work@dvinci: Open d.ay

Heute erzählen wir von unserem Open d.ay, der alle sechs bis acht Wochen stattfindet. Der Name ist in Anlehnung an unseren Unternehmensnamen entstanden, mit der Schreibweise des d.

Was ist der Open d.ay?

Der Open d.ay findet alle sechs bis acht Wochen statt. Ins Leben gerufen haben wir ihn Anfang 2022. Die Idee des Open d.ay ist, Themen bearbeiten zu können, die im hektischen Arbeitsalltag oft liegen bleiben oder hintenanstehen müssen. Dafür treffen wir uns im Bistro unseres Büros, nehmen uns etwa vier Stunden Zeit und sammeln zunächst im Open Space Format Themen, die wir in verschiedene Zeitslots einteilen.

Jede:r kann ein Thema mitbringen, welches ihn/sie beschäftigt und wozu er/sie gerne brainstormen oder eine Rückkopplung möchte. Durch das Open Space Format sind wir thematisch nicht festgelegt und sind auch bei der Teilnahme an Themen flexibel. Die Idee des Open Space ist, dass alle Personen, die vor Ort teilnehmen, auch die richtigen Teilnehmenden sind – es gibt keinen Zwang zu einer Teilnahme an einem bestimmten Thema oder dem Tag generell. Merkt man im Laufe einer Session, dass man nichts beitragen kann oder möchte, wechselt man einfach zu einer anderen. Weitere Prinzipien des Open Day sind zudem noch:

• Gesetze:
  • Was auch immer geschieht, ist das einzige was geschehen kann
  • Wer auch immer da ist, ist genau der/die richtige
  • Wann immer es beginnt, es ist die richtige Zeit
  • Wenn es vorbei ist, ist es vorbei
• Gesetz der zwei Füße: Geh hin, wofür du Energie hast und etwas beitragen kannst.
• Erscheinungen:
  • Hummeln: Fliegen von Raum zu Raum und tragen ihre Ideen weiter
  • Schmetterlinge: Verweilen im Raum oder in den Pausenbereichen, ziehen häufig andere an und es ergeben sich gute Gespräche

Was hat sich verändert seit es den Open d.ay gibt?

Angefangen haben wir mit einer virtuellen Veranstaltung. Anfang 2022 wussten wir noch nicht, ob wir es verantworten können, das ganze Unternehmen nach zwei Jahren coronabedigten Kontakteinschränkungen für solch ein Format ins Büro zu rufen. Die Teilnahme für die d.vincis ist allerdings freiwillig. Der Open d.ay klappte virtuell zwar gut, jedoch waren die Themen schnell wieder vergessen und es fühlte sich eher wie klassische Meetings an – nicht wie ein lockerer, kreativer Austausch.

Wir beschlossen daher, es zu versuchen und den Open d.ay vor Ort stattfinden zu lassen. Anfangs hieß der Open d.ay noch Open Frid.ay und fand daher immer freitags statt, da dies üblicherweise der Tag mit den wenigsten Meetings und Verpflichtungen ist. Dieser erschien uns daher für einen halbtägigen Open Space als guter Versuch.

Mittlerweile variieren wir bei den Wochentagen, um auch unseren Mitarbeitenden in Teilzeit, die meist nur Montag-Donnerstag arbeiten, die Teilnahme zu ermöglichen.

Normalerweise findet unser Open Space immer zwischen 09:00 und 13:00 Uhr statt – wir lassen den Vormittag immer mit einem gemeinsamen Mittagessen ausklingen. Am 25.5.2023 haben wir getestet , unsere Veranstaltung erst am Nachmittag starten zu lassen. Die Idee dahinter ist, dass ein Großteil des Tagesgeschäfts dann schon geschafft ist und sich die d.vincis eher Zeit nehmen können, am Open d.ay teilzunehmen. Das hat gut geklappt, aber uns gefällt der Vormittag besser, da der Kopf dann noch freier ist.

Wie läuft ein Open d.ay ab?

Am Anfang eines Open d.ay sammeln wir unsere Themen an einer Wall und überlegen uns, welche Räumlichkeit für welches Thema geeignet wäre: Ein Kreativraum mit beschreibbaren Wänden oder eher eine klassische Meeting-Situation? Nach Einteilung der Themen wird noch einmal diskutiert, ob Sessions getauscht werden sollen – beispielsweise, wenn Personen an mehreren Slots teilnehmen möchten, die sich überschneiden.

Anschließend gehen alle Interessierten in die jeweiligen Sessions – im Idealfall finden sich hier Verantwortliche, die das Thema, sofern es nicht abgeschlossen ist, im Nachhinein weiterbearbeiten möchten oder man verabredet sich, das Thema am nächsten Open d.ay fortzuführen. Die Sessions dauern im Schnitt 45 Minuten – es gibt aber auch die Möglichkeit, zwei Slots hintereinander zu blocken, wenn bereits vorher klar ist, dass das Thema größer ist und länger als 45 Minuten dauern wird.

Es ist außerdem möglich, den Open d.ay für sich im Team oder ein übergreifendes Projekt zu nutzen, an dem weitergearbeitet werden soll. Kürzlich hat sich beispielsweise eine Gruppe aus verschiedenen Abteilungen im Open d.ay Zeit genommen, um an einem Vortragskonzept für eine Messe weiterzuarbeiten. Spannend dabei: Es konnten auch Personen dazukommen, die nicht am Vortrag beteiligt sind, aber kreativen Input geben wollten. So entstehen oft die besten Ideen.

Was war schwierig?

Wie oben bereits erwähnt, wollen wir mit unserem Open d.ay möglichst viele d.vincis erreichen. Das bedeutet zeitgleich, dass wir versuchen müssen, einen Termin zu finden, der für die meisten passt. Daraus resultieren die oben beschriebenen Versuche mit unterschiedlichen Wochentagen und Uhrzeiten.

Hinzu kommt, dass wir einige Teams bei d.vinci haben, die für unsere Kunden zu festen Zeiten am Telefon und per E-Mail erreichbar sind. Diesen Kolleg:innen fällt es viel schwerer, sich mehrere Stunden aus dem Tagesgeschäft herauszuziehen. Daher versuchen wir hier mit Unterstützung und Absprachen Flexibilität zu schaffen.

Ganz grundsätzlich ist uns auch bewusst, dass nicht alle Kolleg:innen bei d.vinci den Open d.ay oder solch ein Format spannend finden – daher treffen sie die Entscheidung, nicht teilzunehmen und sich lieber dem Tagesgeschäft zu widmen. Auch das ist für uns als Firma total in Ordnung. Zeitgleich müssen die Mitarbeitenden, die innerhalb des Open d.ay sehr engagiert sind, akzeptieren, dass jede:r selbst entscheidet, welche Themen für ihn/sie gerade relevant sind und priorisiert werden und daher nicht an allem im gewünschten Tempo weitergearbeitet werden kann.

Was passiert mit den Ergebnissen des Open d.ay?

Es ist sehr unterschiedlich, wie wir mit Ergebnissen aus den einzelnen Sessions umgehen. Es kann sein, dass sich Informationen ergeben, die mit dem ganzen Unternehmen geteilt werden sollen. Dazu nutzen wir dann meist einen der folgenden Company Stand-Ups. Es ist aber auch möglich, dass das ausgewählte Thema noch weiter besprochen werden muss – dafür ist es hilfreich, wenn sich innerhalb der Diskussionsrunde Verantwortliche finden, die sich weiter darum kümmern und ggf. eine kleine Projektgruppe dazu gründen.

Geht es in der Session nur um ein Brainstorming oder eine kurze Rückkopplung kann es auch sein, dass das Thema einfach innerhalb der Gruppe bleibt und nicht weiter ins Unternehmen getragen wird.

Manchmal ist eine Session so spannend oder erfährt so viel Zuspruch, dass sie einfach beim nächsten Open d.ay erneut angeboten wird – damit möglichst viele Mitarbeitende an dieser Session teilnehmen können.  

Unser Fazit zum Open d.ay

Der Open d.ay ist ein spannendes Format, was es uns einerseits ermöglicht, abseits der täglichen Aufgaben zu denken und uns andererseits Raum gibt, an Themen zu arbeiten, die uns wichtig sind oder sonst liegen bleiben würden.

Zudem ist der Open d.ay eine tolle Gelegenheit sich, während des Mobile Office, persönlich zu treffen. Wir genießen die Gespräche und freuen uns über das gemeinsame Mittagessen. Der Open d.ay ist eine Veranstaltungsreihe, die wir jedem Unternehmen nur empfehlen können.