work@dvinci: Der regelmäßige Blick hinter die Kulissen beim „All-Teams“-Meeting

Heute erzählen wir von unserem (mittlerweile) monatlichen Cross-Meeting „All-Teams“.  

Was ist das All-Teams-Meeting?

Das All-Teams-Meeting entstand zum Jahresanfang 2020 und fand nur wenige Male mit allen Teilnehmer:innen vor Ort im Büro statt. Seitdem gestalten wir das Meeting größtenteils virtuell, manchmal aber auch in hybrider Form, weil ein Teil der Kolleg:innen gemeinsam im Büro ist. Wir treffen uns immer freitags um 11:05 Uhr für 55 Minuten.

Der Teilnehmerkreis setzt sich aus jeweils einem/einer Vertreter:in jedes Teams zusammen. Im Normalfall sind wir zehn Personen. Thematisch beschäftigen wir uns vor allem mit übergreifenden Themen, die hauptsächlich die Zusammenarbeit und die Unternehmenskultur betreffen. Wir treffen daher keine produktspezifischen oder strategischen Entscheidungen. Sollte es dazu kommen, dass wir innerhalb der Diskussion merken, dass das Thema nicht in die All-Teams-Runde gehört oder dafür zu groß ist, lagern wir Themen entweder aus, machen dafür einen gesonderten Termin oder geben das Thema an eine Person weiter, die es in ein anderes Meeting mitnimmt, wo es besser aufgehoben ist. Durch die Pandemie ist uns aufgefallen, dass sich viele Themen um die virtuelle/hybride Zusammenarbeit drehen.

Wie läuft das All-Teams-Meeting ab?

Die All-Teams-Runde ist bei uns in einem Lean Coffee Format aufgebaut: alle dürfen und sollen Themen mitbringen und fragen vorab im eigenen Team ab, ob es Themen gibt, die mitgenommen werden sollen. Zum Start gibt es meist einen kurzen Checkin. Durch die virtuelle Zusammenarbeit nutzen wir ein Miro-Board, auf das alle Zugriff haben. Andrea nimmt in diesem Meeting die Rolle der Moderatorin ein, wechselt aber manchmal in die Teilnehmer-Rolle, um sich an einem Thema zu beteiligen.

Zu Beginn schauen wir noch einmal gemeinsam auf die Themen der letzten Runde und überlegen, ob die Themen fertig sind und archiviert werden können. Wenn ja, werden die Kacheln gelöscht, wenn nicht, bleiben diese stehen.

Im Anschluss stellt Andrea einen 5minütigen-Timer, in denen die neuen Themen auf dem Board gesammelt werden können. Dafür schnappt sich jeder eine Kachel, setzt sein Kürzel hinein und beschreibt das mitgebrachte Thema mit wenigen Worten. Wenn alle fertig sind, werden die Kacheln im Schnelldurchlauf einmal vorgestellt, damit alle wissen, was mit der jeweiligen Box gemeint ist. Anschließend geht es an die Abstimmung: Welche Themen sind relevant? Welche weniger? Jeder Teilnehmer hat im Normalfall 3-5 Stimmen, die er einfach per Klick auf die Kacheln verteilen kann. Dadurch ergibt sich eine Priorisierung. Mit dem wichtigsten Thema fangen wir an. Manchmal merken wir schon anhand der Kachelbeschreibung, dass viele Themen kurz abzuhaken sind, dann gibt es keine Abstimmung, sondern wir arbeiten die Themen von oben nach unten ab. In diesem Format gehört es auch dazu, dass manche Themen nicht besprochen werden, weil sie nicht relevant genug erscheinen. Wir ignorieren diese Themen aber nicht einfach, sondern lagern Sie entweder aus für den nächsten Termin oder besprechen, wo das Thema besser aufgehoben wäre. Manche Themen erfordern auch keine Diskussion, sondern sind nur eine kurze Info oder benötigen nur eine „Ja oder Nein“- Entscheidung. Solche Kacheln arbeiten wir direkt zu Beginn ab.

Durch die Abstimmung ergibt sich die Reihenfolge der zu besprechenden Fragen. Um auch hier den zeitlichen Rahmen nicht zu sprengen, gibt es meist wieder einen 5-Minuten-Timer pro Thema. Wenn dieser abgelaufen ist, entscheiden wir kurz, ob das Thema ausreichend besprochen werden konnte oder ob wir noch mal fünf Minuten brauchen. Innerhalb der Diskussion melden wir uns per virtuellem Handheben, wenn wir etwas beitragen wollen.

Gerade bei emotionaleren Themen kann es natürlich sein, dass wir diese länger als fünf Minuten besprechen möchten. Dazu gehören beispielsweise Themen, die die remote Arbeitssituation betreffen. Hier machen wir uns viele Gedanken, ob wir alle Kolleg:innen gleichermaßen abholen und ob sich jemand zurückgelassen fühlt. Wir überlegen immer gemeinsam, wie sich Probleme lösen lassen und sammeln Ideen.

Am Ende der Runde fragt unsere Moderatorin Andrea noch ein ROTI ab, in dem wir mit einem Voting von 1-5 bewerten, wie gut das Meeting und wie wertvoll die Zeit investiert war. 1 steht dabei für die schlechteste, 5 für die beste Bewertung.

Was passiert mit den Themen aus dem Meeting?

Wenn ein Thema einer Aktion bedarf, kann das verschieden behandelt werden:

• Haben wir herausgefunden, dass ein Thema nur deutlicher kommuniziert werden muss, so sprechen wir dies im nächsten Company Stand-Up an. Meist findet sich ein Verantwortlicher recht schnell, der den Aufschlag im Unternehmensmeeting macht. Die anderen ergänzen entsprechend. Beispielsweise hatten wir diesen Fall, als vermehrt auffiel, dass die Aufmerksamkeit in remote Meetings nachlässt. Wir haben noch einmal daran erinnert, dass virtuelle Meetings für alle Teilnehmer:innen anstrengender sind und haben ein paar Ideen geteilt, um diese Zusammentreffen ansprechender zu gestalten, beispielsweise durch digitale Arbeitsmittel wie ein Miro-Board oder den Einsatz eines Moderators/einer Moderatorin.
• Manchmal stoßen wir auf Themen, bei denen vor allem das Stimmungsbild im Unternehmen entscheidend ist. Beispielsweise bei der Arbeitsweise nach Corona: Wer möchte wieder vermehrt ins Büro kommen? Wem reicht ein Tag die Woche? Bei solchen Diskussionen entscheiden wir meist recht schnell, dass wir keine Entscheidung für das Unternehmen treffen möchten und lagern das Thema in eine anonyme Umfrage aus, um ein Stimmungsbild zu erhalten.
• Manche Themen betreffen nur bestimmte Teams oder sogar Personen, da diese eine zentrale Rolle im Unternehmen einnehmen. In diesen Fällen wird eine Person ernannt, die das Thema mit der betreffenden Person bespricht.
• Wie oben bereits erwähnt, gibt es auch Themen, die in der All-Teams-Runde falsch sind. Diese werden dann ausgelagert bzw. manchmal gründen sich sogar eigene Teams dafür. Parallel zur All-Teams-Runde gibt es auch eine Mobile Office Runde, die sich verstärkt mit Problemstellungen der remote Work auseinandersetzt. Hier kann viel besser auf bestimmte Herausforderungen eingegangen werden, als dies nur in der All-Teams-Runde der Fall wäre.

Veränderungen im Laufe der Zeit

Angefangen hat das Treffen Freitags alle zwei Wochen um 14:00 Uhr. Mittlerweile gibt es aber sehr viele Initiativen zu diversen Themen im Unternehmen, sodass wir gemerkt haben, dass es auch ausreichend ist, wenn wir uns nur noch alle vier Wochen treffen. Auch wenn wir anfangs bedenken hatten, ob dies ausreicht, so haben wir gemerkt, dass dies gut funktioniert. Für den Austausch zwischendurch haben wir einen Chat bei Teams, in dem wir durchaus auch kontrovers diskutieren. Für die größeren Themen warten wir dann das Meeting ab.

Anfangs haben wir mit einem einfacheren digitalen Board gearbeitet, welches aber nicht so zuverlässig funktionierte. Daher haben wir mittlerweile fast alle Boards auf Miro umgestellt.

Das Meeting haben wir mittlerweile auf 11:05 Uhr gelegt, was für viele besser in den Tagesplan am Freitag passt. Die 5 Minuten helfen uns zudem, da man den vorherigen Termin normal beenden kann und dann noch Mal ein paar Minuten Zeit hat. Wir werden aber in jedem Fall den Freitag beibehalten: Das passt insofern gut, dass wir uns immer am Montag für unseren Company Stand-Up treffen und so dort aktuelle Erkenntnisse direkt geteilt werden können. Zudem ist dieser Termin für viele eine Art „Wochenabschluss“ geworden in dem man die zurückliegenden Tage Revue passieren lässt.