Reboarding-Prozess: Rückkehrenden die strukturierte Wiederaufnahme des Jobs ermöglichen

Zum Tragen kommt es beispielweise bei Elternzeit und Krankheit oder auch bei der Rückkehr ins Büro nach einer längeren Zeit im Homeoffice oder einem Sabbatical. Für unterschiedliche Reboarding-Situationen sind unterschiedliche Dinge zu beachten, dafür können im d.vinci Onboarding separate Aufgabenpakete mit verschiedenen Aufgabenvorlagen angelegt werden (diese Dinge haben wir im Artikel in türkis kenntlich gemacht). Wichtig ist allerdings immer, mit Feingefühl an die Sache zu gehen und das Reboarding gut zu organisieren.

Was meint der Begriff Reboarding und warum sollte man nicht darauf verzichten?

Gemeint ist die strukturierte Rückkehr von Kolleg:innen nach einer längeren Auszeit. Ähnlich wie beim Onboarding, sollte auch das Reboarding so früh wie möglich gestartet werden. Sobald feststeht, dass jemand ausfallen wird bzw. ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr an Board ist, sollten sowohl die Abwesenheit als auch die Rückkehr bereits geplant werden. Zu diesem Zeitpunkt kann man schon im d.vinci Onboarding einen Onboardee mit einem Zeitplan anlegen, sodass u.a. der Zeitpunkt der Rückkehr und alle dazugehörigen Aufgaben eingeplant werden. Die frühzeitige Planung und noch wichtiger das Kontakthalten während der Abwesenheit, zeigen dem Teammitglied in der Zeit seiner Abwesenheit, dass es wertgeschätzt wird. Als abwesende:r Kolleg:in befürchtet man, sowohl geschäftlich als auch sozial, den Anschluss zu verlieren und schlimmstenfalls durch andere Mitarbeiter:innen ersetzt zu werden. Durch offene Kommunikation kann dem Teammitglied diese Angst genommen werden. In der Abwesenheit können im Mitarbeiterportal Portalartikel veröffentlicht werden, um die Abwesenden auf dem Laufenden zu halten. Sollte man es als Arbeitgeber jedoch nicht ermöglichen, dass ein gutes und inklusives Reboarding stattfinden kann, wirkt sich dies möglichweise sehr negativ aus: Arbeitnehmende haben das Gefühl, sie wären isoliert, nicht länger willkommen und unzugehörig.

Ein Reboarding sollte das Ziel haben, dass sich die Rückkehrenden möglichst frühzeitig wieder integriert fühlen, sodass sie schnell wieder ihre Aufgaben aufnehmen und effizient arbeiten können. Dazu kann im d.vinci Onboarding eine Aufgabe, z.B. für die Vorgesetzten angelegt werden, damit diese sich rechtzeitig um den Einarbeitungsplan kümmern. Sobald die Vorgesetzten diese Aufgabe erledigen, wird es für die abwesende Person im Mitarbeiterportal sichtbar sein.

Aber warum ist nun ein Reboarding so wichtig, wenn die Mitarbeitenden doch das Unternehmen sowie das Team schon kennen und nur über einen längeren Zeitraum nicht vor Ort waren? Während der Abwesenheit entwickelt sich das Unternehmen weiter und ggf. werden auch strategische oder grundlegende Entscheidungen getroffen, Teammitglieder kommen dazu oder verlassen das Unternehmen und verändern dadurch die Teamstrukturen und sogar Unternehmensziele. Auf all diese Veränderungen muss sich das wiederkehrende Teammitglied erst mal einstellen. Gerade wenn während einer längeren Abwesenheit kein Zugriff auf interne Daten wie Mails, Server oder Ordner bestand, fühlt sich der zweite erste Arbeitstag fast wie der erste an.

Wie wird ein Reboarding-Prozess begründet?

Bei folgenden Fällen kann ein Reboarding beispielsweise sinnvoll sein:

• Sabbatical
• Interner Stellenwechsel
• Rückkehr zu Vollzeit nach Teilzeit oder Kurzarbeit
• Rückkehr ins Büro nach Homeoffice
• Krankheit
• Mutterschutz
• Elternzeit

Ganz allgemein sind in allen Reboarding-Situationen ähnliche Bedingungen gegeben und man sollte entsprechend auf ähnliche Dinge achten, jedoch sollte je nach Situation individuell geschaut werden, wie genau damit umgegangen wird.

Was man als Arbeitgeber beachten sollte, um einen guten Reboarding-Prozess zu ermöglichen

Keine Sorge, ihr seid nicht hilflos und können dafür sorgen, dass wiederkehrende Kolleg:innen schnell wieder richtig mit an Board sind und sich wohl und willkommen fühlen.

• Frühzeitig planen: Plant bestenfalls, sobald bekannt ist, dass ein:e Kolleg:in für längere Zeit abwesend sein wird, bereits ein Reboarding-Gespräch, wenn es situativ möglich ist und das Wiederkehren planbar ist. Hier kann bereits darüber gesprochen werden, wann die Rückkehr ansteht und welche Ansprüche möglicherweise an die Rückkehr seitens des Teammitglieds gestellt werden. Außerdem könnt ihr besprechen, auf welche Weise und in welchem Ausmaß das Teammitglied während der Abwesenheit informiert werden möchte, beispielsweise über das Social Intranet oder dasd.vinci Mitarbeiterportal.
• Offene Kommunikation: Auch beim Reboarding-Prozess sind wie im Onboarding einige Parteien beteiligt. Zum einen sind das die direkten Kolleg:innen, aber auch das rückkehrende Teammitglied selbst sowie andere Teams und Abteilungen. Ihr solltet mit allen beteiligten Parteien offen darüber sprechen, dass ein Reboarding geplant ist und dass der Auslöser keinesfalls die fehlenden Fähigkeiten oder „verlernte“ Skills sind – teilt offen mit, dass ihr nur sichergehen möchtet, dass der Wiedereinstieg gut gelingt. In diesem Zuge sollte auch das jeweilige Team darauf vorbereitet werden, dass ein Teammitglied zurückkehrt und in der Anfangszeit gegebenenfalls noch häufig Fragen stellen wird. Ähnlich wie im Onboarding, kann man auch hier über den Einsatz eines Buddys nachdenken. Möglicherweise gab es ja vor der Abwesenheit noch eine Vertrauensperson im Unternehmen, die in dieser Rolle eingesetzt werden könnte.Man könnte beispielsweise im d.vinci Onboarding für diese Vertrauensperson oder den Buddy eine Aufgabe anlegen, dass er oder sie den Arbeitsplatz der rückkehrenden Person für den ersten Arbeitstag herrichtet.
• Veränderungen benennen: Bringt in Erfahrung, was während der Abwesenheit des Teammitgliedes im Unternehmen passiert ist und erklären und besprecht gemeinsam die grundlegenden Veränderungen. Hierbei solltet ihr zwar möglichst nichts beschönigen, aber gerade negative Nachrichten möglichst sensibel kommunizieren, da das wiederkehrende Teammitglied ohnehin schon durch die neue Situation verunsichert sein wird.
• Struktur schaffen: Wie beim Onboarding wird auch beim Reboarding-Prozess das Teammitglied zum einen nervös, zum anderen voller Tatendrang sein. Ihr könnt ihn oder sie durch die Vorbereitung eines Einarbeitungsplans unterstützen. Dieser enthält bereits die ersten Termine und Projekte und kann auch eine Übersicht der Veränderungen im Unternehmen enthalten.
• Zeit geben: Vor allem bei großflächigen Veränderungen, die in der Abwesenheit des/der Mitarbeitenden geschehen sind, muss sich das Teammitglied zunächst daran gewöhnen, dass der eigentlich bekannte Arbeitsplatz jetzt „irgendwie anders“ ist. Ihr solltet daher nicht erwarten, dass schon ab Tag 1 wieder alles so läuft wie zuvor, sondern dem/der Rückkehrer:in Zeit geben, sich den neuen Umständen anzupassen. Und selbst wenn keine großen Veränderungen passiert sind, kann es dazu kommen, dass sich der/die Rückkehrer:in verändert hat. Gerade bei einem Ausfall aufgrund von Krankheit kann es sein, dass der Start mehr Zeit in Anspruch nimmt.
• Rückfragen ermöglichen: Auch wenn der zweite erste Arbeitstag herum ist, bedeutet das keinesfalls, dass der/die zurückgekehrte Mitarbeiter:in schon wieder gänzlich „angekommen“ ist. Horcht regelmäßig mal, wie es bisher läuft und kommuniziert, dass ihr immer ein offenes Ohr für Fragen oder auch Feedback habt.
• Kontakt halten: Beim Reboarding-Prozess sind nicht ausschließlich die Tage wichtig, an denen das rückkehrende Teammitglied zurück am Arbeitsplatz ist. Besonders die Zeit zwischen dem Ausscheiden und der Rückkehr ist unheimlich entscheidend. Zumindest lose und locker solltet ihr den Kontakt halten. Bei Krankheit schickt gerne mal eine Grußkarte mit guten Besserungswünschen und falls es Familienzuwachs gab ggf. auch ein kleines Geschenk. Macht deutlich, dass ihr an das fehlende Teammitglied denkt – das nimmt den Druck und zeigt ihm/ihr Wertschätzung.
• Unterstützung anbieten: Besonders wenn ein:e Kolleg:in aufgrund von Krankheit ausfällt, ist es sinnvoll, dass ihr als Arbeitgeber eure Unterstützung bei beispielsweise administrativen Aufgaben anbietet, zum Beispiel mit der Organisation einer Reha. Wenn ein:e Mitarbeiter:in aufgrund von Rückenschmerzen länger ausgefallen ist, könnt ihr darüber nachdenken, ihm/ihr einen höhenverstellbaren Schreibtisch anzubieten.

Besonderheiten verschiedener Reboarding-Prozesse

• Elternzeit/Mutterschutz: Sollte ein:e Kolleg:in wegen Familienzuwachs ausfallen, ist das natürlich ein schöner Grund für die Abwesenheit und diese ist dadurch recht gut planbar. Die Vertragsverhandlung birgt ggf. Unsicherheit, weil die Stundenanzahl möglicherweise reduziert werden soll und damit auch das Gehalt angepasst wird oder das Elternteil ist unsicher, weil der Familienzuwachs im Arbeitsalltag mehr Flexibilität erfordert. Bietet dem/der Rückkehrer:in eure Unterstützung an und seid rücksichtsvoll.
• Krankheit: Vor allem mit dieser Situation muss sensibel umgegangen werden, weil das erkrankte Teammitglied zunächst mit der eigenen Genesung beschäftigt sein wird. Es ist besonders wichtig, als Arbeitgeber zu kommunizieren, dass man in Gedanken bei ihm/ihr ist und auf seine/ihre Rückkehr wartet. Wenn das Teammitglied zunächst mit dem sogenannten Hamburger Modell wieder anfängt zu arbeiten, kann dies eine Herausforderung darstellen, da das Teammitglied dann nur auf einer sehr geringen Stundenbasis einsteigt.
• Rückkehr nach Homeoffice: Wenn die Arbeit größtenteils zuhause stattgefunden hat, ist es ggf. sinnvoll, ein kleines Welcome-Back-Event zu planen. Hier geht es darum, dass die Kolleg:innen sich wieder an die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz gewöhnen und weniger um die Einarbeitung in die Aufgaben. Es ist auch möglich, dass einige Mitarbeiter:innen noch gar nicht im Büro waren, da diese direkt im Homeoffice gestartet sind.
• Rückkehr nach Kurzarbeit/Teilzeit: Hier bietet sich ein Einarbeitungsplan an, um Struktur zu schaffen und Überforderung entgegen zu wirken.
• Stellenwechsel: Dies ist zwar kein Fall eines klassischen Reboardings, da die Person im Unternehmen bleibt, dennoch sollte auch hier am neuen Einsatzort eine entsprechende Eingliederung stattfinden. Zusätzlich kann man hier darüber nachdenken, ob der/die wechselnde Mitarbeiter:in eine Weiterbildung benötigen könnte. Weil das Teammitglied die neuen Kolleg:innen ggf. noch nicht gut kennt, sollte die soziale Komponente auf jeden Fall nicht zu kurz kommen. Ein guter Start können bspw. gemeinsame Mittagspausen sein.
• Sabbatical: Wenn ein:e Kolleg:in freiwillig längere Zeit weg war, um sich eine Auszeit zu nehmen, ist erstrangig notwendig, eine arbeitstechnische Wiedereingliederung zu organisieren. Während der Abwesenheit wird die Person weder Zugriff auf E-Mails noch auf den Laptop gehabt haben und hat somit keinen Bezug mehr zu dem aktuellen Geschehen. Durch private Chatgruppen ist möglicherweise noch der soziale Kontakt erhalten geblieben.

Wir empfehlen im d.vinci Onboarding unterschiedliche Aufgabenpakete für diese verschiedenen Situationen. Somit können alle Besonderheiten berücksichtigt werden.

Reboarding-Prozess nicht unterschätzen

Ihr solltet nicht vergessen, dass der/die betreffende Kolleg:in während seiner/ihrer Abwesenheit Zeit hat, darüber nachzudenken, ob er/sie nach der Auszeit zu Ihnen als Arbeitgeber zurückkehrt. Möglicherweise entdeckt das Teammitglied andere berufliche Ziele, die es ab jetzt verfolgen möchte. Versucht daher besonders in dieser Situation einen guten Eindruck zu hinterlassen und gebt der/dem Mitarbeitenden das Gefühl, dass er/sie nach wie vor willkommen ist. Denn sollte ein Reboarding-Prozess missglücken, bindet auch eine Neubesetzung Ressourcen und kostet euch viel Geld. Zusätzlich kann der Weggang eines (teilweise langjährigen) Teammitglieds auch zu Unmut bei weiteren Kolleg:innen führen, wenn es das Unternehmen wegen seiner/ihrer Unzufriedenheit verlässt.

Der Reboarding-Prozess sollte daher von euch genauso ernst genommen werden, wie das Onboarding, denn auch ein rückkehrendes Teammitglied erlebt einen ersten Arbeitstag.

Weitere Tipps was ihr für ein gutes Reboarding tun könnt, erhaltet ihr in unserer Checkliste. Einfach unten im Formular eintragen und schon landet die Liste in eurem Postfach.

® Reboarding ist eine von Barbara Schlagenhauf eingetragene Unionsmarke.