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Case Study: d.vinci & Event Werft: “Ein Invest, der sich gelohnt hat!”
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Topic: Recruitingspot
Case Study: d.vinci & Event Werft: “Ein Invest, der sich gelohnt hat!”
d.vinci ist mehr als nur Softwareanbieter fürs Bewerbermanagement und Onboarding – das Mediateam von d.vinci unterstützt Kunden dabei, offene Stellen durch die Platzierung auf passenden Online-Plattformen zu besetzen.
Genauso ist es bei der Event Werft GmbH geschehen: Dabei kamen für die Stellenanzeige des Kunden die passenden Kanäle zum Einsatz – die finanzielle Investition hat sich für die Firma Event Werft GmbH rundum gelohnt. Wir werfen gemeinsam einen Blick auf das Projekt!
Hallo Matthias, hallo Anne! Wie schön, dass Ihr euch Zeit für dieses Interview nehmt und darüber berichtet, was euch gerade bewegt und wie euch d.vinci helfen konnte. Erzählt doch mal von der Ausgangssituation bei der Event Werft GmbH.
Matthias Mehler: Hallo! Unsere Event Werft GmbH ist ein Event-Unternehmen aus Hildesheim. Es gibt uns schon seit über 20 Jahren und wir sind vor allem regional zwischen Braunschweig, Hannover und Göttingen tätig. Wir müssen uns seit 2020, also seit Beginn der Pandemie, verschiedenen Herausforderungen stellen. Man kann sich vorstellen, dass diese Zeit für uns sehr schwierig war. In diesem Jahr (2023) gab es zudem eine große interne Veränderung: Unsere langjährige Eventmanagerin verlässt uns für einige Zeit für die „Events zuhause“ durch Familienzuwachs und daher mussten wir uns auf die Suche nach einem/einer neuen hauptverantwortlichen Eventmanager:in begeben.
Anne Schönheiter: Bevor wir die Stelle ausschrieben, hatten wir die Befürchtung, dass die Eventbranche als Arbeitgeber uninteressant geworden ist. Viele Professionals haben sich in der Pandemie neue Jobs gesucht, wir dachten also, dass wir nur wenige Bewerbungen erhalten würden. Wir sind dann durch eine Weiterempfehlung auf d.vinci gestoßen. Wir haben kein Bewerbermanagementsystem im Einsatz und hatten bis dahin auch noch nie mit einer Personalmarketingagentur zusammengearbeitet, sind aber durch die persönliche Empfehlung sofort in Kontakt getreten.
Wie konnte euch d.vinci denn unterstützen?
Anne: d.vinci hat uns in vielen Bereichen beraten, beispielsweise zur Optimierung von Stellenanzeigeninhalten bezüglich des Aufbaus, der Inhalte und Formulierungen oder auch zur richtigen Platzierung der Anzeige auf externen Plattformen. Wir wollten sowohl Reichweite generieren als auch regional bleiben.
d.vinci hat für uns zudem das gesamte Anzeigenhandling übernommen, von der Textüberarbeitung bis zur Schaltung inklusive entsprechender Kontrollen. Am Ende der Laufzeit gab es sogar noch Analysen zur Performance der Anzeige!
Was passierte nach der Stellenanzeigenschaltung mithilfe von d.vinci?
Matthias: Tatsächlich passierte drei Tage erst einmal nichts – und dann kam die erste Bewerbung, die direkt ein Volltreffer war! Es kamen dann immer wieder neue Bewerbungen für die ausgeschriebene Position herein – unsere Recruiterin hat sich selbstverständlich um die Kommunikation mit allen Bewerbenden gekümmert und schnell auf die Unterlagen reagiert. Dabei hat uns wirklich überrascht, dass gerade mal zwei Bewerbende nicht mehr auf unsere Nachrichten reagiert haben. Wir erinnern uns an Zeiten, da haben sich mindestens 20-30 % der Bewerbenden nie wieder zurückgemeldet.
Anne: Weil es wirklich viele spannende Profile unter den Bewerbungen gab, konnten wir bereits innerhalb der ersten zwei Wochen der externen Laufzeit der Anzeige (insgesamt 30 Tage) sieben Erstgespräche mit potenziellen Talenten führen. Es gab zwar einige Profile, die nicht unserem formulierten Anforderungsprofil entsprachen, aber wir wollten mit diesen Personen dennoch sprechen. Der Dialog ist meist das Wertvollste – und schließlich war keines der Gespräche ein Reinfall.
Matthias: Unsere Recruiterin hat nach jedem Gespräch einen Mini-Pitch zu den einzelnen Bewerbenden vorbereitet, in welchem wir die die Punkte Erfahrung, Wechselmotivation, Motivation für den neuen Job etc. abgeglichen haben. Alle Profile waren unterschiedlich – daher haben wir im Team entschieden, nicht nur die eine ausgeschriebene Stelle zu besetzen, sondern kurzerhand neue Jobs in der Werftengruppe zu schaffen, um möglichst viele der tollen Talente einstellen zu können.
Was geschah in den folgenden Wochen?
Matthias: Aus den insgesamt 53 Bewerbungen entwickelten sich noch fünf weitere Erstgespräche – auch diese waren vielversprechend. Wir nutzten diese Gespräche direkt, um transparent von unserem Plan zu erzählen, mehrere Jobs innerhalb der Unternehmensgruppe zu schaffen. Entgegen unserer Erwartung waren die Talente allesamt aufgeschlossen der Idee gegenüber, eine andere Position zu besetzen als die, auf die sie sich ursprünglich beworben haben.
Anne: Gleichzeitig führten wir bereits mehrere Zweitgespräche in den Teams vor Ort, um im Prozess schnellstmöglich voranzukommen. Und unser Fazit bis heute: zwölf Gespräche, acht Zweitgespräche, sechs erfolgte oder geplante Einstellungen und das alles mit einer einzigen Stellenausschreibung die lautete „Eventmanager / Veranstaltungskaufmann (m/w/d)“. Für folgende neu geschaffene Stellen wird es bald zusätzlich frischen Wind in unseren Teams geben und darüber freuen wir uns sehr:
- Eventmanager / Veranstaltungskaufmann (m/w/d) Schwerpunkt Eigenproduktion und Kundenprojekte
- Eventmanager / Veranstaltungskaufmann (m/w/d) Schwerpunkt Theatergastronomie
- Eventmanager / Veranstaltungskaufmann (m/w/d) Schwerpunkt Gastronomie
- Eventmanager / Veranstaltungskaufmann (m/w/d) Schwerpunkt Veranstaltungstechnik
- Assistenz der Geschäftsführung
- Werkstudent:in in der Theatergastronomie
Was ist euer Fazit mit Blick auf das Projekt?
Matthias: Ein vierstelliger Invest war für uns aus dem Raum Hildesheim durchaus etwas, was wir gut überlegen wollten – wir können aber sagen, dass wir gänzlich zufrieden sind. Wir sind bei etwas mehr als 300,00 Euro netto Invest für die Schaltung pro geplanter Einstellung und sind uns sicher, dass wir beim nächsten Mal wieder d.vinci buchen!
Anne: Das Wichtigste für uns ist aber, dass uns nicht nur die Schaltung abgenommen wurde, sondern wir Zeit für ein sorgfältiges Screening hatten und wir bewerbendenkonzentrierte Kommunikation, gute Erreichbarkeit und Gespräche auf Augenhöhe gewährleisten konnten. Am Ende geht es immer um die Transparenz in der Candidate Journey – Bewerbende müssen wissen, was wir brauchen und umgekehrt müssen wir erfahren, was die Bewerbenden möchten. Nur so ist Recruiting erfolgreich!
Matthias: Was unsere Bewerbenden zu unseren Prozessen sagen, hören wir bald in Feedbackgesprächen, aber bereits jetzt wissen wir: Geschwindigkeit im Prozess ist das A und O – und damit konnten wir mit einem HR-Team aus nur zwei Personen und einer Recruiterin hier überzeugen!
