Soziales und kulturelles Onboarding – häufig vernachlässigt

Trotzdem ist es häufig noch so, dass gerade die soziale und kulturelle Komponente zu kurz kommt. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sich die Integration ins Team schon von allein regelt. Hauptsache, der Onboardee kennt seine Tätigkeiten und der Papierkram ist erledigt . Wir zeigen auf, warum dem nicht so ist und was man für ein wertschätzendes, ganzheitliches Onboarding tun kann.

Onboarding – nicht nur eindimensional

Wir bei d.vinci teilen das Onboarding in verschiedene Meilensteine und vier Ebenen auf. Los geht es mit der Absichtserklärung. Das ist der Zeitpunkt, an dem beide Parteien erklären, dass sie zukünftig zusammenarbeiten möchten. Der nächste Meilenstein ist die Vertragsunterschrift.

Im Anschluss erfolgt das Preboarding – also die Zeit, die seit der Absichtserklärung noch bis zum 1. Arbeitstag vergeht. Eine sehr wichtige Zeit, die nicht unterschätzt werden sollte. In dieser Phase kündigen bereits mehr als 30% der neuen Mitarbeitenden. Möglicherweise, weil sie sich allein und sich selbst überlassen fühlen. Diese Zeit kann also ideal genutzt werden, um bereits die erste Bindung entstehen zu lassen. Ist das Preboarding erfolgreich überstanden, folgt ein weiterer wichtiger Meilenstein: der erste Arbeitstag.

Hierfür gibt es vieles zu beachten, entscheidend ist jedoch ein Willkommensgefühl zu vermitteln. Nach dem ersten Arbeitstag folgen die beiden letzten Punkte. Das eigentliche Onboarding, meist der Zeitraum bis zum Ende der Probezeit und schließlich die Betreuungsphase die im Normalfall bis zum Austritt des/der Mitarbeitenden weiterläuft.

Wie oben angesprochen, teilen wir das Onboarding inhaltlich in 4 Integrationsebenen auf:

• Formale (gilt für alle) Integration (organisatorische Aspekte wie Schlüsselausgabe etc.)
• Fachliche Integration (Vermittlung von Kenntnissen über den Arbeitsbereich)
• Soziale Integration (persönliche Verbundenheit)
• Kulturelle Integration (Vermittlung der Werte und Vision)

Nur die fachliche Einarbeitung reicht nicht aus

Häufig geht es beim Neustart neuer Kolleg:innen vor allem darum, dass sie schnell im Sinne des Unternehmens einsatzbereit sind. Genau das ist ja auch der Grund, warum neue Mitarbeitende eingestellt werden. Trotzdem sollte es das Ziel sein, Mitarbeitende langfristig ans Unternehmen zu binden.

Das gelingt nur, wenn sich Mitarbeitende wohlfühlen, besonders in Zeiten des Fachkräftemangels. Das liegt weniger an den fachlichen Tätigkeiten oder dem Verständnis dafür. Es hängt vielmehr damit zusammen, sich zugehörig und willkommen zu fühlen. Läuft es beispielsweise bei der Übermittlung von Daten für die Krankenversicherung oder die Personalakte nicht rund, ist das ärgerlich. Dennoch stellt dies keinen Ausschluss für die zukünftige Zusammenarbeit dar. Stimmt allerdings die soziale und kulturelle Integration nicht, kann es im schlimmsten Fall dazu führen, dass ein Onboardee sogar ignoriert wird. In solchen Fällen ist eine langfristige Zusammenarbeit selten über die ersten Tage hinaus möglich.

Onboarding Software

Zwischen dem Begriff der Einarbeitung und dem Onboarding besteht also eine Lücke. Die Einarbeitung meint im eigentlichen Sinne nur die fachliche Komponente, ein gelungenes Onboarding berücksichtigt jedoch alle Aspekte. Diese Lücke muss geschlossen werden. Zudem ist es so, dass Unternehmen nicht automatisch ein inhaltlich gutes, strukturiertes Onboarding haben, nur weil sie eine Onboarding-Software verwenden.

Die Software erleichtert die Koordination der organisatorischen Aspekte und die Zusammenarbeit der Kolleg:innen untereinander. Dennoch sorgt sie nicht automatisch für ein gelungenes Teamgefühl. Dieses kann nur zwischenmenschlich gestaltet werden.Die Bedürfnisse von Onboardees sind nämlich oft sehr vielschichtig und tiefgreifend. Schließlich ist es ein großer Schritt, den alten, vermeintlich sicheren Arbeitgeber für einen Neuen zu verlassen. Es kommen Fragen auf, wie:

• Wird mich das Team mögen?
• Passe ich zum Unternehmen und in meine Abteilung?
• Werde ich den Erwartungen gerecht?
• Ist das Unternehmen in Wirklichkeit so, wie ich es im Bewerbungsprozess wahrgenommen habe?

Anhand dieser Fragen wird deutlich, dass sich diese vor allem um die soziale und kulturelle Komponente drehen und weniger darum, ob einem die Aufgaben gefallen werden oder man diesen gerecht wird. Natürlich spielt auch dies im Prozess eine Rolle, langfristig entscheidend sind aber eher die Gefühle in Bezug auf das Team und die Kultur. Sind diese Gefühle positiv, gelingt auch langfristig die Identifikation mit dem Arbeitgeber.

Tipps für soziales und kulturelles Onboarding

Gerade auf der persönlichen und menschlichen Ebene können Unternehmen viel tun, um ihren Onboardees früh ein Verbundenheitsgefühl zu vermitteln. Ein Willkommenspäckchen vor oder am ersten Arbeitstag gehört auf jeden Fall dazu, die Möglichkeiten sind aber nahezu endlos. Hier ein paar kreative Ideen:

• Begrüßungsvideo vom Team kurz vor dem 1. Arbeitstag
• Frühzeitige Vernetzung des Onboardees mit dem Team
• Kennenlernquiz
• Bildschirmhintergrund mit den Unternehmenswerten oder einem Teamfoto
• Wer-weiß-was-Format (z.B. Wer kennt die beste Poké-Bowl der Stadt?)
• Welcome-Termin zwischen langjährigem Teammitglied und Neuankömmling

Kolleg:innen kennenlernen, Gemeinsamkeiten entdecken und sich einer Gruppe vollständig zugehörig fühlen – nur so können Bindung, Motivation und gute Ideen entstehen! Genauso wichtig ist es, die Geschichte eines Unternehmens, die Zukunftspläne und Werte kennenzulernen. Denn diese Dinge formen die Unternehmenskultur und damit das, womit sich ein neues Teammitglied identifizieren können sollte. In diesem Zusammenhang lernen Onboardees auch die Erwartungen und Ziele kennen, die an sie gestellt werden.