Preboarding
Das Preboarding ist ein Teil des Onboardings. Onboarding kann in verschiedene Phasen unterteilt werden, wovon das „Preboarding“ die zweite benennt.
Preboarding
Die 4 Onboarding-Phasen im Überblick
- Absichtserklärung (Vertragsunterschrift)
- Preboarding (Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag)
- Onboarding (Ab 1. Arbeitstag bis zum Ende der Probezeit)
- Betreuung (nach Beendigung des eigentlichen Onboardings beginnt die Betreuungsphase mit Feedbackgesprächen)
Was ist Preboarding?
Das Preboarding beschreibt den Zeitraum zwischen der Absichtserklärung (Vertragsunterschrift) und dem ersten Arbeitstag, d.h. den Zeitraum, den ein:e Bewerber:in bis zum 1. Tag zu überbrücken hat. Auch in dieser Zeit kann schon eine Bindung des neuen Mitarbeitenden an den Arbeitgeber stattfinden, z.B. indem das neue Teammitglied vorab schon zu einem Event eingeladen wird oder alle nötigen Informationen zum ersten Tag erhält. So wird der Prozess der Einarbeitung von Anfang an als positiv empfunden. Gerade in Fällen, in denen ein neues Teammitglied einen langen Zeitraum zu überbrücken hat, ist das Halten des Kontakts sehr wichtig, damit sich der/die neue Kolleg:in wohl und willkommen fühlt.
Ideen fürs Preboarding
Sollte vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden ein Team-Event stattfinden, so ist es toll, ihn oder sie dazu einzuladen, damit er/sie vorab seine/ihre neuen Kolleg:innen kennenlernt und man sich in ungezwungener Atmosphäre unterhalten kann. Gerade am ersten Arbeitstag prasseln so viele neue Eindrücke auf das neue Teammitglied ein, da ist es schön, wenn er zumindest sein/ihr Team schon vorab einmal kennengelernt hat. Genauso kann man die Zeit der Überbrückung dazu nutzen, schon Formalitäten zu klären, d.h. Dokumente einzureichen und zu unterschreiben. So müssen diese Dinge auch nicht am ersten Arbeitstag geklärt werden und der Start ist sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung entspannter.
Sie können Ihre neuen Mitarbeiter:innen mit verschiedenen Maßnahmen unterstützen:
- Relocation-Service: Unterstützung beim Umzug, Wohnungssuche, Sightseeing-Plan der neuen „Heimatstadt“
- „Blind-Date“ mit den Kolleg:innen aus dem neuen Team vor dem ersten Arbeitstag
- Für den Sonderfall der internationalen neuen Mitarbeiter:innen: Diese benötigen ggf. zusätzliche Informationen (Arbeit, Familie, Behörden, Wohnort)
- Stellen Sie Ihren neuen Mitarbeitenden schon vor dem ersten Tag Benefits, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden können, zur Verfügung
Preboarding in der Pandemie
Für die derzeit besondere remote Situation, lassen sich folgende Tipps beachten:
- Ausstattung im Mobile Office
- Für das Mobile Office mit dem Onboardee besprechen, wie er/sie zuhause eingerichtet ist und ob noch Arbeitsausstattung (z.B. Bildschirm, Stuhl) organisiert werden muss. Diese Dinge gerne schon vor dem ersten Tag zur Verfügung stellen.
- E-Learning
- Lassen Sie Ihr neues Teammitglied schon an internen Weiterbildungsmaßnahmen und online Learnings teilnehmen, sodass er/sie sich schon spezifisch aufschlauen kann
- Arbeitsmaterial
- Arbeitsmaterial und ggf. Visitenkarten schon vorab per Post zuschicken. Visitenkarten geben das Gefühl, dass der/die neue Kolleg:in schon Teil des Teams ist
- Gemeinsam Mittagessen geht auch remote
- Ein remote Mittagessen mit dem zukünftigen Buddy organisieren und sponsern, damit sich die beiden schon ungezwungen kennenlernen können
- Online Team-Event
- Sollten Sie ein Online Team-Event planen, können Sie Ihr neues Teammitglied dazu einladen. Seien Sie aber in diesem Fall mit vollem Herzen dabei und schalten Sie die Kamera ein und begrüßen den neuen Mitarbeitenden persönlich.
Ganz grundsätzlich ist es wichtig, die Authentizität und Schnelligkeit der Reaktion auch nach dem Vertragsabschluss beizubehalten. Machen Sie auch jetzt keine falschen Versprechungen und reagieren Sie zügig. Planen Sie aber zeitgleich immer ausreichend Zeit ein – es ist nicht sinnvoll, einfach viele Aufgaben aus dem Preboarding in die 3. Phase des Onboardings zu verlegen.
Preboarding mit d.vinci
Die d.vinci Onboarding-Software unterstützt Sie nicht nur bei der dritten Onboarding-Phase sondern auch beim Preboarding. Sie können alle Aufgaben, die während der Zeit der Vertragsunterschrift und des ersten Arbeitstages anfallen strukturiert und übergreifend mit anderen Teammitgliedern abarbeiten und vergessen nichts.
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