work@dvinci: Soziales & kulturelles Onboarding: Ein Herzensthema für Janine & Nora

Wir haben die beiden bei einem Kaffee interviewt und wollten wissen, warum ihnen das Thema des sozialen und kulturellen Onboardings so am Herzen liegt.

Hallo Nora, hallo Janine. Schön, dass ihr Zeit für dieses Gespräch habt. Stellt euch doch mal kurz vor.

Janine: Ich bin Janine und schon einige Jahre bei d.vinci. Vor rund einem Jahr habe ich meine Aufgaben verlagert und bin vom Vertrieb ins Team Customer Success gewandert. Hier habe ich meinen Schwerpunkt im Onboarding und begleite unsere Kunden vom ersten Kontakt bis hin zu inhaltlichen Themen.

Nora: Ich bin Nora und bin seit Mitte 2022 bei d.vinci im Team Personalmarketing. Ursprünglich komme ich aus der klassischen Personalarbeit als Personalreferentin. Ich habe in diesem Bereich viele Jahre verbracht, zuletzt mit dem Schwerpunkt Personalmarketing. Als Consultant berate ich bei d.vinci zu verschiedenen Themen der Candidate Journey.

Wie hat sich das Thema soziales und kulturelles Onboarding herauskristallisiert? Wie seid ihr dazu gekommen?

Janine: Bevor unsere Kunden ihr Onboarding in unsere Software übersetzen, nehmen wir uns einen guten Dreivierteltag Zeit und bereiten die Prozesse mit unseren Kunden gemeinsam vor. Dabei haben wir festgestellt, dass viele ähnliche Herausforderungen haben, z. B. eine hohe Absprungrate während der Probezeit. Nach und nach haben wir herausgefunden, dass es häufig auch daran liegt, dass wenig Kontakt zum Onboardee besteht und eben auch keine Bindung aufgebaut werden kann. So haben wir uns Gedanken gemacht, wie wir das inhaltlich etwas abfangen können.

Nora: Die Inhalte, die unsere Kunden in ihr Onboarding einbauen, betreffen zu einem Großteil die internen, betrieblichen Bedürfnisse (Wer muss informiert sein, wer hat was zu organisieren-, etc.). Die Bedürfnisse der Onboardees sind aber oftmals viel tiefgreifender. Schließlich ist ein Jobwechsel immer auch mit vielen Unsicherheiten verbunden und es ist ein großer Schritt für Onboardees, den sicheren Heimathafen zu wechseln. Es kommen Fragen auf wie: Ist das Team nett, habe ich die richtige Entscheidung getroffen, werde ich wertgeschätzt, werde ich den Erwartungen gerecht, hat sich das Unternehmen im Bewerbungsprozess authentisch dargestellt oder war alles heiße Luft?

Warum ist das Thema so wichtig?

Janine: Zahlen, Daten und Fakten belegen, dass es immer schwieriger wird, neue Kolleg:innen zu finden und im besten Falle wollen wir sie ja auch binden und behalten. Neben den direkten Kosten (z. B. für die Stellenschaltung) die aufkommen, wenn wir den Recruitingprozess von vorne starten müssen, weil jemand seinen ersten Arbeitstag beispielsweise nicht angetreten hat, entsteht auch Frust im Team. Meist sind es Kleinigkeiten, die dazu führen, dass sich neue Mitarbeitende schon vor dem 1. Arbeitstag wohlfühlen.

Nora: Als Ergänzung noch: Der Arbeitsmarkt, wie wir alle ihn Jahrzehnte lang gewohnt waren (mehr Arbeitssuchende als Arbeitsangebote), gehört der Vergangenheit hat. Bewerbende geben den Takt an und dominieren den Markt. Es muss also eine mitarbeitendenzentrierte Arbeitsweise her, um auf diesem umkämpften Markt nicht abgehängt zu werden und um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wie sieht eure Zusammenarbeit mit Kunden aus, die ihr Onboarding verbessern möchten?

Janine: Onboarding-Interessierte kommen entweder als Bestands- oder als Neukunde zu uns, also entweder bauen sie aus oder fangen gerade an, mit uns zu arbeiten. In aller Regel sprechen wir erstmal kurz mit den Kunden und briefen sie, was jetzt alles passiert. Dann verabreden wir einen ca. 30-minütigen Kick-Off, in dem wir uns schon den ersten Input holen, damit auch wir uns vorbereiten können. Im Anschluss (meist liegen da rund 14 Tage zwischen), geht es ans Eingemachte und wir erarbeiten in unserem Workshop – neben den grundsätzlichen Strukturen – konkrete Ideen und Möglichkeiten, die die soziale und kulturelle Integration unterstützen. Wir verstehen uns eher als Trainerinnen und Impulsgeberinnen, weil wir recht methodisch arbeiten und unseren Kunden das Werkzeug an die Hand geben wollen. Wir wollen und können keine fertigen Lösungen liefern, dafür ist jedes Unternehmen anders und darauf wollen wir auch eingehen. Das Onboarding soll authentisch und passend sein.

Was ratet ihr Kunden, wenn ihr merkt, dass noch Potenzial beim Onboarding besteht?

Nora: Es ist immer hilfreich sich selbst in neue Mitarbeitende hineinzuversetzen. Am einfachsten gelingt dies, indem man sich an eigene Jobwechsel erinnert und an die Gefühle, die damit verbunden waren. Ein Beispiel kann das oben angesprochene Bedürfnisse nach Sicherheit sein, da viele Onboardees, die lange nichts von ihrem neuen Arbeitgeber gehört haben, sich fragen „Haben die mich eigentlich noch auf dem Zettel?“. In diese Richtung gehende Zweifel kann man mit einem gut durchdachten Onboarding-Konzept mühelos aus dem Weg räumen. Ähnlich verhält es sich mit kulturellen Werten. Auch hier sollte man hinterfragen, welche Werte man selbst beim Arbeitgeber schätzt, um diese gezielt im Preboarding unterstreichen zu können. So akzentuiert werden Onboardees in ihrer Entscheidung für den neuen Arbeitgeber bekräftigt und die Vorfreude auf den 1. Arbeitstag wird verstärkt. Last but not least sind vorfreudige und glückliche Onboardees tolle Multiplikatoren, die ihre positiven Erfahrungen mit ihrem neuen Arbeitgeber im privaten Umfeld teilen und so ganz ohne extra Kosten auf die Arbeitgebermarke einzahlen.

Welchen Herausforderungen begegnet ihr in eurer Arbeit?

Janine: Die größte Herausforderung ist es, das Thema immer wieder in den Vordergrund zu rücken. In unseren Workshops stellen wir oft fest, dass es sehr positiv angenommen wird. Im Laufe der gemeinsamen Arbeit fällt es aber immer wieder hinten runter, weil der Fokus einfach im Administrativen liegt. Im Best Case gelingt es uns, dass die Berücksichtigung der sozialen und kulturellen Integration genauso selbstverständlich wird wie das Ausfüllen des Personalfragebogens.

Was sagt ihr Kunden, die das hier lesen und unsicher sind, wie gut ihr Onboarding schon ist aber dies gerne überprüfen würden?

Janine: Das Vorhandensein einer Onboarding-Software sagt noch lange nichts über die Qualität des Onboardings an sich aus. Aus genau diesem Grund bieten wir den Workshop, der dann in aller Regel ca. 2 Stunden dauert, auch losgelöst von der Software an. In einem Vorgespräch prüfen wir schon den Ist-Zustand und schauen dann, welche Inhalte wir noch verbessern und ergänzen können.

Eure Schlussworte?

Es war einmal eine Checkliste, die Soziales und Kulturelles vermisste.
Zugehörigkeits- & Wir-Gefühl – ohne die beiden ist’s viel zu kühl.
Sind Werte & Mission eindeutig und klar, wird das Onboarding schlichtweg wunderbar.

Vielen Dank Ihr beiden für das tolle Gespräch!