Blick in die Praxis bei unserem Kunden: Die Candidate Experience bei d-fine

Liebe Frau Zaman, liebe Frau Lüth. Klasse, dass Sie sich die Zeit für dieses Interview nehmen. Wir möchten heute über das Onboarding und die damit verbundene Candidate Experience bei d-fine GmbH sprechen.

d-fine ist ein europäisches Beratungsunternehmen mit Fokus auf quantitativen Fragestellungen und der Entwicklung nachhaltiger technologischer Lösungen. Der Beratungsansatz von d-fine basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und einem Team mit analytischer und technologischer Prägung. Eine Kombination, die sich durch passgenaue, effiziente und nachhaltige Umsetzungen bei mehr als zweihundert Kunden aus allen Wirtschaftsbereichen bewährt hat.

Anfang des Jahres haben Sie das d.vinci Onboarding eingeführt. Das d.vinci Bewerbermanagement nutzen Sie schon länger. Warum haben Sie sich für das d.vinci Onboarding entschieden? Was war Ihre Intention?

Was besonders in Erinnerung bleibt, ist stets der erste Eindruck. Aus diesem Grund möchten wir bei d-fine schon vor dem ersten Arbeitstag begeistern und an den erfolgreichen Recruiting-Prozess anknüpfen.

Wir haben bereits seit vielen Jahren einen sehr ausgereiften Onboarding-Prozess, um unsere Neueinsteigenden bestmöglich auf ihre Tätigkeit für unsere Kunden, aber eben auch auf die notwendigen administrativen Abläufe bei d‑fine vorzubereiten. In diesen Prozess sind neben der Personalabteilung auch alle anderen Abteilungen bei d-fine involviert.

In der Vergangenheit haben wir immer wieder festgestellt, dass neue Kolleginnen und Kollegen insbesondere in den ersten Wochen eine ungemeine Flut an Informationen erhalten haben. Allerdings sind diese oft wieder in Vergessenheit geraten und es fiel schwer, den Überblick zu behalten, da Informationen unsortiert und auf unterschiedlichen Kanälen zur Verfügung gestellt wurden. Unser bisheriges Vorgehen, zu vielen Themen noch einmal per Mail zu informieren, führte leider lediglich zu vollen Posteingängen.

Mit dem d.vinci Onboarding starten wir den Onboarding-Prozess und die Bereitstellung von Informationen nun bereits mit der Vertragsunterschrift. Von da an bis zum Eintritt stellen wir in regelmäßigen Abständen informative und individuelle Artikel zur Verfügung, die die Neueinsteigenden gezielt auf ihren neuen Alltag bei d-fine vorbereiten sollen.

Auch einige Aufgaben, die für die neuen Kolleginnen und Kollegen in den ersten Wochen anstanden, werden nun bereits vor Eintritt erledigt und verschlanken so auch die To-Do-Liste der ersten Arbeitstage.

Die Info-Mails haben wir durch Portalartikel, sogenannte Knowledge Nuggets, ersetzt, die in den ersten 6 Monaten ihrer Tätigkeit in regelmäßigen Abständen relevante Informationen zu aktuellen Themen zur Verfügung stellen.

Sie haben Ihre neuen Mitarbeiter:innen nachdem Sie ein paar Tage bei Ihnen waren, in Bezug auf das neue Onboarding-System befragt. Warum haben Sie das gemacht und was wollten Sie erreichen?

Das Onboarding bei d-fine ist, zumindest für die meisten, ein einmaliges Erlebnis. Daher fällt es schwer Vergleiche zu ziehen: Was war vorher besser? Was ist jetzt besser? Was ist noch ausbaufähig?

Wir haben unseren neuen Onboarding-Prozess im ersten Schritt mit den Neueinsteigenden eines Monats sowie einigen internen Test-Usern in Form eines Pilotprojekts gestartet, dies auch ganz offen kommuniziert und alle User eingeladen, jederzeit Feedback zu geben, auf Fehler hinzuweisen, etc.

Mit der Umfrage wollten wir noch einmal strukturiertes Feedback erhalten, sowohl zu den Inhalten, zu der Optik als auch zu den Funktionalitäten des Systems. Was kam gut an? Was könnte besser sein? Welche Informationen haben gefehlt oder waren zu viel? Kamen die Informationen zum richtigen Zeitpunkt? Wie war die Nutzbarkeit des Systems? Anhand der Ergebnisse wollten wir prüfen, ob wir die Erwartungen unserer künftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfüllen.

Schon seit langem holen wir Feedback bei unseren neuen Kolleginnen und Kollegen ein, um unseren Onboarding-Prozess kontinuierlich zu hinterfragen und zu optimieren. Daher ging es uns auch bei dieser Befragung darum, das Onboarding-Erlebnis für zukünftige Neueinsteigende noch weiter zu verbessern und vor allem kurzfristig Inhalte und Abläufe im Onboarding-System für die Folgemonate anzupassen.

Wie fiel das Feedback Ihrer neuen Kolleg:innen aus? Und was haben Sie mit dem Feedback gemacht?

Unsere Neueinsteigenden haben sehr gezielt und konstruktiv Feedback gegeben, welches durchweg sehr positiv war. Sowohl die Inhalte als auch die Funktionalitäten und die Optik des Onboarding-Systems kamen sehr gut an.

Bei der Auswertung des Feedbacks haben wir erstmal zwischen den Verbesserungsvorschlägen zu inhaltlichen Themen und den Verbesserungsvorschlägen zur Usability des Systems und Optik unterschieden.

Anschließend haben wir die Häufigkeit der Nennung betrachtet und die Feedbacks entsprechend priorisiert. Konstruktives Feedback zu inhaltlichen Punkten konnten wir schnell umsetzen. Auch einigen Feedbacks in Bezug auf Optik und Funktionalität des Systems konnten wir eigenständig durch einfache systemseitige Anpassungen begegnen.

Systemseitige Feedbacks, welche zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht umsetzbar sind, haben wir mit einem d.vinci Kollegen aus dem Produktmanagement besprochen. Gemeinsam haben wir mögliche Workarounds erarbeitet oder die notwendigen Anforderungen definiert, sodass diese in der Entwicklungsplanung bei d.vinci berücksichtigt werden können.

Konnten Sie aus dem Feedback herauslesen, wo Sie gut aufgestellt sind?

Wir haben schon immer ein sehr positives Feedback zu unserem Onboarding-Prozess erhalten. Daher waren wir bereits vor der Umfrage recht sicher, dass die Inhalte gut und sinnvoll platziert sind. Die Umfrage hat uns dies an vielen Stellen bestätigt.

Die Visualisierung der Informationen durch das Onboarding-System ist natürlich wesentlich anschaulicher und strukturierter. Zudem bieten wir den Neueinsteigenden eine Plattform, auf der sie alles finden, unabhängig davon, welche d-fine Abteilung für die Informationen zuständig ist.

Wo lagen ggf. noch Schwierigkeiten und wie möchten Sie diese angehen?

Wir glauben, dass die größte Schwierigkeit noch darin besteht, die User regelmäßig in das System zu locken, um (neue) Artikel zu lesen und vor allem um anfallende Aufgaben zu bearbeiten.

Sowohl wir als auch die Neueinsteigenden vermissen aktuell noch regelmäßige oder auch individuelle Benachrichtigungen zu ausstehenden Aufgaben und neuen Artikeln, beispielsweise durch eine wöchentliche Info-Mail. Dies ist recht deutlich aus dem Feedback hervorgegangen und auch für uns ist es natürlich essentiell, unsere neuen Mitarbeitenden zu motivieren regelmäßig ins System zu schauen.

Auch haben wir das Feedback erhalten, dass die Neueinsteiger und Neueinsteigerinnen sich eine Kategorisierung der bestehenden Portalartikel wünschen, um sich einen schnellen Überblick je nach Thema zu verschaffen. Als Workaround, bis uns hier entwicklungsseitig etwas zur Verfügung steht, planen wir eine farbliche Kennzeichnung der Grafiken der verschiedenen Artikelkategorien.

Werden Sie diese Art des iterativen Vorgehens (Einführung, Testphase, Einsammeln von Feedback, ggf. Anpassung) beibehalten?

Definitiv. Dieses Vorgehen ist bei d-fine schon lange Standard. Für uns ist die User Experience, bei allen HR-Angeboten und nicht nur bei der Einführung neuer Systeme, unabkömmlich, da langfristig nur ein ganzheitlich positives Nutzererlebnis überzeugen kann. Deshalb ist die Auseinandersetzung mit den Wünschen und Bedürfnissen unserer User einer der wichtigsten Faktoren bei neuen Projekten. Durch Pilotphasen und Feedbacks haben wir frühzeitig die Möglichkeit gegenzusteuern und mit einem ausgereiften Angebot live zu gehen.

Was ist Ihnen grundsätzlich beim Einstellungsprozess wichtig?

Die wichtigsten Punkte, welche auch seitens der Bewerberinnen und Bewerber sehr positiv wahrgenommen werden, sind unsere Schnelligkeit und unsere konstante Kommunikation.

Durch gute Prozesse, sowohl in der Sichtung durch die Personalabteilung als auch in der Sichtung durch die d-fine Geschäftsführung, kommen wir sehr schnell zu einem ersten Ergebnis und können im besten Fall schon wenige Tage nach dem Einreichen der vollständigen Bewerbungsunterlagen eine Einladung zum Gespräch aussprechen. Auch das kurze und schnell zu befüllende Bewerbungsformular in unserem Stellenportal wird seitens der Bewerberinnen und Bewerber immer wieder lobend erwähnt.

Das Gesprächserlebnis ist ebenfalls ein wichtiger Punkt in der Candidate Experience bei d-fine. Es finden in der Regel drei Gespräche statt, die aufeinander aufbauen und umfassend Gelegenheit zum fachlichen und persönlichen Austausch auf Augenhöhe bieten. Die ersten beiden Gespräche werden von Kolleginnen und Kollegen aus den Fachbereichen geführt, welche einen ähnlichen Background haben wie die jeweilige Bewerberin oder der jeweilige Bewerber. Das dritte Gespräch, bzw. Abschlussgespräch, führt stets ein Mitglied unserer Geschäftsführung. Die Entscheidung, ob abschließend ein Vertragsangebot unterbreiten wird, treffen die Gesprächsführenden gemeinsam.

Auch in der Kommunikation der Entscheidung zeichnen wir uns durch Schnelligkeit aus. In der Regel geben wir ca. 1 Woche nach dem Gespräch eine Rückmeldung. Wird ein Vertragsangebot ausgesprochen, so erstellen wir dieses innerhalb weniger Tage unkompliziert direkt über d.vinci und bringen es auf den Postweg.

Entscheidet sich die Bewerberin bzw. der Bewerber das Angebot anzunehmen, beginnt unmittelbar der Onboarding-Prozess. Im Onboarding-Portal finden unsere Neueinsteigenden jeweils zum passenden Zeitpunkt übersichtliche Informationen rund um den Einstieg und die Arbeit bei d-fine.

Über den ganzen Prozess hinweg, sowohl im Recruiting als auch im Onboarding, stehen wir im konstanten Austausch mit den Bewerberinnen und Bewerbern bzw. den Neueinsteigerinnen und Neueinsteigern. Zudem stellen wir sicher, dass bei Rückfragen oder Unsicherheiten stets eine persönliche Kontaktperson bekannt ist.

Wie hat die derzeitige remote Arbeitssituation unter Pandemie-Bedingungen Ihre Candidate Experience verändert?

Die aktuelle Situation war insbesondere in den ersten Monaten für uns alle eine Herausforderung.

So z. B. die Umstellung auf Remote-Interviews, der Umgang mit neuer Technik und ein komplett anderes Gesprächs-Setting. Hier haben wir viel investiert, um die Umstellung so angenehm wie möglich zu gestalten. Durch Hand-Outs mit Beschreibungen und zusätzlichen Informationen (insb. zur Technik) haben wir sowohl die Bewerberinnen und Bewerber als auch die internen Gesprächsführenden, so gut wie möglich auf die veränderten Bedingungen vorbereitet und konnten so einen reibungslosen Ablauf schaffen. Unserem Anspruch, die gesamte Candidate Journey zu einem angenehmen Erlebnis zu machen, sind wir hierbei sehr gut gerecht geworden. Und auch der persönliche Eindruck, der im Bewerbungsgespräch ja ein wichtiger Faktor ist, kann durch Video-Calls gut eingefangen werden – auch wenn es einem persönlichen Gespräch nie 100%ig gleichkommt.

Im Onboarding haben wir relativ schnell wieder von einem kompletten Remote-Onboarding auf ein Mix-Format mit Teststrategie umgestellt. Der persönliche Kontakt, besonders in den ersten Wochen, ist nicht durch Video-Calls zu ersetzen. Insbesondere da es hier, anders als in einem Bewerbungsgespräch, keine 1:1 Situation ist, sondern Gruppen von ca. 10-15 Neueinsteigenden gebildet werden, die gemeinsam die Onboarding-Trainings durchlaufen. Ohne einen ersten persönlichen Austausch fehlt oft das Vertrauen im digitalen Raum aufeinander zuzugehen und zu kommunizieren.

Für die Remote-Phasen im Onboarding und auch danach haben wir unterschiedliche Angebote geschaffen, die die Neueinsteigenden und auch alle anderen d-fine Mitarbeitenden nutzen können um in einen fachlichen oder informellen Austausch zu kommen.

Vielen Dank für Ihre Zeit und den praktischen Einblick in Ihr Onboarding! Wir freuen uns sehr über Ihr positives Feedback und können nur sagen: „Die Zusammenarbeit mit d-fine ist für uns eine Win-Win-Situation und ein Miteinander auf Augenhöhe. Die aktive Teilnahme an der Produktentwicklung seitens d-fine ist absolut wertvoll für uns.“