so viele Menschen im Büro waren.“  Auch Helen empfand die fachliche Einarbeitung als positiv: „Die Einweisung in meine Tätigkeiten lief entspannt ab.“ Anna meint: „Natürlich muss man durch die Pandemie aufpassen, wenn man im Büro nebeneinander sitzt für die Einarbeitung, aber das geht schon. Aber auch die Einarbeitung von zuhause klappt gut, indem man gegenseitig den Bildschirm teilt.“ Auch Alex war es egal, ob ihm sein Aufgabenbereich persönlich oder virtuell vermittelt wird, da beides gut klappte. Man darf nur nicht vergessen, dass remote Meetings oft anstrengender sind als Meetings vor Ort im Konferenzraum, deswegen sollte man den ersten Tag nicht mit zu vielen Meetings überfrachten, aber trotzdem den Eindruck vermitteln, dass das Onboarding gut geplant ist und dafür sorgen, dass keine Langeweile aufkommt.

Wichtig ist neben der fachlichen und sozialen Eingliederung aber auch, dass letzte administrative Details geklärt werden können. Das sollte aber nicht den ganzen Vormittag dauern oder in den Vordergrund rücken, denn Helen meint dazu: „Ich hatte selbst vor Beginn das Gefühl, dass sich die Kolleg:innen auf mich freuen. Der „Papierkram“ wurde komplett digital gelöst in einem Portal welches mir auch einen Countdown zu meinem ersten Arbeitstag angezeigt hat.“ Idealerweise hat man alle vertraglichen Details schon vorab geklärt und Gepflogenheiten, wie beispielsweise die Mittagsregelung oder den Umgang mit Krankheit, können beim Rundgang oder in einem lockeren Teamgespräch geklärt werden. Schön ist es, wenn das Team oder ein Buddy solche Dinge eigenständig anspricht, sodass das neue Teammitglied keine Angst haben muss, solche Themen zu besprechen. Am ersten Arbeitstag sollte auch die theoretische Einführung in die Unternehmenskultur geschehen. Helen erinnert sich so: „Ich wurde in die Philosophie eingeführt, sodass ich mir ein Bild der Mission machen konnte. Es wurde auch erklärt, wie es vorher abgelaufen ist, und dass ich nun die Möglichkeit habe, eigenständig etwas aufzubauen. Das war ein gutes Gefühl.“

Vor und nach dem ersten Arbeitstag

Natürlich ist der erste Arbeitstag ganz entscheidend in der Candidate Journey, aber denken Sie auch am ersten Tag schon an die nächsten Wochen. Willi und Helen wissen: „Die nächsten Tage nach dem ersten Tag waren geprägt durch das Zurechtfinden. Man beginnt, sich Gedanken über sein Aufgabenfeld zu machen und muss gerade virtuell erstmal ausloten, ob man zurechtkommt und man alles so umsetzen kann, wie man das möchte.“ Es kann also sinnvoll sein, auch am ersten Tag schon das Gespräch mit dem neuen Teammitglied zu suchen und die nächsten Wochen inklusive der anstehenden Aufgaben und Projekte durchzugehen. Hierzu gehört auch das Kennenlernen der anderen Teams und Abteilungen, was vorab durch das Team People & Culture organisiert werden sollte: „Was mir auch sehr geholfen hat, waren die Onboarding Termine für verschiedene Bereiche im Unternehmen, sodass ich schnell lernen, aber gleichzeitig auch die Mitarbeiter:innen kennenlernen konnte, was an allen Ecken das Eis gebrochen hat. Das hat mir einen viel schnelleren Einstieg ermöglicht und auch Berührungsängste genommen.“ So entstehen kein Leerlauf und keine Unsicherheiten. Und selbstverständlich kann ein erster Arbeitstag nur gut ablaufen, wenn der Prozess vorher schon gelungen ist. Dazu gehören zum Beispiel persönliche E-Mails und auch vorab einen Ansprechpartner bereitzustellen (lesen Sie hier mehr zum Thema: Artikel Candidate Experience)

Tipps für einen guten ersten Arbeitstag für Ihr neues Teammitglied

Alle Kolleg:innen, die Erfahrungen geteilt haben, haben auch ein paar Tipps, wie man den ersten Arbeitstag, remote oder vor Ort gestalten kann:  

• Gerade remote könnte man informelle „Kaffeepausen“ einplanen, um locker ins Gespräch zu kommen und nicht nur mit den eigenen Teamkollegen zu reden
• Vernetzung über digitale Kanäle wie Microsoft Teams nicht unterschätzen: Gerade durch den kurzen Dienstweg des Chats kann dem neuen Teammitglied das Gefühl vermittelt werden, immer einen Ansprechpartner bei Fragen zu haben
• Offene Kommunikation nimmt Unsicherheit
• Ein Rundgang durchs Unternehmen und ein gemeinsames Mittagessen sollten auf jeden Fall auf der Tagesordnung stehen. Remote könnte man ein vorab produziertes Rundgangsvideo zur Verfügung stellen und kurz vorm Mittagessen noch mal zum lockeren Austausch einladen
• Ein Vorteil des virtuellen ersten Arbeitstages ist, dass man nicht alle Personen auf einmal kennenlernen „muss“ und man so die Namen besser lernen kann und ruhiger im Unternehmen ankommt
• Eine kleine Aufmerksamkeit (beispielsweise Blumen oder Namenstasse) erfreut das neue Teammitglied
• Das Team vorbereiten, dass jemand Neues dazu stößt: So fühlt sich das neue Teammitglied gleich aufgenommen und nicht viel fehl am Platz
• Um Unsicherheit zu nehmen, sollte man unbedingt vermitteln, wer die Ansprechpartner sind; das gilt remote genauso wie vor Ort. Gerade durch die virtuelle Zusammenarbeit haben sich aber viele Tools entwickelt, mit denen man digital gut zusammenarbeiten möchte: Das kann einen Neuankömmling überfordern. Hierfür könnte ein kurzer Leitfaden helfen.
• Remote könnte man auch einen Teams-Chat einrichten, der vor allem am ersten Tag aber auch in den ersten Wochen genutzt werden kann.
• Nicht zu viel erwarten: Es muss nicht alles am ersten Tag passieren. Das Zurechtfinden und Ankommen findet erst Tage später statt. Gemäß dem Motto: Morgen ist auch noch ein Tag!
• Bedenken Sie immer, dass, egal ob der erste Tag vor Ort oder zuhause stattfindet, eine gewisse Nervosität beim neuen Teammitglied vorherrscht. Auch wenn es vielleicht schon die ein oder andere Möglichkeit gab, sich kennenzulernen. Natürlich kann aber ein virtuelles Ankommen, durch die physische Distanz, die Nervosität auch lindern.
• Remote: Beim ersten Team-Call am Morgen sollten alle die Kamera einschalten.
• Sorgen Sie für eine offene Atmosphäre, die Raum für Fragen zulässt. Das nimmt die Unsicherheit enorm und sorgt für eine schnelle Integration.
• Lassen Sie neuen Mitarbeiter:innen Zeit: Es ist super, wenn sie neue Teammitglieder gleich von Anfang an integrieren und vielleicht sogar schon an Tag 1 ein fachliches Meeting ansteht; wundern Sie sich aber nicht, wenn der/die neu:e Kolleg:in sich erstmal zurückhält und zuhört, um sich einen Überblick zu verschaffen. Hier könnte es auch eine Möglichkeit sein, wichtige Meetings auf Video aufzuzeichnen, damit sich das neue Teammitglied diese zu einem späteren, ruhigeren Zeitpunkt noch mal ansehen kann.
• Remote: Gerade wenn der erste Arbeitstag nicht vor Ort stattfinden kann, sollte man trotzdem nach Möglichkeiten suchen, um sich zumindest kurz persönlich zu treffen. Anna berichtet: „Daniela hat mir den Vertrag vorab persönlich nach Hause gebracht und im Treppenhaus übergeben, weil wir nicht weit voneinander entfernt wohnen. Das war ein super Icebreaker und hat mir ein positives Gefühl gegeben.“

Das Wichtigste ist allerdings: Finden Sie das richtige Maß für den ersten Arbeitstag zwischen sozialem, fachlichen und kulturellem Onboarding: „Mein persönliches Hauptaugenmerk liegt natürlich auf meinen fachlichen Aufgaben, aber es ist toll, dass ich zwischendurch andere Termine habe, die mir zum Beispiel einen Überblick geben, was d.vinci macht und wichtig ist, oder mir ermöglichen, mich mit Kolleg:innen privat auszutauschen“, fasst Anna zusammen.

Wenn Sie jetzt noch mehr zum Thema erster Arbeitstag wissen möchten, laden Sie sich doch unsere Checkliste zum Thema herunter.