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Preboarding: Wohlfühlen vor dem 1. Arbeitstag
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Topic: Onboarding
Preboarding: Wohlfühlen vor dem 1. Arbeitstag
Das Preboarding benennt eine häufig unterschätzte Phase im Onboarding-Prozess.
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Mit dem Preboarding ist die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und 1. Arbeitstag gemeint, die häufig nicht nur ein paar Tage andauert, sondern mehrere Wochen oder Monate. Umso wichtiger also, dass Arbeitgebende diese Zeit nutzen, um ihre Onboardees von Anfang an zu binden.
Für viele Arbeitgebende fängt die Beziehung zu neuen Mitarbeitenden erst mit dem ersten Arbeitstag an – für die neuen Mitarbeitenden selbst beginnt diese allerdings schon viel früher. Sie startet eigentlich mit dem allerersten Kontakt – beispielsweise durch eine Stellenausschreibung im Internet oder eine Werbeanzeige. Ernster wird es dann mit dem Vorstellungsgespräch und richtig ernst wird es mit der Vertragsunterschrift – also dem Zeitpunkt, an dem sich nicht nur der Arbeitgeber für eine Zusammenarbeit mit der neuen Person entscheidet, sondern auch umgekehrt. Im Anschluss folgt die Zeit des Preboardings, die, gerade bei Kündigungen außerhalb der Probezeit, recht lang sein kann.
Warum ist das Preboarding so wichtig?
Ist die Einstellung eines neuen Mitarbeitenden für Unternehmen eine Selbstverständlichkeit, so ist ein neuer Job für eine:n Angestellte:n dies noch lange nicht. Mit einer neuen Position verlässt ein Onboardee immer seinen sicheren Hafen und begibt sich in unbekanntes Fahrwasser. Für ihn/sie herrscht also Unsicherheit und eine frühe Bindung ist umso wichtiger. Gerade die Zeit des Preboardings in der das neue Teammitglied noch nicht beim neuen Arbeitgeber vor Ort ist, aber beim alten schon gekündigt hat, ist eine aufregende Phase, in der es nach Sicherheit und nach dem Gefühl sucht, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Dieses Gefühl können Arbeitgebende vermitteln – in dem sie das neue Teammitglied in dieser Zeit nicht allein lassen – dabei helfen verschiedene Maßnahmen.
Arbeitgebende sollten hier nie vergessen, dass ein neues Teammitglied auch nach unterschriebenem Vertrag einen Rückzieher machen kann und möglicherweise einfach nicht zum ersten Arbeitstag erscheint, wenn er/sie sich nicht frühzeitig gebunden fühlt.
Maßnahmen und Tipps für das Preboarding
- Entlastung für den ersten Arbeitstag: Alle Dinge, die vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden können, sollten bis dahin abgeschlossen sein. Das erste Aufeinandertreffen vor Ort ist für die Onboardees ohnehin sehr aufregend – umso besser also, wenn man sich genau darauf vollends konzentrieren kann und nicht noch jede Menge Papierkram am ersten Tag abgearbeitet werden muss.
- Ansprechpartner:in nennen: Onboardees sollten immer wissen, an wen sie sich wenden können. Möglicherweise ist das jemand aus der Personalabteilung, vielleicht aber auch jemand aus dem zukünftigen Team. Darüber sollten Onboardees immer informiert sein.
- Früh sozial integrieren: Sollte vor dem 1. Arbeitstag bereits ein Team- oder firmenweites Event stattfinden, so sollte das neue Teammitglied in jedem Fall dazu eingeladen werden. Das ist eine tolle Gelegenheit, um die neuen Gesichter in ungezwungener Atmosphäre kennenzulernen. Findet kein Event statt, kann ein Teamvideo eine schöne Alternative sein – gerade, wenn die Onboardees in einem großen Team starten.
- Räumlichkeiten vorab kennenlernen: Ein Rundgangsvideo des Büros oder des Geländes kann vorab aufgenommen und verschickt werden – so lernen die Onboardees gleich ihren zukünftigen Arbeitsplatz kennen.
- Früh kulturell integrieren: Gibt es Grafiken oder digitale Boards, auf denen die Unternehmenswerte skizziert und festgehalten wurden, so können diese den Onboardees bereitgestellt werden – so können sie direkt von zuhause in die Unternehmenskultur eintauchen und bereits Rückfragen stellen.
- Updates bereitstellen: Hat beispielsweise die IT den Arbeitsplatz eingerichtet, kann man diesen fotografieren und mit einer netten Grußbotschaft verschicken: „Dein Schreibtisch wartet schon auf dich!“
- Die Post ist da: Ein Willkommenspäckchen ist eine großartige Geste, die Wertschätzung und Vorfreude zeigt. Inhaltlich sind kaum Grenzen gesetzt: von einer handgeschriebenen Karte, über eine personalisierte Tasse bis hin zu einem gebrandeten T-Shirt.
- Unterstützung anbieten: Wechselt ein neues Teammitglied für den Neustart bei euch den Wohnort, sollte Unterstützung bei Wohnungssuche und Umzug angeboten werden.
- Sonderfall remote Preboarding: Wird der Start von Onboardees remote abgebildet (beispielsweise, weil die Tätigkeit nur im Homeoffice stattfindet), so sollte frühzeitig das benötigte Arbeitsmaterial an die neuen Teammitglieder verschickt werden.
- Digital preboarden: Wird eine Onboarding-Software zur Verwaltung neuer Kolleg:innen verwendet, kann ein Mitarbeiterportal für jede:n einzelne:n bereitgestellt werden. Über dieses Portal können Dokumente und Nachrichten ausgetauscht und Informationen geteilt werden. So können keine Aufgaben mehr durchrutschen.
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