#wirhabennachgefragt: Der erste Arbeitstag – worauf legen die d.vinci Partner wert?

Die beiden haben Input geliefert, worauf sie für neue Mitarbeiter:innen am ersten Arbeitstag acht geben und was sich vor allem remote ändert.  

Ganz grundsätzlich geht es am ersten Tag darum, „dass die Mitarbeitende gut ankommen und von Anfang an in das Unternehmen integriert werden, sich damit identifizieren können und ihren wertvollen Beitrag verstehen.“, meinen die beiden Onboarding-Experten Marius Leidig und Pascale Neubert von Stepstone.

Remote fallen natürlich Dinge wie die Tour durchs Office und das gemeinsame Mittagessen weg, weiß Sophie Ebner-Solar von Firstbird. Also kann gerade die soziale Komponente beim remote Onboarding zu kurz kommen: „Daher planen wir virtuelle Coffee-Chats zwischen Neuankömmling, Buddy und ggf. weiteren Teammitgliedern ein.“, erzählt Sophie. Bei StepStone gibt es zudem die Möglichkeit einer offenen Sprechstunde.

Technische Ausstattung und Erreichbarkeit

Pascale und Marius von StepStone legen außerdem besonderen Wert auf die technischen Gegebenheiten: „Insbesondere beim remote Onboarding ist es wichtig, dass die Technik läuft.“ Daher ist es bei StepStone schon weit vor dem ersten Tag so, dass die IT im Hintergrund für die Technikausstattung eingebunden wird, damit die Mitarbeiter bereits am ersten Tag reibungsfrei in die Systeme eingeführt werden können: „Wir nennen das Technik-Check“, so die beiden Onboarding-Experten Pascale und Marius.

Die beiden wissen, dass man gerade remote noch gezielter auf Mitarbeitende eingehen muss, um sie auch über die Ferne mit einzubinden. Genau dieser Punkt des nicht-Allein-Lassens des Neuankömmlings ist ein auch ein wichtiger Punkt für das Team von Firstbird: „Wir haben einen digitalen Onboarding Pass erstellt – damit hat der neue Birdy einen strukturierten Überblick darüber, was wann gemacht werden muss (inklusive Verlinkungen in unserem Confluence/Intranet).“ Das hilft gerade am Anfang sich zurechtzufinden und das neue Teammitglied fühlt sich gleich verantwortlich. Auch bei StepStone gibt es schon im Vorfeld einen Einarbeitungsplan für die ersten Tage der auch den/die Ansprechpartner:in enthält.

Damit sich der Neuankömmling remote aber nicht nur arbeitstechnisch abgeholt fühlt, sondern auch zwischendurch Fragen und Sorgen loswerden kann, muss seitens des Unternehmens viel proaktiver auf ihn oder sie zugegangen werden: „Früher ist man sich noch häufiger im Büro über den Weg gelaufen – das fällt ja jetzt weg. Daher muss man aktiv nachfragen“, weiß Sophie von Firstbird. Das ist aber gleichzeitig ein schmaler Grat: Remote ist man dauerhaft erreichbar durch Handy, digitale Chattools und da man nicht weiß, wann Kolleg:innen Feierabend machen. „Es ist daher empfehlenswert, diesbezüglich Richtlinien aufzusetzen und Absprachen zu treffen, wann jemand erreichbar ist und wann eben auch nicht.“, wissen Pascale und Marius.

Virtuelles Kennenlernen

Das erste Kennenlernen ist, egal ob remote oder vor Ort, immer aufregend. Damit es aber auch virtuell gut klappt, wissen Pascale und Marius: „Wir versuchen, die zu vermittelnden Inhalte so interaktiv wie möglich zu gestalten.“ Dafür kommen beispielsweise folgende Formate zum Einsatz:

• Videos
• Gamification
• Vorträge
• Quizrunden

Zudem geben die beiden den Tipp, auf ausreichend Pausen zu achten, um die Aufmerksamkeitsspanne aufrecht zu erhalten. Komplexere Inhalte sollten in kleineren Dosen vermittelt werden.

Der erste Tag vs. Die ersten 100 Tage im Unternehmen

Wenn man sich nun nicht nur den ersten Arbeitstag anschaut, der ja einen ganz wichtigen Meilenstein in der Reise des neuen Mitarbeitenden markiert, sondern den Blick auf die ersten 100 Tage ausweitet, lassen sich Dinge feststellen.

Die ersten Wochen sind fast genauso wichtig, wie der erste Arbeitstag, weil diese darüber entscheiden wie gut ein Neuankömmling ankommt und wie wohl er/sie sich fühlt. Bei Firstbird macht es dabei übrigens keinerlei Unterschied, ob der Start remote oder vor Ort stattfindet. Im Gegenteil: „Durch die Pandemie sind viele Mitarbeiter:innen bei uns aufs Land gezogen und daher ist remote Working bei uns präsenter als je zuvor. Das gilt natürlich auch für neue Mitarbeiter:innen. Homeoffice war bei uns zwar schon immer möglich, aber jetzt nutzen wir die Möglichkeit noch viel häufiger.“

StepStone unterteilt die ersten 100 Tage des Neuankömmlings in 3 Phasen, die alle gleich relevant sind.

• Phase 1: An diesen ersten Arbeitstagen erhält er Neuankömmling wichtige Informationen über das Unternehmen (Abteilungen, Prozesse, Ziele). Außerdem geschehen hier der Technikcheck, das erste Kennenlernen und die gemeinsame Mittagspause.
• Phase 2: In den ersten Arbeitswochen gibt es regelmäßige Gruppencalls, viele Austauschtermine mit den Vorgesetzten und das fachliche Wissen wird durch Schulungen weiter ausgebaut.
• Phase 3: Hier geschieht die fachliche, soziale und organisationale Integration vollends. Diese Phase läuft zwar parallel zu Phase 1, wird jedoch mit der Zeit intensiver. Hierbei gibt es gemeinsame Kaffeepausen und Feierabendausklänge. Außerdem gehen größere Projekte in die Hände des Neuankömmlings.

Auch wir bei d.vinci empfinden den ersten Arbeitstag als wichtigen Meilenstein und legen großen Wert darauf. Wir bereiten alles pünktlich vor und geben unser Bestes dem Neuankömmling einen tollen Empfang zu bereiten und versuchen dabei, auch immer das sogenannte „Tüpfelchen auf dem i“ zu erfüllen: Dafür bestellen wir beispielsweise einen Blumenstrauß oder eine persönliche Namenstasse, die auf den fertig eingerichteten Schreibtisch gestellt werden.

Aber auch die ersten Wochen sind wahnsinnig wichtig, die wir mit einem digitalen Einarbeitungsplan begleiten. Dort findet das neue Teammitglied nicht nur grundlegende Informationen über d.vinci sondern auch Inspiration zur Mittagspausengestaltung oder Kolleg:innen, die für verschiedene Themen angesprochen werden können.

Vielen Dank an Firstbird und StepStone für den spannenden, praktischen Einblick in den Onboarding-Alltag!