#work@dvinci – d.vinci Insights: Die Onboarding-Story

Wir möchten das Thema aber nicht beratungsseitig betrachten, sondern Ihnen auch erzählen, wie unser d.vinci Onboarding-System entstanden ist und welche Geschichte dahintersteckt. Dafür haben wir Martin Rozmus und Tobias Tiedgen, Team Produktmanagement bei d.vinci, die richtigen Fragen gestellt und Antworten entlockt.

Wie kam es zur Entwicklung des d.vinci Onboardings?

Tobi erzählt, dass es schon eine ganze Weile klar war, dass wir ein neues Produkt entwickeln wollten. Unklar war nur, welches Produkt es sein sollte. Zum Start wurden erstmal mehrere Optionen angeschaut, wobei sich recht zügig rauskristallisierte, in welche Richtung es gehen soll: „Uns war schnell klar, dass wir keinen Flickenteppich wollen, das heißt, das neue Produkt sollte ans Bewerbermanagement anschließen und nicht ganz vorne oder ganz am Ende des Prozesses liegen.“

Schließlich gab es noch zwei Optionen:

• Ein Kandidatenmanagementsystem à digitales Management von Personen, die sich noch nicht beworben haben (TRM, Talent Relationship Management)
• Ein Onboarding-System à digitales Management von Personen, die demnächst anfangen, im Unternehmen zu arbeiten

Mit den beiden Optionen im Hinterkopf wurden dann erste Gespräche mit Kunden geführt. Hierbei wurde schnell deutlich, dass es für die zweite Idee, das Onboarding, mehr Potential und auch mehr mögliche Anwender geben würde. Hinzu kam dann noch der Aspekt der Beratung rund ums Thema. „Durch unser Team des Personalmarketings wollten wir eine Lösung, die auch beratungsseitig abbildbar war. Hier hatten wir beim Onboarding direkt mehr Angriffspunkte“, erinnert sich Martin. Zudem war das Onboarding zu dem Zeitpunkt etwas ganz Neues, es gab so gut wie keine Konkurrenz. Beim Talent Relationship Management kam hinzu, dass es datenschutzrechtlich schwieriger umzusetzen gewesen wäre und daher auch schwieriger zu verkaufen.

In einem größeren interdisziplinären Meeting haben wir dann gemeinschaftlich geschaut wo wir stehen und haben uns zusammen dazu entschlossen, das d.vinci Onboarding zu entwickeln. „Unter der Prämisse ,Man kann nicht nicht onboarden‘ waren wir zuversichtlich, dass Kund:innen und Interessent:innen das Produkt annehmen“, so Martin.

Unsere Produktvision sah so aus: „Unsere Lösung hilft Personalabteilungen und Führungskräften ihren Onboarding-Prozess professionell und innovativ zu gestalten, um produktivere Mitarbeiter:innen langfristig an das Unternehmen zu binden.“

Wie sah der Entwicklungsprozess aus?

Grundsätzlich kann man sagen, dass bei der Entwicklung viele Dinge parallel liefen, damit wir möglichst schnell Wissen aufbauen konnten:

• 15 qualitative, sehr gezielte Kundeninterviews mit konkreten Fragestellungen:
  • Was wünschen Sie sich?
  • Was benötigen Sie gerade?
  • Würden Sie das Produkt kaufen?
• Aufsetzung des Projektes:
  • Vision skizziert
  • Was wollen wir damit erreichen?
  • Einteilung von Entwicklungsressourcen
  • Beteiligung von verschiedenen Gruppen:
    • Entwicklung und Produktmanagement
    • Interdisziplinäre Termine mit Vertretern aus jedem Team, um eine gemeinsame Vision zu entwickeln
    • Steering Committee, um operative Fragen zu klären
• Mit Personalmarketing Beratungsleistung definiert
  • Mehr Wissen angeeignet
  • Wie können Synergien geschaffen werden?

Bei der Entwicklung sind wir nach dem Scrum-Modell vorgegangen. Während des ganzen Prozesses haben wir immer wieder interdisziplinäre Workshops gemacht, die uns sehr geholfen haben. Martin erinnert sich an einen Workshop ganz besonders: „Es ging um das d.vinci Mitarbeiterportal. Wir haben in unserem Kreativraum „große Freiheit“ zusammengesessen und hatten Personen aus unterschiedlichen Personen dabei. Unsere Azubine Hanna hat eine große Rolle gespielt und viel wichtigen Input gegeben. Das hat mir ein bisschen die Augen geöffnet.“ Diese Workshops waren immer sehr wertvoll, um möglichst viele unterschiedliche Perspektiven einzufangen und die Bedürfnisse vieler Personen abzufragen.

Ein weiterer Workshop der in Erinnerung geblieben ist, war mit den ersten Prototypen des d.vinci Onboardings. Hier waren das Produktmanagement und unser Customer Service und die Consultants beteiligt. Es gab Entwürfe dazu, wie eine erste Akte oder ein Zeitstrahl aussehen könnte. Innerhalb des Workshops wurden Umfragen zur Erwartungshaltung geführt. Im Anschluss an die Interpretationen der Teilnehmer:innen wurden Verbesserung anhand der neuen Erkenntnisse vorgenommen. Innerhalb dieses Meetings gab es hitzige Diskussionen, unter anderem auch über Begrifflichkeiten wie „Meilenstein“ und „Aufgaben“. „Man kann schon sagen, dass es nicht einfach war, die Idee am Anfang zu entwickeln und vor allem das gemeinsame Verständnis dafür zu schaffen“, meint Martin rückblickend.

Ein weiterer ganz wichtiger Punkt im Entwicklungsprozess war unser Early Adopter Programm. Hierbei hatten ca. 10 Kund:innen die Möglichkeit das d.vinci Onboarding weit vor dem Livegang produktiv zu nutzen. Mit diesen Kund:innen standen wir dauerhaft im Austausch und konnten so wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Das Early Adopter Programm lief folgendermaßen ab:

• Annahme: „Das Produkt bzw. das ganze Thema ist für alle Beteiligten neu!“ à Wir wussten daher, dass die Tester:innen kein Risiko eingehen wollten und schnürten daher ein Paket
• Die Unternehmen können das Produkt sechs Monate lang für einen festen Betrag in Gänze testen und gehen kein Risiko ein, weil der Test automatisch ausläuft
• Bei Interesse, das Produkt weiter zu nutzen: Angebot für regulären Betrieb
• Bedingung: d.vinci möchte regelmäßig erfahren, wie das System ankommt, was fehlt und was gut funktioniert. Dazu gab es 1:1 Gespräche alle vier Wochen für jeweils eine Stunde.
• Am Ende ist es für alle eine Win-Win-Situation: Wir können wertvolle Produktiv-Erkenntnisse gewinnen und die Early Adopter kommen mit dem Thema Onboarding in Berührung und können selbst schon die ersten Neuankömmlinge produktiv onboarden.
• Für uns war das ein klassisches agiles Vorgehen: Funktionierende Software so schnell wie möglich an den Endkunden bringen, um echtes Feedback zu erhalten. Somit war das Early Adopter Programm für uns auf vielen Ebenen sehr erfolgreich.

Wo gab es Schwierigkeiten und was würde man heute anders machen?

Natürlich lief nicht immer alles glatt. Das ist aber auch völlig logisch. Das Onboarding war das erste Produkt, das wir komplett von Grund auf selbst aufgesetzt und entwickelt haben. Das Bewerbermanagement haben wir damals auch selbst entwickelt, aber die Situation war mittlerweile eine ganz andere, weil die Firma gewachsen und die Entwicklungsabteilung anders aufgestellt war. Das erforderte natürlich an vielen Stellen eine ganz andere Art der Kommunikation.

Herausfordernd war beispielsweise die Balance zwischen Softwareprodukt und Beratungsleistung zu finden. Hier ging es mal darum zu definieren, welche Aufgaben bei Auslieferung des Systems schon eingestellt sind. Es durften nicht zu wenige sein, um den Nutzer:innen genug Inspiration zu liefern, was alles mit dem d.vinci Onboarding möglich ist. Zu viele Aufgaben wären aber auch schwierig, weil das schon einen Teil der Beratungsleistung unseres Personalmarketing-Teams weggenommen hätte.

Heute wissen wir all diese Dinge und berücksichtigen diese in der Entwicklung unseres dritten Softwareprodukts:

• Wir gehen heute viel früher in die Reflexion des Prozesses. Beim Onboarding haben wir nicht häufig genug hinterfragt, ob wir alle Beteiligten abgeholt haben. Durch die früheren Reflexionsrunden können wir den Prozess rechtzeitig anpassen und Informationen nachreichen.
• Wir haben gelernt, dass es schwierig war, ein gemeinsames Verständnis für das Produkt zu entwickeln. In den übergreifenden Meetings wurde oft heiß diskutiert. Das ist auch wertvoll, aber wir möchten dieses Mal klarer kommunizieren und alle noch besser abholen.
• Beim d.vinci Onboarding haben wir viele Kolleg:innen gleich von Anfang an mit ins Boot geholt (Produktmanagement, Entwicklung), viele aber auch nicht, weil Sie nicht am Tagesgeschäft der Entwicklung beteiligt waren. Durch interdisziplinäre Workshops und Steering Committees haben wir versucht, das zu lösen. Es hätten aber alle Kolleg:innen stärker einbezogen werden müssen. Das versuchen wir bei der Entwicklung des dritten Softwareprodukts besser zu machen.

Wie war der Zeitplan für die Entwicklung des d.vinci Onboardings?

„Ich würde sagen, dass wir recht schnell waren mit der Entwicklung des d.vinci Onboardings. Aber natürlich muss man sagen, dass wir nie ‚fertig‘ sind. Das System wird dauernd weiterentwickelt“, sagen Martin und Tobias.

Unser Zeitplan sah ungefähr so aus:

• Anfang 2017: erste Idee zu neuem Produkt, ca. 1 ½ Jahre vor Start der Entwicklung
• Erstes Steering Committee: 18. Januar 2018
• Kund:innen-Interviews: Februar und März 2018
• Start der Entwicklung: 12.06.2018 (Sprint 0)
  • Technische „Nussschale“, Bedingungen für die Entwicklung herstellen, Entschluss zu anderer Entwicklungstechnologie als beim d.vinci Bewerbermangement
• Launch: Februar 2019
• Wichtiger Meilenstein Mitarbeiterportal: August 2019

Rückblickend ziehen Martin und Tobi stolz folgendes Fazit: „Wir bereuen es mit keiner Sekunde uns für die Entwicklung des d.vinci Onboardings entschieden zu haben!“