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Von Anfang an überzeugen: Onboarding und Bewerbermanagement in der Gesundheitsbranche
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Topic: Recruitingspot
Von Anfang an überzeugen: Onboarding und Bewerbermanagement in der Gesundheitsbranche
Fachkräftemangel kennt mittlerweile fast jede Branche: Schon länger ist diese Herausforderung allerdings in der Gesundheitsbranche bekannt, vor allem in der Pflege.
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Umso wichtiger also hier die potenziellen Kandidat:innen und bereits versprochenen Onboardees von Anfang an im Prozess zu überzeugen und damit zu binden.
Wir alle wissen, entweder aus eigener Erfahrung, aus den Medien oder aus dem Bekanntenkreis, wie herausfordernd die Umstände in der Gesundheitsbranche für Mitarbeitende sind. Der Pflegeschlüssel ist zu niedrig, keine geregelten Arbeits- und Pausenzeiten, sehr viel Verantwortung, Überstunden und nicht zuletzt mangelnde Bezahlung. Es ist also essenziell für Arbeitgebende im Prozess und mit der eigenen Employer Brand auch langfristig zu überzeugen, um Talente nicht wieder zu verlieren. Ein effizientes Bewerbermanagement und ein wertschätzendes Onboarding können dafür einen wichtigen Beitrag leisten.
Gesundheitsbranche: Herausforderungen in der Talent Journey
- Klinikgesellschaften haben selten nur einen Standort, sondern mehrere. Oder einzelne Kliniken werden aufgesplittet. Möglicherweise gelten pro Standort allerdings unterschiedliche Bedingungen – auch was die Einarbeitungszeit oder den Stellenbedarf betrifft.
- Bewerbende springen besonders schnell ab, wenn sie keine zeitnahe Rückmeldung bekommen: Daher gehen Kliniken dazu über, Bewerbungen direkt an Chefärzt:innen weiterzuleiten – das bedeutet, die HR-Abteilung ist in diesem Fall nicht zwischengeschaltet, um eine Vorselektion oder ein Screening vorzunehmen.
- Bewerbenden unkomplizierten Bewerbungsweg ermöglichen: Um möglichst viele Bewerbende anzusprechen und die Bewerbung attraktiv zu gestalten, sind Kliniken und Pflegeeinrichtungen nahezu verpflichtet, nur einen kurzen Bewerbungsbogen abzufragen. Erscheint ein Bewerbungsformular zu kompliziert, bewerben sich potenzielle Kandidat:innen gar nicht erst oder wechseln zur Konkurrenz.
- Viele verschiedene Organisationseinheiten: Häufig ist es in Kliniken so, dass die einzelnen Fachrichtungen eigene Organisationseinheiten bilden, beispielsweise Chirurgie, Gynäkologie etc. Für neue Mitarbeitende bringt das die Herausforderung mit sich, in kurzer Zeit viele verschiedene Abteilungen und Fachbereiche kennenzulernen – gerade für medizinisches Personal, welches eher übergreifend und nicht speziell in einer Abteilung arbeitet.
- Kurze Einarbeitungszeiten: Medizinisches Personal muss schnell einsatzbereit sein, damit Patient:innen versorgt werden können – daher sind die Einarbeitungszeiten meist sehr kurz. Trotzdem müssen sich neue Mitarbeitende wohlfühlen und nicht nur fachlich integriert, sondern auch sozial und kulturell ankommen. Diese Komponente kommt häufig zu kurz. Hinzu kommt, dass Onboardees nur dann effektiv und voll leistungsfähig arbeiten können, wenn sie eine gute Kenntnis der Vorgänge und Patient:innen haben. Es gilt also: Auch wenn eine schnelle Einsatzfähigkeit notwendig ist, muss es Zeit für Rückfragen geben.
- Wenig Regelmäßigkeit: Durch Fluktuation und ständigen Schichtwechsel gibt es in der medizinischen Branche wenig Konstanten für Mitarbeitende. Diese müssen sie sich selbst schaffen. Hinzu kommt, dass Mitarbeitende durch den Personalmangel häufig Doppelschichten arbeiten oder private Termine absagen müssen, weil sie einspringen müssen.
- Bewerbende haben viel Auswahl, daher ist es umso entscheidender mit der eigenen Employer Brand zu überzeugen – und das nicht nur mit den Benefits in der Stellenanzeige, sondern vor allem in der Realität im Berufsalltag. Getane Versprechen müssen eingehalten werden.
Es wird ersichtlich, dass die Herausforderungen und Problemstellungen sehr vielschichtig sind und vor allem an verschiedenen Stellen im Prozess auftauchen. Es ist also wichtig, den Recruiting-Prozess nicht nur an einem Punkt zu beleuchten, sondern die komplette Talent Journey in Betracht zu ziehen und an mehreren Stellen mit Verbesserungen anzusetzen.
Mögliche Lösungsideen für die Herausforderungen
Einen Buddy bereitzustellen, ist nicht nur eine nette Geste – diese Person steht für Rückfragen zur Verfügung und bietet gleichzeitig eine Konstante für die Onboardees. Durch häufigen Schichtwechsel und eine hohe Fluktuation haben Mitarbeitende in der Pflege selten die gleichen Kolleg:innen an der Seite.
Durch ein digitales Mitarbeiterportal können schon im Preboarding Infos und Dokumente versendet und der Kontakt zu den Onboardees gehalten werden. Dadurch fühlen sich die Onboardees wertgeschätzt und nicht vergessen.
Ein Schnuppertag bietet sich an, um Arbeitsabläufe schon einmal vorab kennenzulernen. Das gewährleistet eine schnellere Einarbeitung ab dem ersten Arbeitstag. Wir haben mit einer Krankenschwester gesprochen, die im Universitätsklinikum Hamburg arbeitet. Sie berichtet, dass alle neuen Kolleg:innen, egal von welcher Abteilung, vorab zusammenkommen, um Schulungen zu erhalten – beispielweise zum Brandschutz und Hygiene. Weiterhin gibt es einen Geländerundgang und die Kolleg:innen erhalten bereits ihre Mitarbeitendenkarte und erledigen ersten Papierkram. Das macht den ersten Arbeitstag selbst deutlich entspannter.
Einarbeitungsplan bereitstellen: Gerade in einem herausfordernden Beruf wie im medizinischen Bereich sind korrekte Handlungsabläufe und eine gewisse Struktur wichtig. Daher kann auch eine Art Einarbeitungsheft verteilt werden, in dem die wichtigsten Arbeitsabläufe und beispielsweise die Bedienung von Geräten schriftlich festgehalten sind.
Um potenzielle Kandidat:innen zur Bewerbung zu bewegen, muss das Unternehmen schon beim Erstkontakt überzeugen – ein Video, welches Einblick in die Arbeitsweise gibt und das Team vorstellt, gehört also direkt in die Stellenanzeige oder auf die Karriereseite. Auch echte Fotos (keine Stockbilder) können eine schöne Idee sein.
Auch nach den ersten Tagen und Wochen muss der Kontakt zu den Onboardees sichergestellt sein. Es sollte Zwischengespräche und auch ein Gespräch zum Ende der Probezeit geben.
Um die soziale Integration zu gewährleisten, für die möglicherweise während der Arbeitszeit selbst wenig Zeit bleibt, können private Treffen angeboten werden, z.B. auf dem Weihnachtsmarkt oder zum Picknick auf der Sommerwiese um die Ecke.
Die Ermöglichung von Weiterbildungen ist ein wichtiger Punkt im Onboarding-Prozess, damit Mitarbeitende ihre Stärken weiter ausbauen können. Idealerweise finden diese Schulungen niederschwellig statt: mit anderen Kolleg:innen, direkt auf der Station.
Um komplexe Organisationsstrukuren abbilden zu können, sollten im Bewerbermanagement-System Templates für die Online-Stellenanzeigen und die Texte eingepflegt werden. Das erleichtert die übergreifende Zusammenarbeit.
Mitarbeitendenbindung ist das Zauberwort: Durch langjährige Mitarbeitende bleibt Wissen und Expertise erhalten – gerade in der Gesundheitsbranche gibt es Dinge und Abläufe, die man erst mit langjähriger Betriebszugehörigkeit kennenlernt. Wenn diese Personen erhalten bleiben, geht kein Wissen durch Fluktuation verloren.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist das A und O, damit die Beziehung langfristig funktioniert. Dafür ist sowohl Feedback essenziell als auch der offene Umgang mit Kritik.
Unser Fazit: Die Talent Journey in der Gesundheitsbranche
Die Arbeit in der Gesundheitsbranche ist besonders herausfordernd – umso wichtiger also, die Kandidat:innen und Mitarbeitenden entlang ihrer kompletten Reise mit dem Unternehmen zu überzeugen. Das beginnt schon beim ersten Kontaktpunkt wie der Karriereseite, geht über den Bewerbungsprozess bis hin zum Pre- und Onboarding und auch darüber hinaus. Die Problematik des Personalmangels werden wir nicht von heute auf morgen lösen – auch nicht mit einer überzeugenden Talent Journey. Es kann aber langfristig dazu führen, mehr Menschen für Berufe in der Pflege und Medizin zu erreichen und zu begeistern.
