Wie lässt sich Zufriedenheit im HR-Wesen digitalisieren? Teil 2

Läuft an diesen Stellen alles rund, herrscht Zufriedenheit und dadurch weniger Fluktuation und Unmut. Wir fragen uns: Lässt sich diese Zufriedenheit unterstützen, beispielsweise durch Digitalisierung und die d.vinci Software? In diesem zweiten Teil möchten wir uns auf das Onboarding fokussieren.

Was ist überhaupt Zufriedenheit?

Wie Zufriedenheit im Wirtschaftslexikon definiert wird, kannst du im ersten Teil unseres Artikels nachlesen. Kurz zusammengefasst geht es um die Übereinkunft von Vorstellung und Realität.

Wie kann Software Zufriedenheit fördern?

Hinter Zufriedenheit stehen verschiedene Werte, die zusammengenommen genau diese ausmachen. Diese Werte können anhand verschiedener Features im d.vinci Bewerbermanagement und im d.vinci Onboarding unterstützt werden. In diesem Teil beleuchten wir vor allem den Onboardingprozess und was sich dabei digitalisieren lässt. Im ersten Teil geht es um den Bewerbungsprozess.

Wertschätzung

Wertschätzung bedeutet einen respektvollen Umgang miteinander. Damit einher gehen Wohlwollen und Zugewandtheit. Im Onboardingprozess kann das also bedeuten, jederzeit als Ansprechpartner:in bereit zu stehen oder sogar einen Buddy zur Verfügung zu stellen. Zwischen Vertragsunterschrift und 1. Arbeitstag ist möglicherweise noch ein sehr langer Zeitraum zu überbrücken – das Kontakthalten ist also essenziell wichtig. Das d.vinci Onboarding bietet dafür die Möglichkeit, dem Onboardee ein individuelles Mitarbeiterportal zur Verfügung zu stellen. Dort können je nach Onboarding-Phase Informationen und auch Fortschritte geteilt werden. Beim Onboardee entsteht ein Gefühl wie: „Wow, die machen das alles extra für mich“ – er/sie fühlt sich wertgeschätzt.

Verbindlichkeit & Verlässlichkeit

Durch das Mitarbeiterportal im d.vinci Onboarding entsteht Verbindlichkeit indem beispielsweise Fortschritte zur Einrichtung des Arbeitsplatzes geteilt werden können. Recruiter:innen haben die Möglichkeit, ein Update, durch das Abhaken der zugehörigen Aufgabe, automatisiert ohne Mehraufwand zu posten wie: „Dein Schreibtisch steht bereit und wurde eingerichtet“. Das gibt dem Onboardee das Gefühl, dass sich gekümmert wird, dass man sich auf ihn freut und dass die Zusammenarbeit bald wirklich beginnt.

Mitarbeitende in der Personalabteilung können sich im d.vinci Onboarding an alle anstehenden Aufgaben im Prozess erinnern lassen. Beispielsweise auch an vermeintliche Kleinigkeiten wie „Willkommensmappe vorbereiten & versenden“. Darüber freut sich wiederum der Onboardee und er weiß, dass an ihn/sie gedacht wird.

Ein digitales System ist zudem weniger fehleranfällig: Beispielsweise werden die Stammdaten eines Neuankömmlings korrekt übertragen, was die zukünftige Kommunikation absichert.

Sicherheit

Auch für das Sicherheitsgefühl tut das d.vinci Mitarbeiterportal viel: Die Bereitstellung von umfassenden Informationen vor dem ersten Arbeitstag kann Ängste und Unsicherheiten nehmen. Beispielsweise können Artikel mit Infos rund um den Dresscode oder ein anstehendes Firmenevent geteilt werden. Auch werden alle wichtigen Einzelheiten zum ersten Arbeitstag zentral gesammelt und angezeigt – der Onboardee weiß also genau, wann er wo sein muss, wer sein:e Ansprechpartner:in ist und wie er sich idealerweise anzieht.

Personaler:innen wiederum können sich im d.vinci Onboarding Korrespondenzvorlagen erstellen, die eine effektive und schnelle Kommunikation ermöglichen, wie: „Wir freuen uns auf den ersten Arbeitstag mit dir – schick uns bis dahin doch schon deine Sozialversicherungsnummer. Hier der Link zum Hochladen des Dokumentes.“ Damit erledigt sich auch schon eine Menge Papierkram vorab, was auf beiden Seiten für Entspannung sorgt.  

Professionalität

Durch digitale Systeme wird sichergestellt, dass Personen nur die Informationen einsehen können, die wirklich für sie bestimmt sind – im d.vinci Onboarding beispielsweise durch ein Rollen-Rechte-Konzept. Das kann z.B. für sensible Informationen, wie die Größe der Arbeitskleidung sinnvoll sein.

Auch eine geringere Fehleranfälligkeit führt zu einem professionellen Bild. Durch die Korrespondenz, die ausschließlich aus dem System erfolgt, können Tippfehler bei Namen und E-Mail-Adressen ausgeschlossen werden. Auch Dokumente und Unterlagen landen an einem zentralen Ort, an dem sie eingesehen werden können.

Vollständigkeit (der Informationen) & Klarheit

Das d.vinci Mitarbeiterportal sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen beim Onboardee landen und umgekehrt notwendige Dokumente in der Personalabteilung. Sollte doch mal etwas fehlen, kann der Neuankömmling jederzeit Kontakt aufnehmen und seine Fragen stellen. Durch die Sammlung der Informationen und Unterlagen an einem zentralen Ort, gehen diese nicht verloren. Alle Personen, die Zugriff darauf benötigen, können diesen auch bekommen. Die Möglichkeit, Informationen schon vor dem ersten Arbeitstag bereit zu stellen, sorgt ebenfalls dafür, dass nichts vergessen wird und alle gleichermaßen informiert sind. Am ersten Tag selbst, ist die Stimmung dann deutlich entspannter, da nicht alles an diesem Vormittag besprochen werden muss und man sich auf wichtige Dinge konzentrieren kann, die nicht digital abgebildet werden können, wie z.B Socializing.

Trotz all der Digitalisierung: Was muss persönlich bleiben?

Wie beim Bewerbermanagement, lassen sich auch beim Onboarding viele Prozesse und Aufgaben gut digitalisieren und vereinfachen dadurch für beide Seiten das Handling. Aber gibt es Dinge, die sich nicht digitalisieren lassen und die nur im realen Leben abbildbar sind? Ja, gibt es: Der Faktor Mensch.

Ein Vorstellungsgespräch kann digital stattfinden und zufriedenstellend verlaufen, beim ersten Arbeitstag vor Ort kann das gute Gefühl aber ins Gegenteil umschlagen – weil es zwischenmenschlich einfach nicht gut passt. Ähnlich ist es, wenn sich ein Neuankömmling über das Mitarbeiterportal und die Website umfassend über das Unternehmen informiert – es sich in echt dann aber herausstellt, dass die flexiblen Arbeitszeiten gar nicht so flexibel sind und die kostenlosen Getränke nur Wasser bedeuten. Die Planung vorab kann digital abgebildet werden – ob es dann aber wie erwartet eintritt, sieht man erst, wenn es so weit ist – wenn Menschen aufeinandertreffen. Wenn es also darum geht, die Atmosphäre und die Unternehmenskultur wirklich kennenzulernen, und diese nicht nur anhand von Bildern und Videos bei Social Media zu sehen. Dort kann ein gewisser Eindruck oder eine bestimmte Stimmung vermittelt werden – ein wirkliches Erfahren und vor allem Abgleichen ist aber erst in der Realität möglich.

Zufriedenheit entsteht, wenn die ideale Vorstellung Realität wird – das geht nur durch Authentizität. Ein Arbeitgeber erzeugt mit seinem Auftritt und Werten ein gewisses Bild in den Köpfen seiner Onboardees. Kann dieses Bild in der Realität, also ab dem 1. Arbeitstag oder sogar schon davor im Preboarding, nicht bestehen, so hilft all die Digitalisierung und Professionalität nichts.

Zusammenfassend kann man sagen, dass sich Prozesse, die sehr organisatorisch und fachlich sind, sehr gut digitalisieren lassen. Denken wir allerdings an soziale und kulturelle Aspekte, die beim Onboarding zentral sind, damit sich ein Neuankömmling schnell wohl und willkommen fühlt, so wird es schon schwieriger – weil sich Emotionen nicht digitalisieren lassen.