Die soziale und kulturelle Integration als Schlüssel für ein gelungenes Onboarding

Die Anfangszeit im neuen Job ist für beide Parteien – Unternehmen und neues Teammitglied – sehr aufregend, daher sollte der neue Arbeitgeber versuchen, auf die Bedürfnisse und Fragen des Onboardees einzugehen. d.vinci hat über die Zeit festgestellt, dass zwischen dem Begriff Onboarding und Einarbeitung eine Lücke besteht und häufig nur die fachlichen und formalen Komponenten umgesetzt werden. Zu einem gelungenen Onboarding gehört aber viel mehr: Die soziale und kulturelle Integration.  

Onboarding – mehr als nur fachliche Einarbeitung

Der gesamte Onboardingprozess ist sehr komplex und dauert viele Monate. Auf dem Weg zum integrierten, zufriedenen Teammitglied sind einige Stolper- und Meilensteine zu bewältigen. Wir möchten in diesem Artikel versuchen, klassische Schwierigkeiten im Onboardingprozess herauszustellen und mögliche Lösungswege aufzeigen. Das Wichtigste hierfür ist zu verstehen, dass ein gelungenes Onboarding nicht nur aus der fachlichen Einarbeitung (Kennenlernen der Tätigkeiten) und der formalen Organisation (administrative Aspekte wie Schlüsselausgabe und Personalfragebogen) besteht. Mindestens genauso wichtig sind die sozialen (Wege für die persönliche Verbundenheit) und kulturellen Aspekte (Vermittlung der Werte und Vision). Genau die letzten beiden Ebenen sind die Ebenen, die dazu führen, dass sich ein Teammitglied langfristig wohl- und mit Team und Unternehmen verbunden fühlt. Daher gehen wir in diesem Beitrag vor allem auf diese beiden Ebenen ein.

Tipps für ein gelungenes, soziales Onboarding

Beim Punkt der sozialen Integration kommt es vor allem darauf an, dass sich Onboardees zu keinem Zeitpunkt allein gelassen fühlen – auch und vor allem nicht in der Zeit des Preboardings in der sie noch nicht im Unternehmen sind. Kolleg:innen kennenlernen, Gemeinsamkeiten entdecken und sich dem Team zugehörig fühlen – nur so können Bindungen und gemeinsam gute Ideen entstehen.

• Vor dem 1. Arbeitstag:
  • Rundgangsvideo durchs Büro versenden: Das hilft den Onboardees einerseits sich schon mal räumlich zu orientieren und zeigt ihnen möglicherweise schon seinen Arbeitsplatz. Andererseits lernen sie dadurch bereits einige Gesichter kennen und können sich Teamkonstellationen besser vorstellen.
  • Zu Events einladen: Wenn vor dem 1. Arbeitstag der neuen Teammitglieder bereits ein Firmen- oder Teamevent stattfindet, z.B. ein Sommerfest, sollte man die Onboardees unbedingt dazu einladen. Eine bessere Gelegenheit Teams in ungezwungener Atmosphäre kennenzulernen, gibt es nicht.
  • Willkommenspäckchen verschicken: Egal ob der 1. Arbeitstag noch einige Wochen in der Zukunft liegt oder kurz bevorsteht: Ein Willkommenspäckchen ist immer eine gute Idee. Inhalte können beispielsweise eine persönliche Postkarte, Material des Unternehmens (gebrandete Kugelschreiber oder Kleidung), eine Tafel Schokolade oder eine eigene Kaffeetasse sein.
• Zum oder nach dem 1. Arbeitstag
  • Besonderes Willkommenspräsent vorbereiten: Wenn wir uns eine klassische Arbeitssituation im Büro vorstellen, so ist ein Blumenstrauß als Willkommensgeschenk eine schöne Idee: Diese Onboardees haben schließlich einen festen Arbeitsplatz und können sich ein paar Tage über die Blumen freuen. Findet das Onboarding allerdings außerhalb des Büros, beispielsweise in einem Handwerksbetrieb statt, ist ein Essensgutschein für die Bäckerei nebenan vielleicht die bessere Alternative.
  • Begrüßungsfrühstück organisieren: Ein Frühstück im ganzen Team muss nicht am 1. Tag stattfinden, da dieser sowieso sehr voll mit Terminen und Aufgaben ist. Für die erste oder zweite Woche, wenn der Input bei den Onboardees etwas gesackt ist, kann das eine großartige Idee sein, um sich noch mal in lockerer Atmosphäre kennenzulernen. Es ist auch möglich, das Frühstück in ein Café zu verlegen.
  • Schnitzeljagd vorbereiten: Das ist eine schöne Idee, wenn das Unternehmensgelände größer ist und aus mehreren Bereichen besteht. In der Schnitzeljagd müssen Fragen beantwortet werden wie: „Was wird in Halle 10 produziert?“, „Welches Maskottchen sitzt in der Buchhaltung auf dem Sideboard?“. Einerseits lernen Onboardee so verschiedene Räumlichkeiten aber vor allem auch Personen im Unternehmen kennen, die nicht zum eigenen Team gehören. Fangen mehrere Personen gleichzeitig an, kann die Schnitzeljagd auch gemeinsam oder als Wettbewerb umgesetzt werden.

Ideen für die kulturelle Integration

Das kulturelle Onboarding ist die vermutlich am schwersten umzusetzende Komponente. Gerade wenn das Unternehmen selbst noch dabei ist, die eigenen Werte herauszufinden oder diese zu fixieren. Aber auch, wenn das Unternehmen eine sehr klare Vision und Mission hat, muss diese entsprechend vermittelt werden. Dazu gehört aber mehr, als ein Einzelgespräch mit der Geschäftsführung.

• Vor dem 1. Arbeitstag:
  • Video oder digitales Board mit Unternehmenswerten versenden: Wenn sich Personen im Unternehmen die Mühe machen, Werte und Mission entweder im Bewegtbild festzuhalten oder auf einem digitalen Board zusammenzutragen, so kann dieses den Onboardees zur Verfügung gestellt werden. Diese können so schon vorab in die Unternehmenskultur eintauchen und auf einem digitalen Board sogar direkt Rückfragen stellen.
  • Wenn eine Onboarding-Software inkl. Mitarbeiterportal genutzt wird: Immer wieder Artikel zu verschiedenen Themen der Unternehmenskultur bereitstellen (Dresscode, Imagevideo, Werte): Ein Mitarbeiterportal hilft den Onboardees, frühzeitig anzukommen und Papierkram vorab zu erledigen. Um schon vor der Zeit im Unternehmen die Werte und den Umgang untereinander kennenzulernen, kann die Personalabteilung im Portal verschiedene Artikel und Bereiche freischalten, die beispielsweise den Dresscode vorstellen. Auch das oben angesprochene Werte-Video kann hier bereitgestellt werden.
• Zum oder nach dem 1. Arbeitstag:
  • Bildschirmhintergrund mit Werten oder Mission: Natürlich kann man den Onboardees die freie Wahl lassen, welchen Bildschirmhintergrund sie benutzen möchten. Aber ein voreingestellter Hintergrund, auf dem die Werte und die Mission des Unternehmens dargestellt sind, kann gerade in den ersten Tagen Orientierung geben.
  • Austausch zum Thema Image und DNA: In den ersten Wochen kann es sinnvoll sein, wenn sich eine bunte Gruppe aus dem Unternehmen zusammenfindet und man gemeinsam über das eigene Unternehmensimage philosophiert. Der Raum ist sehr zwanglos, es gibt Gelegenheiten Rückfragen zu stellen und möglicherweise entwickeln sich kreative Ideen, wo das Unternehmen hin möchte oder sollte. Den Onboardees gibt es einen tollen, umfangreichen Einblick, weil Personen aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen.
  • Kulturelle To Dos für den Einarbeitungsplan: Im Einarbeitungsplan können auch Aufgaben zur kulturellen Integration berücksichtigt werden. Sind alle im Unternehmen kuchenbegeistert, kann ein augenzwinkerndes To Do sein: „Backe uns einen Kuchen zum Einstand“.

Anhand dieser Beispiele wird sichtbar, dass die Onboardees zum Teil selbst aktiv werden können, um eine gelungene Integration auf den Weg zu bringen – es wird aber auch deutlich, dass das ganze Unternehmen inklusive der HR-Abteilung wichtige Grundsteine dafür legen kann.

Wir können dir dabei helfen, deine Onboardees effizient und vollumfänglich zu integrieren