work@dvinci: Cross-Product-Meeting

Heute erzählen wir von unserem zweiwöchentlichen Cross-Product-Meeting. Wir werfen in dieser Artikel-Reihe einen Blick darauf, wie wir bei d.vinci arbeiten und warum unsere Zusammenarbeit so gut funktioniert. Heute erzählen wir von unserem zweiwöchentlichen Cross-Product-Meeting.  

Was ist das Cross-Product-Meeting?

Das Cross-Product-Meeting ist eine Runde in der übergreifende Themen rund um die d.vinci Software-Produkte ausgetauscht werden. Die Software steht dabei im Fokus, häufig werden Themen aber während der Diskussion und auch im Laufe der Zeit größer und übergreifender. Der Termin findet am Mittwochvormittag alle zwei Wochen statt. Die Terminfindung war recht schnell klar: An unseren Montagen liegen viele Regeltermine, weswegen dieser Tag rausfällt. Der Freitag ist tendenziell nicht so voll mit Terminen, allerdings werden in diesem Meeting auch viele komplexe Themen besprochen, weswegen ein frischer Kopf notwendig ist. Der Mittwoch schien dann für alle Beteiligten am passendsten. Die Beteiligten sind übrigens, wie bei den meisten unserer Cross-Meetings, jeweils ein:e Teilnehmer:in aus jedem Team.

Das virtuelle Meeting gibt es jetzt seit gut einem Jahr, der Startschuss war Anfang September 2020. Im Laufe der Zeit gab es schon einige Veränderungen und am Anfang haben wir lange gebraucht, um die Balance zwischen strategischen und operativen Themen zu finden.

Worum geht es in der Cross-Product-Runde?

Innerhalb der Runde geht es hauptsächlich um softwarebezogene Themen.

Ein sehr gutes Beispiel für Themen der Runde ist das neue Software Layout aus 2020: Wir haben in der Runde gemeinsam die Entscheidung gefällt, dass auch die Software optisch angepasst und somit an die Website angeglichen wird. Wir haben dann gemeinsam entschieden und uns folgende Fragen gestellt:

• Wie gehen wir damit gemeinsam um?
• Wie binden wir alle Teams ein?
• Wie informieren wir darüber?
• Welche Bedenken gibt es?
• Welche Probleme könnten entstehen?
• Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Wir haben das Thema über mehrere Wochen mitgenommen und immer wieder Feedback eingesammelt und sind dieses gemeinsam durchgegangen. Jede:r Vertreter:in hat immer einen Status aus dem Team mitgebracht, den wir gemeinschaftlich besprechen konnten. Am Ende hat es zu einem super Ergebnis geführt, mit dem wir alle happy sind. In diesem Fall lief es so, dass sich aus dem großen Team mehrere kleine gebildet haben, die sich dann, wenn nötig, noch weitere Kolleg:innen dazugeholt haben, um dann an unterschiedlichen Fragestellungen zu arbeiten.

Was hat sich verändert und was ist besonders?

Der Teilnehmerkreis war immer ein größeres Thema der Runde. Nicht, weil grundsätzlich weniger Personen teilnehmen wollten/sollten, ganz im Gegenteil. Man hatte eher das Gefühl, dass mehr d.vincis Teil der Runde sein sollten, um direkt mehr Meinungen einholen zu können – ein Meeting mit 20 Personen ist aber häufig nicht zielführend. Derzeit besteht das Meeting aus 11 Personen inkl. einer Moderatorin. Wichtig bei der Teamzusammenstellung war von Anfang an, dass es eine gute Mischung aus Personen ist, die einen Blick auf den Markt, auf die Technologie und auf die Kunden haben.

Unsere noch recht neue Kollegin Annika, die bei d.vinci Werksstudentin ist und den Consultants, wenn diese Workshops für unsere Kund:innen geben, im Büro den Rücken freihält, ist ebenfalls in der Runde dabei und übernimmt dadurch eine verantwortungsvolle Rolle. Das verdeutlicht an dieser Stelle noch einmal, dass die Runde kein reiner Führungskreis ist, sondern auch eigenständig entschieden und vor allem das Vorgehen gemeinsam erarbeitet wird. Jedes Team, das vertreten ist, hat teamintern einen Vertreter bestimmt, der am besten geeignet ist, etwas beizutragen und regelmäßig teilzunehmen.

Auch thematisch hat sich die Cross-Product-Runde teilweise verändert. Anfangs waren die Themen rein produktlastig. Es ging darum, welche Fragen und Problemstellungen es zu unseren Produkten gibt. Mit der Zeit haben sich mehr und mehr Kolleg:innen getraut, auch größere Themen aufzumachen. Beispielsweise hat Franziska aus dem Marketing innerhalb der Runde mal Einblick in eine Kampagne bei LinkedIn gegeben, weil innerhalb dieser Werbemaßnahme für die d.vinci Software geworben wurde. Dieser Einblick ins Marketing war für alle Beteiligten spannend.

Anfangs wurde das Ende des Meetings genutzt, um Feedback zu den besprochenen Themen und auch zur Runde und zum Ablauf an sich zu geben. Mit der Zeit hat man aber gemerkt, dass viele Dinge oft erst nach dem Meeting bewusst wurden bzw. sich erst setzen müssen. Deswegen wurde das Feedback der vergangenen Runde auf den Beginn des nächsten Meetings gelegt, was viel besser klappt. Dieser Teil findet aber auch nur nach Bedarf statt, sofern es Feedback zum letzten Treffen gibt.

Wie läuft ein Cross-Product-Meeting ab?

Es gibt keinen festen Ablauf oder Methode innerhalb der Runde, vieles hat sich einfach automatisch im Laufe der Zeit entwickelt und gefunden. Zu Beginn wurden anfangs die mitgebrachten Themen gevotet und es wurde entschieden, welche besprochen werden können. Mittlerweile ist die Runde so gefestigt, dass klar ist, welche Themen hineingehören und welche nicht, sodass meist alle Themen besprochen werden können. Sollte es mal nicht passen, entscheiden wir gemeinsam, ob niedrig priorisierte Themen rausfallen können, bzw. lagern diese in eine andere Runde bzw. einen speziellen Teilnehmerkreis aus.

Zur gemeinsamen Bearbeitung nutzen wir Confluence. Dort können alle in den „Bearbeiten“-Modus gehen und so gemeinsam Änderungen vornehmen, Themen aufschreiben und Ergebnisse festhalten. Jedes Meeting hat eine schriftliche Agenda durch die Themen, die Priorisierung wird mittlerweile, wie oben bereits beschrieben, selbst entschieden. Alle Themen werden gemeinsam diskutiert und im Normalfall wird eine schnelle Entscheidung innerhalb von 10-15 Minuten gefällt.

Am Ende jedes Meetings wird mit der ROTI-Methode bewertet, wie gut die investierte Zeit war. Das Spektrum reicht von 1 (nicht gut) bis 5 (sehr gut).

Was war schwierig?

Gerade zu Anfang war es schwierig, die Flughöhe der Themen zu bestimmen. Oft passten mitgebrachte Themen nicht ins Spektrum oder man kam zu keinem guten Ergebnis. Das führte auch dazu, dass die ROTI-Bewertung am Ende oft nicht so gut war und nur bei 2-3 lag, mittlerweile liegen wir immer bei 4-5.

Wie kommen die Ergebnisse des Cross-Product-Meetings ins Unternehmen?

Zunächst einmal gibt es, wie oben bereits beschrieben, Confluence-Seiten auf die grundsätzlich jede:r Zugriff hat und so nachlesen kann, welche Inhalte besprochen wurden oder was die Runde gerade beschäftigt.

Die meisten Themen sind allerdings im Unternehmen und in den Teams ohnehin bekannt, am Ende geht es also nur noch darum, Ergebnisse aus der Runde in den einzelnen mitzuteilen. Da aber aus jedem Team eine Person Teil der Runde ist, ist das unproblematisch. Häufig werden die Themen aber auch mit in den Company Stand-Up genommen und so mit allen geteilt.

Unser Fazit zur Cross-Product-Runde

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass man in dieser Runde sehr diszipliniert sein muss: Bei der Menge an Teilnehmer:innen kann man nur wenig diskutieren und keine Themen zulassen, die länger als 10 Minuten in Anspruch nehmen. Diese müssten konsequent ausgelagert werden – zum einen um Zeit einzusparen aber auch, weil nicht jedes Thema jede:n in der Runde betrifft. Eine Herausforderung ist zudem, dass das Themenfeld der Runde sehr weit gefasst ist und so alles und nichts besprochen werden könnte.

Trotzdem ist das Meeting total wichtig und relevant, weil wir es nur so schaffen teamübergreifend gegenseitiges Verständnis zu entwickeln und unsere Standpunkte und Fokusthemen sichtbar machen können. Zudem stellt das Meeting eine tolle Möglichkeit dar, Markt, Kunde und Technologie zu verknüpfen und sich darüber auszutauschen, um die besten Lösungen zu finden.